Om de struktuur van het archief van het Hollandse Huis te kunnen doorgronden bezitten we belangrijke hulpmiddelen in de cartularia. Bovendien gunnen zij ons door ogenschijnlijk kleine aantekeningen een blik in het archief op het tijdstip van hun vervaardiging die vaak wat verder reikt dan de strukturele opbouw. Voor het eerst wordt ons deze mogelijkheid geboden door het cartularium uit de vijftiende eeuw. * Een veel gedetailleerder overzicht met name van het niet uit charters bestaande deel van het archief krijgen we aan de hand van het cartularium uit 1518. * Een fragmentarisch overgebleven cartularium uit de jaren zeventig van de zestiende eeuw is ons voor die tijd enigszins behulpzaam. * De verwoesting van het klooster en de definitieve vlucht van zijn bewoners doen ook in het archief het nodige stof opwaaien. In laatste instantie zullen de lotgevallen van de archivalia na die tijd besproken worden.
Als belangrijkste getuige van het archiefbeheer in deze tijd staat ons het vijftiende-eeuwse cartularium ter beschikking. In eerste aanleg dateert het uit de periode 1420-1430. Daarna is het door verschillende schrijvers bijgewerkt tot 1454. * Als oorzaak van het tot stand komen wordt wel de schade genoemd die door de Sint Elizabetsvloed van 1421 aan het archief werd toegebracht. * Van het bestaan van een ouder cartularium zijn geen duidelijke sporen ontdekt, * wel van de invloed van de overstroming op het archief. *
Dit perkamenten cartularium bestaat uit twee hoofdafdelingen. Voor ieder is een aparte inhoudsopgave vóórin aangelegd. De hoofdstukken zijn echter doorlopend genummerd.
Deze bestaat uit stukken die handelen over de stichting van het klooster, onmiddellijk gevolgd door allerlei privileges en rechten van wereldlijke heren. Binnen dit hoofdstuk is ieder afgeschreven stuk met een Romeins cijfer genummerd. Dit cijfer is ook te vinden op de achterzijde van de originele stukken. Omdat de onderlinge volgorde nagenoeg chronologisch is, moesten stukken van na de vervaardiging van dit cartularium later tussengevoegd worden.
De tweede afdeling (hoofdstuk II-XLI)
Deze wordt gevormd door eigendomsbewijzen, soms met retroacta. Iedere stad of ambacht is met een Romeins cijfer aangeduid, in enkele gevallen vormen meer ambachten een hoofdstuk. Dit gedeelte is dus geografisch gerangschikt. Eerst is Raamsdonk met omgeving behandeld, waarna het gebied ten noorden ervan volgt. Vervolgens zijn stukken afgeschreven die het gebied beslaan dat tegen Gelre aan ligt, en Gelre zelf. Tenslotte zijn de schrijvers van dit cartularium de grote Hollandse steden en hun omgeving afgegaan in de volgorde Rotterdam - Delft - 's-Gravenhage - Leiden. * De originele charters hebben als dorsale aantekening een letter (minuskel). In ieder hoofdstuk van het cartularium zijn de charters alfabetisch naar hun dorsale letter afgeschreven. Onder "Geertruidenberg" werd dus als eerste het charter met de letter a in dorso afgeschreven, gevolgd door charter nummer b, enzovoorts. Overtrof het aantal charters van een plaats het aantal letters in het alfabet, dan liep de nummering door met aa, ab, ac, enzovoorts. Bij het vaststellen van de onderlinge volgorde van de charters van een plaats is soms het chronologisch criterium gevolgd.
Het nieuwe cartularium stamt uit 1518 en is bijgewerkt ot 1571. In plaats van perkament is papier gebruikt. De doelstelling is uitgebreid. Het probeert een zo volledig mogelijk overzicht te geven van de rechten, plichten, bezittingen en dergelijke van het klooster. Daarvoor zijn alle in het archief, aanwezige charters zo afgeschreven en genummerd, dat ze gemakkelijk terug te vinden zijn. * Volstond de schrijver van het eerste cartularium er in veel gevallen mee te vermelden dat er nog een aantal retroacta betreffende een bezitting aanwezig was, in dit cartularium vindt men ze volledig uitgeschreven. Aan het begin van een hoofdstuk zijn bovendien vaak alle bezittingen opgesomd die het klooster in de in dat hoofdstuk behandelde plaats had volgens een goederenregister uit 1401, aan het eind ervan zijn vaak relevante posten of aantekeningen opgenomen uit rekeningen of cijnsboeken.
Voorin het cartularium geeft de schrijver een overzicht van de archivalia die hij gebruikt heeft voor de samenstelling van dit werk. Als eerste noemt hij de "dormitor vetustus", * de oude slaper, waarmee hij het vijftiende-eeuwse cartularium bedoelt. Vervolgens, zo schrijft hij, heeft hij gebruik gemaakt van alle schepenbrieven en registers die het klooster bezit. Van de nog aanwezige registers geeft hij een specificatie:
- een goederenregister in tweevoud, gebonden in een band, 1421 *
- registers uit 1434 en 1435, in een band bijeengebonden
- registers van 1437 tot en met 1439 in een band *
- een register uit 1444, geschreven door procurator Overcamp
- de registers van prior Steenken, lopend van 1445 tot en met 1464 *
- de registers van prior Nicolaas van Heusden vanaf 1472 en registers vanaf 1489 *
- registers van procurator Reppelmunda van 1489 tot en met 1498
- registers van 1499 tot aan 1503
- registers van 1503 tot aan 1508 *
Oudere registers, zo verzekert de schrijver, worden in het klooster niet 'bewaard. Na de registers van priores en procuratores volgen de "registra Noirt-Hollandie." Het gebied ten noorden van de Grote Waard werd waarschijnlijk door één rentmeester beheerd, die in deze registers verantwoording verschafte. In 1518 zijn nog in het archief de registers over de jaren 1421-1463 aanwezig. De registers ten tijde van het rentmeesterschap van Johannes Nicolaassoen ontbreken, maar daarna (1488-1518) loopt de reeks onafgebroken verder.
De eerste afdeling
Deze bevat gegevens betreffende grondbezit, renten en pachten. De stukken zijn naar plaats gerangschikt, de plaatsen onderling volgens alfabet. Op twee punten wijkt het cartularium van deze indeling af. De privileges zijn ook in het eerste deel ondergebracht en zij laten zich niet vangen in het geografische net. Daarom is er een afdeling Fundationes Litterae onder de letter F gecreëerd, waarin zich afschriften bevinden van de charters die betrekking hebben op de stichting, en waarin de wereldlijke privileges zijn gecopiëerd. * De afdeling Privilegien onder de P herbergt pauselijke stukken, die betrekking hebben op de kartuizerorde of op enkele delen daarvan, * stukken die tot doel hebben Het Hollandse Huis (economisch) te beschermen (privilegia conservatorii), * en de verschillende grensafbakeningen die in de loop der tijd hebben plaatsgevonden (privilegia terminorum). * De visrechten die het klooster bezat, waren zo belangrijk dat ze in het cartularium ook als een aparte eenheid zijn behandeld onder de V. *
In dit deel komen aan de orde wat genoemd wordt "erfcijns en erfrog". Ook deze afdeling is geografisch-alfabetisch geordend.
In de eerste plaats zijn natuurlijk akten afgeschreven, die een nieuw dorsaal nummer hebben gekregen, in het cartularium in de marge van het afschrift geplaatst. Maar daarbij heeft de cartularist het niet gelaten. Allerlei gegevens uit registers en rekeningen heeft hij ertussendoor gevlochten met een nauwkeurige bronnenopgave. Telkens verwijst hij naar het eerste cartularium. Wanneer men de corresponderende tekst hierin wil opslaan, moet men bedacht zijn op het in de Middeleeuwen wel vaker voorkomende, afwijkende systeem van foliëring. Het folionummer op de rechtse bladzijde rechtsboven heeft vaak betrekking op de openliggende bladzijden. Een verwijzing naar het eerste cartularium folio 6 betekent dus in de huidige terminologie folio 5 verso en 6 recto.
Zoals gezegd krijgt het archief een nieuwe structuur. Het geografische criterium, dat in de oude ordening primair was geweest blijft weliswaar gehandhaafd, maar het wordt op een verfijnde manier uitgewerkt. Voor iedere plaats wordt nu een aparte rubriek gecreëerd en de beginletter ervan vormt het eerste deel van de nieuwe dorsale aantekening. Zo krijgen alle akten met betrekking tot Almkerk en Amsterdam de hoofdletter A in hun dorsale aantekening. Deze kapitaal wordt gevolgd door een Arabisch cijfer. Ter verduidelijking volgt hier een voorbeeld:
D 2 erfrog in Dongen, inv. nr. 2, tweede deel, f. 29 v
D 3-8 renten in Dordrecht, inv. nr. 2, eerste deel, f.22-24
D 9 cijns in Do(e)veren, inv. nr. 2, tweede deel, f. 32 v
D 10 land in Drimmelen, inv. nr. 2, eerste deel, f. 24 v
In deze volgorde zijn de charters waarschijnlijk in het archief geborgen. Zoals in de derde kolom te zien is, wordt de archiefstructuur in het cartularium doorbroken door de tweedeling die daar is aangebracht. Jammer genoeg heeft de herinventarisator geen ruimte opengelaten om later verworven bezittingen in te voegen, zodat het cartularium na 50 jaar aanvullen een deel van zijn overzichtelijkheid verloren heeft.
Na een algemene oriëntering in het archief ziet de cartularist de mogelijkheid plaatsen waar vele bezittingen liggen, zoals Raamsdonk, Oosterhout en Geertruidenberg in kleinere eenheden op te splitsen. Zo ontstaan naast de rubriek Raamsdonk (R) de rubrieken 't Grote Broek (G), Langdonk (L), Lutteldonk (L), 't Rijsbroek (R) en Sandoel (S), die alle onder Raamsdonk horen. Als hij dit idee besluit uit te voeren, heeft hij al enkele charters van een nieuwe dorsale aantekening voorzien. Zo heeft inv. nr. 63, dat handelt over De Brant onder Geertruidenberg, eerst als aantekening B 21 gekregen (naar: Den Berghe) en pas daarna nummer B 54 (naar: Den Brant). Nog duidelijker hierover is inv. nr. 81, eerst aangegeven als nummer B 32 (naar: den Berghe), later als S 51 (naar: Steenwech bij den Berg).
In vergelijking met cartularia en archiefindelingen van andere kartuizerkloosters geeft dit cartularium een beeld van geavanceerd archiefbeheer in Het Hollandse Huis te zien. In het cartularium van de kartuizers van Nieuwlicht bij Utrecht zijn de letterrubrieken volkomen willekeurig gekozen. * Het cartularium van de Amsterdamse kartuize van Sint Andries is een onoverzichtelijk geheel ten gevolge van de vermenging van chronologische en geografische criteria. *
De tijd rond 1571
Het klooster Sint Katharinadal in Geertruidenberg is in 1572 begonnen met de aanleg van een nieuw cartularium. De afschriften op de eerste 87 bladzijden zijn alle geautentiseerd door de Geertruidenbergse secretaris. Analoog hieraan is het restant van een cartularium van die tijd van Het Hollandse Huis (inv. nr. 15). Ook de hierin afgeschreven akten zijn grotendeels gecollationeerd en geautentiseerd, en wel door twee schepenen en de secretaris van Geertruidenberg. Onder de niet geautentiseerde akten (f. 7-9) is wel ruimte daarvoor opengehouden. De datum is in alle gevallen 18 december 1571.
Het cartularium van Sint Katharinadal zou, aldus S. Drossaers, waarschijnlijk vervaardigd zijn op bevel van de stad. De Staten van Holland vaardigden op 23 augustus 1572 een resolutie uit, waarin ze de steden opdroegen toezicht te gaan uitoefenen op de geestelijke goederen. * De collationeringsdatum in het cartularium van de kartuizers komt hiermee niet overeen, maar wellicht is het wel in hetzelfde kader geschreven.
De tijd rond 1593
Na de verwoesting van het klooster nemen de monniken de archivalia mee op hun vlucht naar Breda. Dankzij de onenigheid die de kloosterlingen daar gehad hebben, weten we hoe een deel van het archief daar verdwijnt.
Volgens het goederenregister van 1593 dateert de oudste rekening waarover de Geertruidenbergse kartuizers in hun nieuwe vestigingsplaats Lier konden beschikken uit 1469. * De rekeningen van 1482-1488 ontbreken. * De schrijver vermeldt de aanwezigheid van de rekeningen van de rentmeesters Pieter Timmermanssoen, Jan Cornelissoen en Bartholomeus Pauwelssoen. * Van de rekeningen van rentmeester Jacobus de Vrome, broer van prior Erasmus, blijkt alleen de zesde nog aanwezig. * Over het charterbestand, dat toch ook naar Lier vervoerd moet zijn, rept hij met geen woord.
Rijksarchief in Noord-Brabant
Het grootste part van het gedeelte van het archief dat nu berust in het Rijksarchief in Noord-Brabant, is afkomstig uit twee andere archiefbewaarplaatsen, namelijk uit het Algemeen Rijksarchief in 's-Gravenhage en uit het Rijksarchief in Antwerpen.
In 1953 droeg het Algemeen Rijksarchief in Den Haag aan het Rijksarchief in Noord-Brabant de archivalia over van het kartuizerklooster die beschreven waren door Mr. G.H.C. Breesnee en gepubliceerd in de Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven, 1927, deel I, pp. 377-408. * Deze inventaris telt 34 nummers. Dit deel van het archief was overgebracht na het tweede beleg van Geertruidenberg in 1593 naar de Rekenkamer van Holland. In het archief van de Rekenkamer bevindt zich nog een inventaris van de toen overgedragen stukken. *
In de charterverzameling van het Provinciaal Genootschap van Kunsten en Wetenschappen in Noord-Brabant, berustend in het Rijksarchief in Noord-Brabant, bevindt zich onder inv. nr. 88 bis van het Supplement een mogelijk van het hoofdarchief afgedwaald stuk.
Aartsbisschoppelijk Archief Mechelen/ Brussel
Het grootste deel van het archief berust in het archief van het aartsbisdom Mechelen/Brussel. Vermoedelijk is het een daar achtergebleven deel van het archiefbestand dat vanuit het opgeheven bisdom Antwerpen naar Mechelen overgebracht werd en na de oprichting van het nieuwe bisdom weer teruggegeven werd. Het Mechelse deel bestaat uit ongeveer 200 charters en een rol. De archivaris, de heer Van der Wiel, was zo vriendelijk deze archivalia een tijdlang aan het Rijksarchief in Noord-Brabant ter inventarisatie uit te lenen.
Het nieuwe bisdom Antwerpen droeg zijn uit Mechelen teruggekregen deel van het kartuizerarchief in 1967 over aan het bisdom Breda, waar het nu nog bewaard wordt. * De archivaris van het bisdom, de heer Brand, was bereid de archivalia tijdelijk over te brengen naar het Rijksarchief in Noord-Brabant om beschreven te worden. In 1971 werden nog zes stukken van het archief van Het Hollandse Huis in het Antwerpse bisschoppelijke archief aangetroffen. Hoewel ze in datzelfde jaar overgedragen werden aan het archief van het bisdom Breda, zijn ze daar tot nu toe onvindbaar gebleven. *
Algemeen Rijksarchief 's-Gravenhage
De bezittingen van het klooster vielen in 1573 na de inname van Geertruidenberg toe aan de prins van Oranje, de nieuwe heer van Geertruidenberg. Daardoor zijn enkele archiefbescheiden terecht gekomen in het archief van de Nassause Domeinraad, dat grotendeels berust in het Algemeen Rijksarchief. Naast stukken die daadwerkelijk deel hebben uitgemaakt van het kloosterarchief, zijn er ook stukken in te vinden die later vervaardigd zijn en zijdelings betrekking hebben op het klooster en zijn bewoners. De stukken die afkomstig zijn uit het kloosterarchief, zijn beschreven in de inventaris van het archief van de Nassause Domeinraad door S.W.A. Drossaers onder inv. nr. 675-678 en 680. *
Hier wordt een kaart bewaard die een overzicht geeft van de kloostergebouwen en de onmiddellijk daaraan gelegen gronden. Ze is vervaardigd rond 1569. *
Archives Départementales du Nord (Lille)
Volgens Cartusiana berust hier een register van Het Hollandse Huis uit de periode 1554-1563 onder nummer B 1828 (A.D. II 238). *
Bibliothèque de la Faculté de Médecine in Montpellier
Cartusiana geeft hiervoor ms. 25949. * Ook deze verwijzing bleek niet juist. *
In het depositorium van het klooster berusten naast de eigen archivalia van het klooster ook belangrijke stukken van andere personen. H. Scholtens merkt dit al op naar aanleiding van een akte, die Van Mieris opgenomen heeft in zijn charterboek van de Hollandse graven. In 1382 wordt het ambacht Giessen in tweeën gedeeld door Otto van Arkel en Willem van Brederode. Zij besluiten het ambachtsarchief in Het Hollandse Huis te deponeren in een kist, waarvan zij beiden een sleutel zullen krijgen. * De regeling tussen Johan, graaf van Nassau, heer van Breda, enerzijds en de kinderen van Dammas Janszoon anderzijds over moeren in Drimmelen bestaat onder andere uit de belofte de desbetreffende stukken aan het kartuizerklooster in bewaring te geven in een kist met twee sloten. *
Hieruit blijkt wel dat het klooster op het gebied van archiefbeheer te goeder naam bekend moet hebben gestaan.