Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
In het archief van de commissaris van de Koningin 1987–2003 bevinden zich blijvend te bewaren archiefstukken. Incidenteel zijn er ook stukken opgenomen die dateren van vóór 1987 of na 2003. De primaire ordening van de dossiers vond plaats op basis van de Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (kortweg Code VNG of Basisarchiefcode). In deze code worden de onderwerpen systematisch gerangschikt en aangeduid met cijfers en punten. De code VNG van 1992 diende ook als uitgangspunt voor de ordening van onderwerpen in deze inventaris en is opgenomen in de bibliotheek van het Rijksarchief in Noord-Brabant. De aangetroffen ordening van de dossiers is vrijwel altijd gehandhaafd tenzij duidelijk was dat de aangetroffen codering onjuist of niet logisch was.
2.4Volledigheid van het archief
2.5Vernietiging
2.6Omvang van het bewerkte archief
2.7Beperking op de openbaarheid
2.8Ordening en beschrijving
3.Aanwijzingen voor de gebruiker
Overzicht van de commissarissen van de Koningin in de periode 1987–2003
Overzicht van de geraadpleegde literatuur, bronnen en websites
Bijlage I: Openbaarheidsbeperkingen
Bijlage II: Ambstinstructies
Bijlage III: Organisatieschema van het Kabinet van de Commissaris van de Koningin (KAB) 1987
Bijlage IV: Organisatieschema van het Kabinet van de Commissaris van de Koningin (KAB) 2003
Bijlage V: Overzicht archieven commissaris van de Koningin in Noord-Brabant vanaf 1920 overgebracht naar het Rijksarchief in Noord-Brabant
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2083 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.