Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De stukken zijn zoveel mogelijk geordend volgens de registratuurcode voor militaire commissariaten (zie bijlage 4). Ieder commissariaat bestond in principe uit een secretariaat en een aantal voorgeschreven secties. Niet alle DMC's hielden zich echter aan de voorschriften. Zo liet de DMC te 's-Hertogenbosch op 22 januari 1945 de Staf MG in Brussel weten dat 'zijn' Sectie I de taken van de voorgeschreven secties IV en VII t/m XII voor haar rekening nam. Alle in- en uitgaande post diende door het secretariaat te worden ingeschreven in agenda's met aanduiding van de sectie die de zaak afhandelde. De brieven werden deels (per sectie) ondergebracht in series correspondentie, deels in dossiers. De archivalia van de afwikkelingsbureaus zijn opgenomen in de archieven van de commissariaten.
De commissariaten waren voorzien van een code, bestaande uit een N en een volgnummer (00 t/m 07). De PMC had de code N00, de DMC's de codes N01 t/m N07 (zie bijlage 1 en 2). In de datumregel van hun brieven moesten de commissariaten behalve hun code ook het nummer van de afhandelende sectie vermelden. Zo betekent N00 VII dat de brief was opgesteld door Sectie VII van het Provinciale Militaire Commissariaat.
Vernietiging van stukken vond plaats volgens de machtiging van 15 maart 1993 en betrof voornamelijk geleidebrieven, duplicaten, inlichtingen van eenvoudige aard en financiële stukken.
Persoons- en registratiekaarten van geïnterneerden van interneringskamp Geldrop / Valkenswaard (De Helze)
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2057 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.