Ordening

Tot 1934 hanteerde de gemeente Boxtel verschillende ordeningsstelsels. In de periode 1829-1921 werd het chronologisch stelsel toegepast. Daarna ging men over op rubriekenstelsels, waarna op 1 mei 1934 het dossierstelsel werd ingevoerd: een ordeningsstelsel, gebaseerd op de zaaksgewijze ordening volgens de basis-archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Een losbladige dossierinventaris werd bijgehouden.

Bij een eerste inventarisatieronde door archiefambtenaar W. Doyen bleek dat de rubrieken-stelsels slechts tot 1-1-1933 bijgewerkt waren. Daarom is er voor gekozen om de nog onge-ordende correspondentie uit de periode 1-1-1933 tot 1 mei 1934 in te voegen in de vanaf 1 mei 1934 zaaksgewijze geordende dossiers.
Bij de algehele sanering van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archief-bestanddelen, heeft Archiefburo Voorzee vervolgens een dossierinventaris vervaardigd, die door de archiefambtenaar bewerkt is voor raadpleging door burgers.

Materiële toestand, plaatsing en omvang

De materiële toestand van het archief is goed. In 1997 werd de archiefbewaarplaats voorzien van een luchtbehandelingsinstallatie, waardoor temperatuur en relatieve vochtigheidsgraad optimaal zijn.
Het archief is ontdaan van nietjes, paperclips en andere hechtmechanismen die het papier kunnen aantasten. De oude omslagen zijn vervangen door nieuwe, zuurvrije mappen. Ook de dozen zijn van zuurvrij materiaal.
Na de beide opschoningsrondes bedraagt de omvang van het geïnventariseerde archief thans 93 m1.