Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De geïnventariseerde periode van het archief van het provinciaal bestuur loopt van 1987 tot en met 1999. De hieraan voorafgaande inventarisatieperiode eindigt met het jaar 1986. Begin 1987 heeft een grootscheepse reorganisatie zijn beslag gekregen met als gevolg een vernieuwde structuur van de provinciale organisatie. Vanaf 1987 is de registratie van archiefstukken op papier in het zogenaamde fichedoorschrijfsysteem vervangen door registratie met behulp van de computer in het Proces Archief en Registratie Systeem (PARS).
2.3. Dossiervorming
2.4. Archiefordening
2.5. Volledigheid van het archief
2.6. Vernietiging
2.7. Materiele verzorging van de dossiers
2.8. Omvang van het bewerkte archief
2.9. Beperking van de openbaarheid
3. Aanwijzingen voor de gebruiker
Overzicht van de geraadpleegde literatuur en bronnen
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2075 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.