Het archief zoals dat in deze inventaris beschreven bestond voorheen uit drie afzonderlijke bestanden. Het grootste deel van het archief is afkomstig van het secretariaat van het Rijksarchief. Tot en met 1984 was de correspondentie vrijwel geheel chronologisch ingebonden in de series Kabinet, Algemene Zaken en Inlichtingen. Daarnaast werden enkele series correspondentie gevormd over bijzondere projecten, zoals Burgerlijke Stand (B), Gemeentelijke archieven (G) en Rechterlijke archieven. Vanaf 1985 is een onderwerps/zaakgewijze ordening toegepast en zijn de stukken in dossieromslagen geborgen.

In 1988 zijn de series -voor zover het stukken jonger dan 1944 betreft- geselecteerd op vernietigbare bescheiden; de banden werden daartoe uit elkaar gehaald. De inlichtingencorrespondentie werd tot en met 1984 geheel vernietigd omdat er geen stukken van inhoudelijk belang in aanwezig waren. De belangrijkste inlichtingenbrieven werden namelijk in de serie Algemene Zaken en in het tweede bestand bewaard.
Dit tweede bestand omvatte een serie bescheiden die bekend stond als Documentatie Rijksarchief. Deze serie was eind jaren zestig samengesteld uit delen van het secretariaatsachief, zoals jaarverslagen, inlichtingencorrespondentie, losse ontwerpdossiers, bescheiden opgemaakt of ontvangen door verschillende rijksarchivarissen, stukken betreffende verschillende onderzoeken in archieven en uit uitlopende stukken van documentaire aard.
Tot slot werden in de jaren vijftig nog stukken verworven onder de naam Collectie Smit, afkomstig van rijksarchivaris J.P.W.A. Smit, bestaande uit ambtelijke en particuliere stukken.

De bestanden Documentatie Rijksarchief en Collectie Smit bevatten merendeels stukken die tot het archief van het Rijksarchief horen, en zijn dan ook samengevoegd met het secretariaatsarchief. Selectie heeft in beperkte mate plaatsgevonden. De beschrijvingen van het archief zijn ingedeeld naar de verschillende taken van het Rijksarchief: inspectie, verwerving en bewerking van archieven, beschikbaarstelling van stukken en onderzoek en informatieverstrekking. Enkele stukken afkomstig van J.P.W.A. Smit bleken niet in zijn functie als rijksarchivaris te zijn opgemaakt en zijn als gedeponeerde stukken apart opgenomen. Voor zover het zijn dissertatie over het jachtrecht betreft, is een gedeelte van zijn onderzoeksaantekeningen in rubriek 3.5 Onderzoek en informatieverstrekking terug te vinden. Deze stukken waren in het verleden als met andere bescheiden vermengd.
Enkele stukken afkomstig van E.H. Korvezee bleken niet in haar functie als rijksarchivaris te zijn opgemaakt en zijn ook als gedeponeerde stukken apart opgenomen.

Bepaalde bescheiden zijn niet in deze inventaris opgenomen. Stukken betreffende de bouw en inrichting van het huidige Rijksarchief en stukken betreffende de verwerving van archiefbestanden berusten nog bij het secretariaat.

Brabants Historisch Informatie Centrum, 2006