De verspreide huisvesting betekent dat iedereen het archief zo dicht mogelijk bij de werkplek wil hebben. Op elke locatie is een archiefruimte te vinden. Met het betrekken van het pand aan de Pastoor Spieringsstraat in 1973, is het archief enigszins centraal komen te staan. In het voormalige gemeentehuis aan de Markt bevindt zich op de zolder het oud-archief. De condities waarin het archief bewaard wordt, voldoen niet aan de gestelde eisen.
Met de nieuwbouw in 1980, komt een einde aan de versnippering van archiefbestanddelen en wordt beschikt over een gemeentelijke archiefbewaarplaats, die wel voldoet aan de voorschriften.
In 1979 treed de gemeente toe tot het streekarchivariaat Maasland, na 18 jaar deelgenomen te hebben aan de gemeenschappelijke regeling streekarchivariaat Land van Ravenstein en Graafschap Megen.
De afdeling Interne Zaken is o.a. belast met dossiervorming- en ordening. De ordening is volgens de basisarchiefcode van het VNG, uitgave 1971, en vervolgens chronologisch.
Rekening wordt gehouden met het op termijn vernietigen van stukken.
In 1979 wordt een procedure uitgeschreven inzake een voortgangs- en afdoeningscontrole op de ingekomen stukken.
In 1980 wordt een notitie opgesteld inzake het gebruikte systeem van de postregistratie, voortgangs- en afdoeningsadministratie bij de gemeente Uden. Er zijn plannen om een geautomatiseerd systeem in te voeren. Het idee wordt door de afdeling Interne Zaken niet gesteund, omdat dergelijke systemen veel te arbeidsintensief en dus kostbaar zijn. Bovendien wordt het doel toch niet bereikt, omdat de inkomende en uitgaande post van een dergelijke omvang zijn, dat men binnen enkele weken door het bos de bomen niet meer ziet.

Zo ook de registratie van de uitgaande stukken. Het bewijs of er al dan niet een uitgaande brief is, wordt geleverd door het dossier op de afdeling II/Iz (voor afgedane zaken) of de werkmap op de functionele afdeling (voor lopende zaken), waarin een afschrift van een zodanige brief direct opgeborgen dient te worden. Voor lopende zaken is de functionele afdeling verantwoordelijk. Gezien het bovenstaande is de afdeling van mening, dat registratie van uitgaande stukken niet behoeft te geschieden. B&W wil het toch nog bespreken, omdat een koppeling van inkomende en uitgaande post voorkeur heeft. Het gaat niet door, omdat er geen budget voor 1981 aanwezig is voor de uitvoering.

Verantwoording
Voor de periode 1971-1980 is gekozen, omdat de voorkeur heeft om het archief in tienjarenblokken over te dragen. Voordeel is dat het archiefdepot van de gemeente Uden, regelmatig wordt geschoond en daardoor kostbare ruimte vrijgemaakt wordt. Daarnaast wordt aan de openbaarheidtermijn van 20 jaar voldaan. Nadeel is dat er meer overlappen in zaken, wat betreft de tijdsblokken, kunnen voorkomen. Uitgangspunt is dat zaken in dat blok geplaatst, in welke het de langste looptijd heeft.
Om het overzicht te houden in de inventaris, zijn de series in aparte bijlagen beschreven. De grondaankopen, -verkopen en -ruilingen, alsmede de riool- en hinderwetvergunningen zijn serie-gewijs op jaar en volgnummer geplaatst. De bouwvergunningen zijn om practische redenen in het archiefdepot van de gemeente Uden gebleven.

Alvorens tot inventarisatie overgegaan kan worden, zijn een er een groot aantal voorbereidingen geweest.
De stukken die betrekking hebben op de periode 1971-1980 zijn stuksgewijs uit de dossiers gelicht. Daar waar nodig zijn nieuwe dossieromslagen gebruikt met omschrijving en looptijd. De meeste stukken zijn daarbij direct ontdaan van nietjes en paperclips.
De stukken uit de periode zijn geplaatst op de basisarchiefcode. Vervolgens is de inventarisatie van start gegaan. De dossiers zijn op stukniveau gescheiden in te vernietigen en te bewaren stukken. De te bewaren stukken zijn voorzien met een nieuwe en hechtmateriaal en op plaatsingsnummer weggezet in zuurvrije archiefdozen.
Na de inventarisatie is in totaal 66 m' (exclusief bouwvergunningen) te bewaren archief overgebleven. Direct vernietigd kan 25 m' worden, terwijl 4 m' op termijn weg kan. De personeelsdossiers, welke ook direct vernietigd kunnen worden zijn, na overleg met het hoofd van Interne Zaken, op vernietigingsjaar 2010 afgesteld.
Bij de selectie van de archiefbescheiden is de “Lijst van 1 december 1983, houdende opgaaf van voor in vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekende van ná 1850” gehanteerd, mede getoetst aan de “Leidraad voor de selectie op vernietiging van archiefbescheiden van gemeentelijke organen”, van de BASC.
De indeling van de inventaris is gebaseerd op de basisarchiefcode van het VNG, uitgave 1971, die ook ten grondslag ligt aan de oorspronkelijke ordening.

Brabants Historisch Informatie Centrum