Alhoewel de provinciaal archiefinspecteur werkte ‘onder de bevelen’ van GS en als zodanig onderdeel van dit provinciaal orgaan was, vormde hij in zekere zin toch een apart archiefbestand. De basis van dit bestand vormden de dossiers, gevormd vanaf 1880 door de respectievelijke rijksarchivarissen. Nadien is dit voortgezet door de provinciaal archiefinspecteurs.
Alhoewel vanaf circa 2000 digitaal werd gecommuniceerd via e-mail, bleef analoog tot circa 2010 leidend. In de periode circa 2010-2012 is dan ook sprake van een hybride situatie omdat vervanging niet was geregeld. Het archief is afgesloten per 2013, in verband met het in werking treden van het gerevitaliseerde interbestuurlijk archieftoezicht.
Het archief was bij de aanvang van de inventarisatie toegankelijk door middel van een zo genaamde magazijn- of plaatsingslijst. Er was geen bepaalde ordeningsstructuur in het archief te herkennen. In het verleden waren groepen of groepjes periodiek niet meer actuele dossiers afgevoerd naar het archief. Op deze wijze was per periode een min of meer chronologische volgorde van groepjes dossiers ontstaan. Midden in het archief werden enkele dozen met stukken van voor 1900 aangetroffen, die nog niet duidelijk op de plaatsingslijst waren vermeld. Hierin bleken toch wel belangrijke documenten met name van voor 1880 te zitten.

Geselecteerd werd op tabniveau waarbij de Selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005 werd gehanteerd. Voor 1946 werd in principe niets vernietigd behalve dubbelen, vanaf 1946 vormt de kern van het archief inspectierapporten en stukken over de doorontwikkeling van regionale archiefdiensten, waarbij vergaderstukken werden vernietigd. Vanaf 1968 zijn daarnaast met name van vernietiging uitgezonderd correspondentie over het goedkeuren van
archiefbewaarplaatsen en vanaf 1996 ook machtigingen voor vervanging. De voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden zijn op een lijst geplaatst en na een interne procedure en accordering vernietigd.
Na selectie en vernietiging is de omvang van het analoge archief teruggebracht van 27 naar 7,6 m1. Enkele documenten zoals inv. nr. 49, zijn alleen digitaal aanwezig.
Dossiers vanaf 1955 waren gehecht in dossieromslagen met hechtingen en tabstroken. Geen ordeningsplan of archiefcode werd aangetroffen of was herkenbaar. Omdat geen oude structuur te herkennen was, is gedurende de inventarisatie in 2016 een nieuw inventarisschema opgesteld waarbij uitgegaan werd van de organisatie en taken van de archiefinspectie. Het archief werd na selectie en inventarisatie materieel verzorgd conform de eisen zoals vermeld in de Archiefregeling.