Registers van de Burgerlijke Stand worden in tweevoud opgemaakt. Het ene exemplaar (ook wel het rijksexemplaar of 'dubbele' genoemd) berust bij de arrondissementsrechtbank, het andere bij de betreffende gemeente. Uiteindelijk worden ze voor permanente bewaring aan een openbare archiefbewaarplaats aangeboden.
De registers in deze toegang zijn de gemeentelijke exemplaren. Ze worden niet ter inzage gegeven, aangezien het BHIC de rijksexemplaren heeft gescand en in de genealogische databank heeft opgenomen. Uiteraard kan de bezoeker om ontheffing vragen bij de infobalie van het BHIC.

Andersoortige registers alsmede correspondentie of andere bescheiden van de Ambtenaar Burgerlijke Stand die mogelijk in deze toegang aanwezig zijn, worden uiteraard wel ter inzage gegeven.

Tijdens de inlijving van ons land bij Frankrijk (1810-1813) vaardigde Napoleon op 18 augustus 1811 een Keizerlijk Decreet uit, waarbij werd bepaald, dat zij die tot dan toe geen familienaam hadden gevoerd er een moesten aannemen en daarvan aangifte doen op het bureau van de Burgerlijke Stand. Een speciale ambtenaar werd belast met het opmaken van de akten van geboorten, huwelijken en overlijden. Het instituut van de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand bleef na het herkrijgen van de onafhankelijkheid bestaan. De in elke gemeente optredende ambtenaar van de burgerlijke stand bekleedt binnen de gemeentelijke organisatie een uitzonderingspositie, omdat hij voor de door hem verrichte werkzaamheden geen verantwoording schuldig is aan het gemeentebestuur maar aan de officier van justitie. De werkzaamheden van de betreffende ambtenaar bestaan in hoofdzaak uit het opmaken, aanvullen of verbeteren van bovenvermelde akten, zoals aangegeven in de artikelen 17, 19, 20 en 29 van Boek I van het Burgerlijk Wetboek. Van elke opgemaakte akte worden twee minuten vervaardigd en in. 2 afzonderlijke registers opgetekend. Jaarlijks moet een van de dubbelen van de afgesloten registers naar de archieven van de gemeente worden overgebracht en het tweede exemplaar wordt verzonden naar de griffie van de arrondissementsrechtbank binnen welk ressort de gemeente is gelegen. De benoeming van de ambtenaar van de burgerlijke stand ligt overigens wél in handen van het gemeentebestuur: op grond van artikel 183 sub g. van de Gemeentewet benoemt de gemeenteraad de ambtenaar van de burgerlijke stand en regelt tevens diens bezoldiging. De gemeente draagt zorg, dat de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn werkzaamheden kan vervullen in een daartoe geschikte ruimte en met gebruikmaking van de nodige hulpmiddelen. Verder bepaalt het gemeentebestuur de openingstijden van het kantoor van de ambtenaar.

De werkzaamheden van de betreffende ambtenaar bestaan in hoofdzaak uit het opmaken, aanvullen of verbeteren van bovenvermelde akten, zoals aangegeven in de artikelen 17, 19, 20 en 29 van Boek I van het Burgerlijk Wetboek. Van elke opgemaakte akte worden twee minuten vervaardigd en in twee afzonderlijke registers opgetekend. Jaarlijks moet een van de dubbelen van de afgesloten registers naar de archieven van de gemeente worden overgebracht en het tweede exemplaar wordt verzonden naar de griffie van de arrondissementsrechtbank binnen welk ressort de gemeente is gelegen. Genoemde registers zijn niet allen vrij raadpleegbaar. De wetgever heeft bepaald dat deze privacygevoelige gegevens niet onbeperkt mogen worden ingezien. Zo moeten de geboorteakte minimaal 100 jaar, de huwelijken 75 jaar en de overlijdens 50 jaar oud zijn.
De benoeming van de ambtenaar van de burgerlijke stand ligt overigens wél in handen van het gemeentebestuur; op grond van artikel 183 sub g. van de Gemeentewet benoemt de gemeenteraad de ambtenaar van de burgerlijke stand en regelt tevens diens bezoldiging.
De gemeente draagt zorg, dat de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn werkzaamheden kan vervullen in een daartoe geschikte ruimte en met gebruikmaking van de nodige hulpmiddelen. Verder bepaalt het gemeentebestuur de openingstijden van het kantoor van de ambtenaar.