Voorafgaande aan het scannen moest de inventaris op orde worden gebracht. In ieder geval moest er een unieke nummering komen en een groot aantal stukken 'Varia' nog worden beschreven. Er is voor gekozen om de inventaris uit ca. 1914 van mr. J. Smit, rijksarchivaris, als uitgangspunt te nemen. Men had gered wat er te redden viel uit de brand, een gedeelte was reddeloos verloren, een heel groot gedeelte beschadigd en na overbrenging naar het rijksarchief in 's-Hertogenbosch had deze mr. J.P. Smit een inventaris gemaakt. Voor een groot deel was deze voorlopige inventaris nog steeds bepalend voor de nummering van de stukken. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling geweest om een klassieke inventaris ineen te zetten. De inventarisatie werkzaamheden zijn van cosmetische aard, d.w.z. zo beschreven dat het archief min of meer geheel kan worden gescand.

Zoals hierboven al gezegd was er een groot aantal portefeuiilles Varia nog niet nader beschreven. Vroegere archivarissen zoals de heer Douma hebben in de jaren 70 en 80 wel al zo'n 900 stuksgewijze beschrijvingen van die portefeuilles Varia (V-serie) gemaakt. De inventarisatoren van nu hebben diens werkzaamheden voortgezet, hetgeen grofweg resulteerde in een reeks beschrijvingen met de inv.nrs.515 tot en met 902 (ca. 400 nieuwe beschrijvingen), waarbij er ook nog een 100-tal charters tevoorschijn kwam. Die charters zijn beschreven en bij de 1e afdeling Oorkonden geplaatst. De beschrijvingen van de V-serie zijn gefatsoeneerd en omgenummerd, én daar waar nodig ondergenummerd (bijv. inv.nr. 93 is nu ondergenummerd in 93.1 etc.) De stukken zijn nu dus allemaal uniek genummerd, uiteraard van belang voor het identificeren en koppelen van de scans aan de beschrijvingen.
Het verdere werk bestond vooral uit het vervangen van de oude niet-zuurvrije archiefdozen in zuurvrije dozen, alsmede het ompakken van de stukken in zuurvrije omslagen met een duidelijke etikettering (Doordat er op veel dozen van alles was geschreven zag het archief er erg rommelig en niet homogeen uit. Dit was een noodzakelijke stap in het voorbereidende werk voorafgaande aan scanning. Het project liep van mei tot en met augustus 2017.

Het hele archief is na de digitalisering in te zien in de vorm van de scans, behoudens de zwaar beschadigde stukken (vaak in de vorm van snippers) die niet gescand zijn. Omvang van deze zwaar beschadigde stukken is ongeveer 3 m'.
Daarbij horen ook stukken die door de brand doormidden zijn; het zou teveel tijd vergen en daarom veel te ver voeren om deze stukken in de juiste volgorde bij elkaar te leggen, als dat al mogelijk was. Die stukken worden dus ook niet gescand. Al deze zwaar beschadigde stukken zijn uiteraard wel bewaard gebleven aangezien we met de kennis van nu niet kunnen overzien hoe de technische vorderingen in de toekomst zullen zijn, waardoor het misschien mogelijk wordt om deze stukken toch leesbaar te maken.

Er zijn bij dit archief ook stukken die eigenlijk tot toegang 7029 Gemeentebestuur Grave, 1811-1941 behoren. Besloten is om dit maar voor lief te nemen en de situatie zoals die is ontstaan te handhaven.

De omvang van het archief is hetzelfde gebleven, ca. 64 meter, inclusief charters die apart zijn geborgen.