Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
In het archief van het provinciaal bestuur van Noord-Brabant 1987-1999 bevinden zich blijvend te bewaren archiefstukken van zaken waarvan de besluitvorming door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten in die periode heeft plaatsgevonden. Dit houdt in dat er in het archief archiefstukken kunnen zitten die vóór 1987 of na1999 gedateerd zijn. Bij de ordening in archiefkast of archiefrek zijn de archiefbestanddelen van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, net als in de dossiers, niet gescheiden. De primaire ordening van de dossiers vond plaats op basis van de Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (kortweg Code VNG of Basisarchiefcode). In deze code worden de onderwerpen systematisch gerangschikt en aangeduid met cijfers en punten. De code VNG van 1992 diende ook als uitgangspunt voor de ordening van onderwerpen in deze inventaris en is opgenomen in de bibliotheek van het Rijksarchief in Noord-Brabant. De aangetroffen ordening van de dossiers is vrijwel altijd gehandhaafd tenzij duidelijk was dat de aangetroffen codering onjuist of niet logisch was.
2.5. Volledigheid van het archief
2.6. Vernietiging
2.7. Materiele verzorging van de dossiers
2.8. Omvang van het bewerkte archief
2.9. Beperking van de openbaarheid
3. Aanwijzingen voor de gebruiker
Overzicht van de geraadpleegde literatuur en bronnen
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2075 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.