Geschiedenis van het archief

Het archief van de Commissaris over de periode 1814-1920 werd in 1975 aan het Rijksarchief Noord-Brabant (RANB) overgedragen. In 1988 verscheen, samengesteld door het Rijksarchief in de provincie, de inventaris van het archief van het provinciaal bestuur 1814-1920, waarvan het archief van de (dan nog) Gouverneur des Konings deel uitmaakt. De archiefstukken over de periode 1920-1969 stonden verspreid over twee kluizen in het provinciehuis. Tot 1949 werd het archief voornamelijk geordend volgens het seriestelsel. Het betreft hier de ingekomen en uitgaande stukken alsmede stukken die betrekking hebben op de benoeming van burgemeesters, de zuivering van burgemeesters en gemeentepersoneel, en op benoeming en ontslag van gemeenteveldwachters.

In 1949 werd besloten de archieven volgens de Code Archiefordening en Documentatie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (Code VNG) onderwerpsgewijs te ordenen. Echter ook eerder gevormde archiefbestanddelen, met name de serie van ingekomen en uitgaande stukken, werden volgens de Code VNG herordend, zodat de oorspronkelijke ordening hier en daar werd verstoord. Deze herordening had natuurlijk consequenties voor de toegankelijkheid van het archief.

Als ingang op de volgens het seriestelsel geordende stukken fungeerden namelijk de registers van ingekomen en uitgaande stukken. Er waren twee soorten registers in gebruik, één voor het hoofdarchief en één voor het geheim archief. Stukken die onder het hoofdarchief vielen werden voor verdere behandeling doorgestuurd naar de beleidsafdelingen van de griffie. Stukken die onder het geheim archief vielen werden afgedaan door het Kabinet van de Commissaris. Het onderscheid in deze administratieve afdoening is echter niet meer terug te vinden in de oorspronkelijke ordening. De reden hiervan is de eerder genoemde herordening die er tevens de oorzaak van is, dat de registers als ingang op het archief niet meer bruikbaar zijn.

Vanaf 1950 werden alle ingekomen en uitgaande stukken ingeschreven in één register en verdween het onderscheid tussen hoofd- en geheim archief. Een reden hiervoor is niet te achterhalen.
Tijdens de inventarisatie zijn namelijk geen stukken aangetroffen die een inzicht geven in de organisatiestructuur en de administratieve werkwijze van het Kabinet van de Commissaris. De periode 1950-1969 werd geordend volgens de Code VNG die tevens als ingang fungeerde. Als zodanig hadden de registers dus geen functie meer. Deze ordening werd echter niet overal consequent doorgevoerd. Deze en andere oorzaken hebben ertoe geleid dat de code in deze inventaris niet overal is toegepast. (zie hiervoor verder: verantwoording van de inventarisatie).

Verantwoording inventarisatie

Wijze van ordening
Zoals hiervoor gesteld, was het archief gedeeltelijk volgens het seriestelsel en gedeeltelijk volgens de Code VNG geordend. Bij de aanvang van de inventarisatie is er gekozen om voor de herordening van het gehele archief de systematiek van de code als uitgangspunt te nemen. De argumenten hiervoor waren:
- De registers van ingekomen en uitgaande stukken vormden geen goede ingang meer op het gedeelte dat volgens het seriestelsel geordend was.
- Archieven van de andere provinciale bestuursorganen uit dezelfde periode zijn ook volgens de code herordend.

Daar waar de code echter gebruiksonvriendelijk is, wordt in de inventaris een andere ordening toegepast. Hieronder wordt er hoofdstuksgewijs kort op ingegaan.

- Betrekkingen tot het rijk en andere overheidsorganen
In dit hoofdstuk zijn die stukken ondergebracht die enerzijds voortkomen uit de formele taken die de wetgever in de beschreven periode aan de Commissaris heeft gegeven als controleur van de lagere overheden (in casu: de gemeenten) en die anderzijds voortkomen uit de positie die de Commissaris in ons staatsbestel inneemt met name ten opzichte van het Koninklijk Huis.

- Openbare orde
De onderdelen D en E van dit hoofdstuk die betrekking hebben op de oorlogsperiode zijn hier ondergebracht omdat de stukken inhoudelijk aansluiten bij het beleidsterrein van de openbare orde. Overigens zijn in die hoofdstukken stukken uit de oorlogsperiode ondergebracht op plaatsen waar ze inhoudelijk het best bij aansluiten.

- Politie
Gezien de grote hoeveelheid stukken en de complexiteit ervan is besloten dit onderdeel in een apart hoofdstuk op te nemen.

- Sociaal-economische ontwikkeling
In de vroegere Code VNG werd een goede ruimtelijke ordening gezien als een van de onderdelen van de gezondheidszorg. Inhoudelijk sluiten de stukken over ruimtelijke ordening echter meer aan bij het sociaal-economisch vraagstuk. Vandaar dat deze stukken in dit hoofdstuk zijn opgenomen.

- Sociale zorg, gezondheid en welzijn
In feite is dit hoofdstuk een samenvoeging van de onderwerpen openbare zedelijkheid, openbare gezondheid en maatschappelijke zorg zoals die in de code voorkomen.

- Onderscheidingen en eretekenen
Een belangrijke taak van de Commissaris is het adviseren bij het verlenen van koninklijke onderscheidingen en predikaten. Als gevolg hiervan is een relatief groot archiefgedeelte ontstaan dat hierop betrekking heeft. Vandaar dat besloten is om ook hiervoor een apart hoofdstuk te creëren.
Alle koninklijke onderscheidingen vanaf de rang van Commandeur voor wat betreft de orde van Oranje Nassau of Ridder voor wat betreft de Orde van de Nederlandse Leeuw zijn in deze inventaris opgenomen. Dat geldt ook voor de rangen Ridder en Officier in de Orde van Oranje Nassau, voor zover het hier gaat om personen die voor Nederland of Noord-Brabant op wat voor terrein dan ook een bijzondere betekenis hebben gehad.
Van de eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje Nassau zijn vanaf 1946 één gouden, één zilveren en één bronzen opgenomen teneinde ook bij deze decoraties een beeld te krijgen van de in de loop der jaren ontwikkelde beleidslijn. Medailles die vóór 1940 zijn verstrekt zijn niet opgenomen omdat de stukken geen duidelijkheid gaven of het hier om verleningen dan wel voordrachten ging.

- Zuivering
Na de oorlog werd een aanvang genomen met de zuivering. Ook dit heeft een dermate groot bestand opgeleverd dat dit in een apart hoofdstuk is opgenomen. Overigens betreft het hier alleen maar stukken die betrekking hebben op de zuivering van burgemeesters, gemeentepersoneel en overige werknemers binnen de (semi-) overheid. Stukken over de zuivering van het provinciaal personeel zijn niet aangetroffen.

Naast deze afwijkingen van codesystematiek verdient ook de inventarisatie van de volgende onderdelen nog een nadere toelichting:

- Benoeming en ontslag van burgemeesters
De ontslagdata zijn bepalend geweest voor het al dan niet opnemen in de inventaris. Burgemeesters die vóór 1 januari 1970 met ontslag zijn gegaan zijn dus nog in deze inventaris opgenomen. Burgemeesters die vanaf 1 januari 1970 met onslag zijn gegaan zullen in de volgende inventaris van het commissarisarchief worden opgenomen. Behalve de benoemings- en ontslagbesluiten zijn ook de adviezen van de Commissaris bewaard om daardoor een beeld te krijgen van de rol die hij hierin vervult. Sollicitatiebrieven van burgemeesters zijn niet aangetroffen.

- Gedeponeerde archieven
Tijdens de inventarisatie zijn archieven aangetroffen van een aantal raden, commissies en andere instellingen waarvan een tweetal Commissarissen (De Quay en Kortmann) voorzitter/ lid waren. Besloten is om van deze instellingen alleen dan het archief te bewaren als de Commissaris ambtshalve lid van deze instelling was en/of het secretariaat ervan bij het Kabinet van de Commissaris berustte. De archieven van instellingen waarvan hij op persoonlijke titel deel uitmaakte zijn aangeboden aan het Rijksarchief Noord-Brabant.

- Bescherming Bevolking
Van het archief van de Bescherming Bevolking is door de heer J.P.J van Schalen een afzonderlijke inventaris gemaakt met als titel: Inventaris van het Archief van het Provinciaal Commando Bescherming Bevolking. Deze inventaris beslaat de periode 1952-1986. Deze periode is dermate afwijkend dat is besloten genoemde inventaris als bijlage op te nemen in de eerstvolgende inventaris die van het commissarisarchief uitkomt. Uiteraard is het archief van de Bescherming Bevolking al wel toegankelijk.

Binnen de inventarishoofdstukken of onderdelen daarvan zijn de archiefstukken chronologisch geordend. Alleen daar waar sprake is van een logisch verband tussen meerdere omschrijvingen is het principe van de chronologie doorbroken.
Oorspronkelijk was het de bedoeling de cesuur van het te inventariseren archief te leggen bij 1 januari 1980, omdat dan een aanvang wordt gemaakt met de zaaksgewijze ordening. Tijdens de inventarisatie bleek echter dat gedeelten van het archief achteraf her- of geordend waren, meestal vanaf 1 januari 1970. Deze herordening betrof de vorming van zogenaamde gemeentedossiers, waarbij alle zaken die binnen een gemeente speelden in één dossiermap werden gestopt. Vandaar de keuze om als nieuwe afsluitdatum 31 december 1969 te nemen. Omdat de uiterlijke vorm van de aangetroffen beschrijvingseenheden meestal een omslag bleek te zijn, is vermelding hiervan achterwege gelaten.

Begeleiding inventarisatie

Met de inventarisatie werd een aanvang gemaakt in augustus 1989 door twee archiefmedewerkers in dienst van de provincie Noord-Brabant, in het kader van hun opleiding Middelbaar Archiefambtenaar aan de Rijksarchiefschool in Den Haag. De begeleiding geschiedde toen door mevrouw drs. J. van Brakel. Na afronding van de opleiding en bij de verdere vervolmaking van de twee exameninventarissen alsmede bij de integratie tot één inventaris berustte de supervisie bij de Provinciale Archiefinspectie van Noord-Brabant.
Ook de adviezen van de heer J.T.J.M. Hamers, hoofd van het bureau Registratie en Archief, zijn van wezenlijk belang gebleken. Daarnaast is ook dank verschuldigd aan mr. Th.M. Houwen, oud-kabinetschef van de Commissaris, voor zijn bijdrage aan het onderdeel over de historische ontwikkeling van de commissarisfunctie.

G.J.M. van Esch en A. van Hemert, 1993
Rijksarchief in Noord-Brabant, 2003