Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Zoals gezegd, was er een bestand ontstaan van 21 ml te vernietigen archiefbescheiden. Al tijdens de eerste kennisneming van het archief, bleken er veel dossiers aanwezig te zijn welke in hun geheel voor vernietiging in aanmerking kwamen. Deze dossiers waren echter met het totale semi-statisch-archief verweven en niet of nauwelijks als zodanig te herkennen. Veel duidelijkheid verschafte dan ook het apart zetten van deze bescheiden ten opzichte van het uiteindelijk te bewaren archiefgedeelte.
In 1975 was er een vernietigingslijst verschenen betreffende de periode 1958-1974. Tijdens de inventarisatie-werkzaamheden, bleek deze lijst in het geheel niet volledig. Vandaar dat, zoals hierboven reeds geschreven is, vele dossiers gevonden werden die alsnog vernietigd konden worden.
De vernietiging welke heeft plaatsgevonden in het kader van deze inventarisatie, behelsde de voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit het gemeente-archief, dagtekenende van na 1850, vastgesteld bij gemeenschappelijke beschikking van de ministers van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur d.d. 24 augustus 1983 en van Binnenlandse Zaken d.d. 7 november 1983.
Bescheiden van voor 1939
De indeling van de inventaris
Beperkende bepalingen
Afkortingen en beperkende mogelijkheden van de computer
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2056 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.