16 Gewestelijke en departementale besturen Brabant, 1795 - 1814 N.B. Stukken vanaf 1770
Uitleg bij archieftoegang
Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
16
Gewestelijke en departementale besturen Brabant, 1795 - 1814 N.B. Stukken vanaf 1770
Wanneer een rekenplichtig ambtenaar zijn rekening en verantwoording heeft afgelegd en die is afgesloten, dan wordt hem de verplichting opgelegd een eventueel batig saldo van deze rekening af te dragen aan een nader aan te wijzen persoon of instantie. Een eventueel nadelig saldo moet hij persoonlijk aanvullen. Kortom, hij wordt aansprakelijk gesteld voor zijn financieel beheer. Dit noemt men chargement. De akte die men hiervoor opmaakt, heet akte van chargement. Dechargement is het definitief ontlasten door de afhorende persoon/instantie van de rekenplichtig ambtenaar terzake van zijn verplichtingen die voortvloeien uit zijn financieel beheer. Het gebeurt wanneer de rekenplichtige ambtenaar het batig saldo van zijn rekening afdraagt of een tekort aanzuivert. De akte die hiervoor wordt opgemaakt heet akte van dechargement of decharge.