Nadat begin 19e eeuw een Rijksarchief voor het beheren van de archieven van landelijke overheidsorganen was ingesteld, ontstonden er tussen 1817 en 1866 ook archiefdiensten op provinciaal niveau doordat provincies op individuele basis archivarissen gingen aanstellen voor het beheer van de archieven van provinciale bestuurscolleges.
Omstreeks 1830 kwam er ook aandacht voor de situatie van de gemeente- en waterschapsarchieven. Aanleiding was de brief van de minister van Binnenlandse Zaken van 22 mei 1827. *  Daarin vroeg deze aan de provincies om een opgave van de omvang en de staat van de gemeentelijke en andere archieven in de provincies. Dit kan als het ontstaan van het provinciaal toezicht op de gemeenten worden beschouwd. Vanaf die tijd schreven gedeputeerde staten (voortaan afgekort GS) regelmatig de gemeenten aan met het verzoek hun inventarissen te overleggen, zo blijkt uit de in de gemeentedossiers aanwezige originele inventarissen. *  De bijbehorende correspondentie bleef echter (terecht) in het archief van GS. Een enkele maal, zoals bij Halsteren, Heusden en Tilburg, is ook correspondentie van voor 1880 in het archief van de toezichthouder, de latere provinciaal archiefinspecteur, aangetroffen.

In de grondwet van 1848 werd voor het eerst op landelijk niveau een regeling getroffen voor de zorgplicht voor de archieven van de waterschappen. Deze gingen, onder provinciaal toezicht, verantwoordelijkheid dragen voor hun eigen archieven. * 

In 1849 is voor de eerste maal in het archief sprake van “de archivaris in Noordbrabant”. *  Regelmatig kwam in GS het oprichten van een provinciaal archief met archivaris ter sprake. Vanaf 1858 kwam dit, mede naar aanleiding van intensieve contacten met het ministerie van Binnenlandse Zaken, in een stroomversnelling. De definitieve besluitvorming hierover vond in 1859 plaats waarna uiteindelijk bij besluit van 2 maart 1860 dr. J. Wolters als “provinciaal archivaris” werd benoemd. *  Een instructie kwam nog in augustus van dat jaar tot stand. Alhoewel overwogen werd om, naar voorbeeld van andere provincies, aan de archivaris de verplichting op te leggen zich op verzoek met het ordenen van gemeentearchieven bezig te houden, werd dit niet als zodanig in de instructie opgenomen. *  Dr. Wolters bleef voorlopig de eerste en laatste provinciearchivaris want na 1879 werd geen nieuwe archivaris meer aangesteld en nam de rijksarchivaris in de provincie de taken over.

Vanaf 1851 werd toezichtinformatie verkregen uit de gemeenteverslagen (verslagen van de toestand van de gemeente) en bezoeken van de commissaris van de Koning aan de gemeenten en opgenomen in de provincieverslagen. *  In 1858 ging nogmaals een circulaire van GS uit naar de gemeentebesturen met het verzoek tot het verstrekken van informatie over de situatie van hun archieven. Vanaf 1877 werden onder regie van het Rijk de provinciale archieven geleidelijk omgezet in Rijksarchieven in de provincies. Aanleiding hiervoor was het gegeven dat het Rijk al een groot deel van de kosten voor het beheer van de provinciale archieven van voor 1801, die als rijkseigendom werden beschouwd, voor haar rekening nam. *  Naar aanleiding van een brief aan GS van 19 juni 1883 van de minister van Binnenlandse Zaken werd jaarlijks een post op de begroting opgenomen voor inspectie- en ordeningswerkzaamheden. Rijksarchivaris Krom kreeg in 1884 van GS opdracht hier uitvoering aan te geven. Na zijn overlijden in datzelfde jaar hielden met name de rijksarchivarissen Bondam (1884-1905) en Ebell (1905-1911) zich dan ook niet alleen bezig met het opsporen en overbrengen van gemeente- en waterschapsarchieven naar de rijksarchiefbewaarplaats, maar ook met het inventariseren van deze archieven. * 

Na het vertrek van Ebell in 1911 kwamen de werkzaamheden stil te liggen. In 1915 kreeg de provincieambtenaar Cleerdin weliswaar de opdracht de inspectiewerkaamheden te verrichten, maar dit stuitte op bezwaren van toenmalig algemeen rijksarchivaris Fruin. Het duurde nog tot 1921 voordat in Noord-Brabant weer invulling aan het archieftoezicht werd gegeven. * 

In 1900 was door de “Vereeniging van Archivarissen in Nederland” een commissie in het leven geroepen met het doel een concept-archiefwet te ontwerpen. In dit concept werd ook de bepaling opgenomen dat het toezicht op de zorg voor gemeente- en waterschapsarchieven bij gedeputeerde staten zou komen te liggen. Deze bepaling werd opgenomen in de Archiefwet 1918 met de toevoeging dat dit toezicht nader zou worden uitgewerkt. Deze nadere uitwerking werd bij Koninklijk Besluit van 6 september 1919, Staatsblad 557, vastgesteld. In het eerste artikel stond dat “gedeputeerde staten de inspectie van de archieven der gemeenten, waterschappen, veenpolders en onderdelen ervan” op konden dragen aan een door hen te benoemen provinciaal archiefinspecteur of aan de rijksarchivaris in de provincie. *  Een wettelijke verplichting tot aanstelling van een inspecteur bestond echter niet.

Op basis van deze wet is in de provincie Noord-Brabant van 1921 tot 1955 de rijksarchivaris J.P.W.A. Smit namens GS belast geweest met het toezicht op de zorg voor de gemeente- en waterschapsarchieven. Mr. Smit was in zijn ambtsperiode ook actief in landelijk en regionaal VNG-verband als lid van de VNG-archiefcommissie. Onder zijn leiding kwamen verschillende archiefinventarissen tot stand en werd de huisvesting van een groot aantal archieven sterk verbeterd. Vanaf 1929 werd er ter assistentie van de inspecteur een door het Rijk benoemde ambtenaar bij het Rijksarchief geplaatst. De financiering van deze formatieplaats vond door de provincie plaats. *  Gezien de omvang van de taak werd in 1955 een zelfstandige functionaris met de provinciale archiefinspectie belast, mr. H.J. Bernsen. Hiermee kwam een einde aan de periode waarbij de provinciale archiefinspectie belegd was bij de rijksarchivaris in de provincie en daarmee liep de provincie vooruit op de in 1968 in werking getreden Archiefwet 1962. Daarin werd in de toelichting op artikel 22, die de benoeming van een archiefinspecteur regelde, op ontkoppeling van de combinatie rijksarchivaris in de provincie en provinciaal archiefinspecteur aangedrongen.

Begin vijftiger jaren hadden slechts zeven gemeenten in Noord-Brabant een archivaris benoemd. Omdat de provincie belang hechtte aan een professioneel netwerk van archiefdiensten in de provincie, kon de provincie in het kader van een provinciale subsidieregeling vanaf de de jaren vijftig tot 1963 gedurende maximaal vijf jaar subsidie verlenen voor het op- en inrichten van streekarchivariaten, waarbij 10% van de “aanloopkosten” door de provincie kon worden vergoed. Sinds 1956 zijn in Noord-Brabant dan ook op deze basis acht zogenaamde streekarchivariaten *  ontstaan, waaraan in 1961 al 47 gemeenten deelnamen. Daarna stagneerde de ontwikkeling, mede omdat de subsidie als te laag werd ervaren.
Per 1 augustus 1972 werd mr. Bernsen opgevolgd door de provinciaal archiefinspecteur drs. I.W.L.A. Caminada.

In 1974 werd de subsidiemogelijkheid weer opengesteld en in oktober 1976 door provinciale staten in een algemene regeling opgenomen. *  Vervolgens hebben veel gemeenten hiervan gebruik gemaakt met als gevolg dat in 1980 alle gemeenten in Noord-Brabant aangesloten waren bij archiefdiensten, met uitzondering van Boxtel, Boekel, Beersel en Heeze. De in 1985 van kracht geworden Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) opende daarnaast nieuwe mogelijkheden voor het benoemen van een archivaris in gemeenschappelijk verband. In 1990 waren alle gemeenten aangesloten. Hiermee liep Noord-Brabant in Nederland voorop.
Vanaf de tachtiger jaren voltrok zich ook een geleidelijke omvorming van streekarchivariaten (met een decentrale huisvesting en rondreizende archivaris) naar een centrale huisvesting in zo genaamde streekarchieven, waardoor een verdere professionalisering van de archiefsector plaats kon vinden.
De situatie bij de archieven van de waterschappen was veel moeilijker, zij konden echter ook deelnemen aan de provinciale subsidieregeling waarbij 5 ha gelijkgesteld werd aan 1 inwoner. Het streven was dan ook om deze archieven zoveel mogelijk onder te brengen bij archiefdiensten, waarbij de provinciaal archiefinspecteur duidelijk een initiërende en bemiddelende rol had. * 
Overigens resteerden na diverse fusies in 2004 in Noord-Brabant, voor wat betreft het archieftoezicht, enkel nog de waterschappen Aa en Maas, Brabantse Delta en De Dommel.