Op 16 juli 1942 werd de gemeente Schaijk samengevoegd met de gemeente Reek. Per genoemde datum ontstond een nieuwe organisatie. Het archief van de toenmalige gemeente Schaijk werd op deze datum afgesloten, een mooie afsluiting van deze inventarisatie.

De onderhavige inventaris is gesplitst in twee delen, namelijk een periode 1643-1811 en een periode 1811-1942. Om verschillende redenen is de caesuur in 1811 gelegd. In de eerste plaats omdat met ingang van dat jaar de scheiding van wetgevende-uitvoerende-en rechterlijke macht blijvend wordt ingevoerd. Door de invoering van een nieuwe rechterlijke organisatie in 1811 verloren de gemeentebesturen de rechtspraak. De schepenbank, het rechtsprekend orgaan voor de dorpen Herpen en Schaijk tezamen, werd toen opgeheven. Ook is in hetzelfde jaar de Franse wetgeving van kracht geworden, zulks naar aanleiding van de inlijving bij Frankrijk op 27 maart 1810. Een uitvloeisel van de inlijving was de nieuwe kantonsindeling, welke per 1 januari 1811 van kracht werd. Hierdoor verloor het Land van Ravenstein zijn existentie, want het gebied werd uit elkaar gerukt.

In het oud archief van de gemeente Schaijk was van een orde nauwelijks iets te bespeuren, zodat een nieuw archiefschema, toegesneden op het Schaijks archief, is ontworpen. Als basis daarvoor diende de code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in samenhang met de schema's welke reeds in gebruik waren bij de Streekarchiefdienst.

Vanuit het streven naar een optimaal toegankelijk archief, wat betreft het oudste gedeelte twee strekkende meter, en een gebruiksvriendelijke toegang is gekozen voor een gedetailleerde beschrijving van de archiefbescheiden. Slechts een enkele keer zal men als uiterlijke vorm "omslag" aantreffen. Het onderhavige archiefbestanddeel is bijna per stuk beschreven. Enerzijds leidt een dergelijke keuze tot een omvangrijke inventaris, anderzijds geeft het de onderzoeker snel informatie of datgene wat hij/zij zoekt in het oud archief van Schaijk, aanwezig is.

Het archief over de periode 1811-1942 was voor het merendeel chronologisch geordend. Eerst in 1928 werd het zgn Bloemendaalse stelsel ingevoerd. *  Dit betekende een ordening naar rubrieken. Een groot nadeel van dit gebruikte systeem was het jaarlijks afsluiten en opnieuw beginnen: dossiers die over meer dan één jaar liepen, kregen elk jaar een ander 'jasje'. Om een zaak terug te zoeken moest men vaak vele jaren raadplegen. Hetzelfde gold, wanneer men dossiers uit vele jaren betreffende één zaak of onderwerp bij elkaar had weten te brengen en ze na gebruik weer moest gaan verspreiden over het archief. Om ook toekomstige gebruikers/onderzoekers niet te frustreren bij hun naspeuringen, is gekozen voor een ander ordeningsstelsel. De inventaris is voor dit gedeelte ingedeeld volgens het "inventarisschema ten behoeve van de beschrijving der gemeentearchieven daterende van na 1813". *  Dit schema geeft alleen de titels van de hoofdstukken aan en volgt in deze voor het gedeelte 'bijzondere onderwerpen' de aanduidingen van de 'code' der Vereniging van Nederlandse gemeenten, welke code op zijn beurt weer is afgeleid van de UDC (universele decimale classificatie).

Wanneer de jaartallen op het eind van de omschrijving van een inventarisnummer een periode aanduiden, houdt dit niet in dat er van elk jaar in die periode ook stukken aanwezig zijn: om lange rijen jaartallen te vermijden, zijn onderbrekingen van enkele jaren meestal verwaarloosd Vernietiging van daarvoor in aanmerking komende stukken van na 1850 heeft ook plaats gevonden. Bij de selectie van de archiefbescheiden is de "Lijst van 1 december 1983, houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850" gehanteerd, mede getoetst aan de "Leidraad voor de selektie op vernietiging van archiefbescheiden van gemeentelijke organen" van de B.A.S.C. *  Daarbij dient in aanmerking te worden genomen, dat de vernietigingslijst zodanig is toegepast, dat stukken die enigszins bijzondere informatie zouden kunnen verstrekken, van die vernietiging zijn uitgezonderd. Na schoning en herpakking van de geïnventariseerde archieven resteert ongeveer 28 m1.

Brabants Historisch Informatie Centrum