Begin van de negentiger jaren werden de plannen voor gemeentelijke herindeling in Noordoost-Brabant steeds concreter. Ook de gemeente Schaijk zou hierbij worden betrokken. Daarnaast werden de contouren van de nieuwe Archiefwet steeds duidelijker: de komst van 10-jaren blokken en verkorting van de openbaarheidtermijn van 50 naar 20 jaar zouden grote invloed hebben op de archiefvorming. Het bestuur van de gemeente Schaijk probeert op de nieuwe situatie in te spelen en verzoekt een aantal personen om medewerking bij het bewerken van het semi-statisch archief. Gekozen wordt voor een cesuur in 1970. Dit jaar voldeed aan de openbaarheidstermijn van 20 jaar en was een logische start van de komende tienjarenblokken.
Echter, voorafgaand aan de eigenlijke inventarisatie diende eerst het nodige voorwerk te worden verricht. Het archief van de gemeente Schaijk over het tijdvak 1942-1991 (het jaar van de start van de werkzaamheden) vormt één geheel en had een omvang van 300 m1. Daarenboven zat de paternosterkast boordevol. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden kwam er nog een aanvullende “bepaling” bij: het eindjaar van de nieuwste periode zou 1993 zijn, het jaar van samenvoeging van de gemeente Schaijk met de gemeente Zeeland.

Achtereenvolgens werden bewerkt:
- de bestanden in de archiefkluis:
. datgene dat reeds jaren was voorgedragen voor vernietiging, nu ook daadwerkelijk vernietigen
. de bijlagen van de rekening
. de dossiers in het semi-statisch archief splitsen op periode 1942-1970 en na 1970, alsmede op tebewaren en (op termijn) te vernietigen
. beschrijvingen dossiers opnemen in dossierinventarissen of lijsten VVV-stukken
- de bestanden in de paternosterkast (systematische screening):
. op stukniveau bepalen bewaren of (op termijn) vernietigen
. periode bepalen
. af te voeren stukken opnemen in reeds bestaande dossiers in dossierinventaris of VVV-lijsten of als nieuwe omschrijving hierin opnemen
Eind 1993 konden de beschrijvende werkzaamheden aan de Schaijkse archieven worden afgerond. Nu volgde de periode van definitief beschrijven en ordenen van de dossiers. Het archief over de periode 1971-1993 heeft nu een omvang van 48 m1. Bij de selectie van de archiefbescheiden is de “Lijst van 1 december 1983, houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850” gehanteerd, mede getoetst aan de “Leidraad voor de selektie op vernietiging van archiefbescheiden van gemeentelijke organen” van de B.A.S.C.

De indeling van de inventaris is gebaseerd op de Basisarchiefcode van de VNG, uitgave 1971, die ook ten grondslag ligt aan de oorspronkelijke ordening van de administratie Voor zover mogelijk is het inventarisschema gevolgd dat vermeld staat in de bijlage van de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken van 28 december 1949 no. 31327: “Algemene regels voor de verzorging van de gemeentearchieven van na 1813”.

Slotwoord

Aan het eind van deze inleiding tot en de verantwoording van de inventarisatie is een woord van dank aan diverse personen op zijn plaats. De totstandkoming van deze inventarisatie is tenslotte niet het werk geweest van één of twee personen. Anderen hebben ook meegewerkt, het is geworden het resultaat van een team.
Allereerst danken wij het gemeentebestuur van de voormalige gemeente Schaijk die ons in de gelegenheid stelde – veelal in de avonduren – de onderhavige inventarisatie te doen plaatsvinden en ons daarvoor de ruimte bood.
Bovendien danken wij de overige medewerkers op de afdeling Interne Zaken, die ons zo nu en dan terzijde kwamen staan en ons bij sommige werkzaamheden behulpzaam waren.
En tot slot een woord van dank aan de heer T. Daverveld, die ons in de hectische laatste week bijstond in het vervaardigen van het onderdeel “Schaijk in vogelvlucht”.
Wij spreken de hoop uit dat deze inventaris voor velen een hulp mag zijn bij hun onderzoek naar de historie van de gemeente Schaijk.

Zeeland/Veghel, juli 2003.
M.A.J.M. Jacobs
M.A. van Peer