Historische ontwikkeling van de dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie

Sedert 1934 kende de gemeente Oss een apart bureau sportaangelegenheden. Dit bureau was ondergebracht bij de directeur van de Dienst Publieke Werken.
Het bureau kende twee hoofdtaken:
- de zorg voor de
In de jaren na 1945 namen de taken van de gemeente Oss op het gebied van de sport zo zeer toe, dat op 16 september 1966 burgemeester en wethouders raadsvoorstel formuleerden teneinde:

'' Te komen tot een meer gecoördineerde behartiging van de verschillende belangen op dit gebied (sport), die dringend geboden is ".

Burgemeester en wethouders meenden:

" De verschillende accommodaties in de totstandbrenging van accommodaties, alsmede;
- het beheer en de exploitatie hiervan.
Er was in die dertiger jaren slechts sprake van openluchtaccommodaties.

gemeente waren niet alleen van betekenis voor de plaatselijke sport, maar vervulden daarnaast ook een belangrijke functie in het recreatieve vlak van de streek, terwijl het jeugdwerk zo nauw verweven was met de sport en recreatie, dat dit niet los van beide andere
sectoren voorwerp van overheidszorg kon zijn.
Tot het werkterrein van een dienst D.S.J.R. zou in het algemeen kunnen behoren, het behartigen van de belangen van de sport, de jeugdzaken en de recreatie, waaronder het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke accommodaties op dit gebied."

De raad nam het voorstel van burgemeester en wethouders over en bij besluit van 30 september 1966 werd ingesteld de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie. Tevens werd een nieuwe beheers verordening voor de gemeentebedrijven vastgesteld.

Op 1 januari 1967 ging de zelfstandige Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie onder een eigen directie functioneren en wordt vanaf die datum gezien als een tak van dienst als bedoeld in artikel 252 van de Gemeentewet.

Een financiële administratie voert men niet. Deze wordt verzorgd door de centrale administratie van de gemeentebedrijven.

Taken

Bij raadsbesluit d.d. 31 maart 1967 is de instructie voor de directeur vastgesteld.
De taken van de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie zijn in deze instructie als volgt omschreven:

1. Het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke sport- en speelterreinen, de tennisbanen, gebouwen, bad- en zweminrichtingen, sporthallen e.d., een en ander met inbegrip van de bij de terreinen , banen of baden behorende opstallen.
2. het geven van advies aan burgemeester en wethouders ook uit eigen beweging omtrent;
a. de bouw of aanleg, uitbreiding en inrichting van eerder genoemde accommodaties;
b. de tarieven voor het gebruik van de accommodaties, bedoeld onder sub 1;
c. het verlenen van subsidies in het kader van de sport , jeugdzaken en de recreatie, alsmede het toezicht op de besteding er van.

3. het onderhouden van contact en waar nodig het aanvullend stimulerend en coördinerend optreden bij alle en de recreatie betreffende.

4. het verrichten van andere dan bovengenoemde werkzaamheden, die door het college van burgemeester en wethouders worden opgedragen, voorzover deze verband houden met de doelstelling van de dienst.

5. het bevorderen en het voeren van propaganda voor en het organiseren van evenementen, ten behoeve van de lichamelijke opvoeding buiten schoolverband, de jeugd-, de sportzaken en de recreatie.

6. het houden van toezicht op en het hebben van zorg voor de gebouwen, installaties, machines , voorraden en terreinen, welke ressorteren onder de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie.

Uit het voorgaande vloeit voort, dat de verantwoordelijkheid voor de behartiging van de belangen op het gebied van de sport, de jeugdzaken en de recreatie , waaronder het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke accommodaties , door de raad en het college van burgemeester en wethouders rechtstreeks aan de Dienst Sport , Jeugdzaken en Recreatie is opgedragen.

Om aan de gestelde taakopdracht te kunnen voldoen, moet beschikt kunnen worden over voldoende uitrusting , zowel op personeels­ als op materieel gebied.





Personeel

Bij de start van de nieuwe Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie was er niet voldoende personeel aanwezig. Het personeelsbestand bestond in 1967 uit 8 personen, t.w. directeur, secretaresse, medewerker sportzaken, een buitendienst met 1 leider en 2 medewerkers terreinen en bovendien ‘s zomers 2 badmeesters.
In de loop van 1967 werd het beheer van de Maaslandhal en een sportzaal overgenomen van de dienst Publieke Werken. Ook het personeel ging over naar D.S.J.R.
In de jaren daarna maakte D.S.J.R. accommodaties in beheer bij een geweldige groei door. Het aantal D.S.J.R. nam gestaag toe.
Parallel aan de uitbreiding van de accommodaties groeide ook het personeelsbestand.

Huisvesting

Gedurende het bestaan van de Dienst Sport & Jeugdzaken en Recreatie is er vele malen gewisseld van huisvesting. Het secretariaat verhuisde in totaal zeven keer van locatie. Gestart werd aan de Walstraat en vervolgens vertoefde men in een gedeelte van de Maaslandhal, Singel 1940- 1945 nr. 8, het Jan Cunencentrum aan de Molenstraat 65, daarna Molenstraat 56, Boterstraat 38-40, het gemeentehuis aan de Raadhuislaan 2, het stadskantoor aan Raadhuislaan 25 en tenslotte in het pand Geurdenhof 49.

Reorganisatie

In de raadsvergadering d.d. 31 januari 1975 stelde de gemeenteraad van Oss een krediet beschikbaar voor het doen verrichten van een probleem-inventarisatieonderzoek bij de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie.
Aan het Centraal Advies Bureau voor Organisatie, Documentatie, Registratuur en Personeelsbeheer van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (ODRP) werd tot het verrichten van dit onderzoek de opdracht verstrekt. Genoemd bureau bracht 2 september 1975 een rapport uit , dat gedurende bijna 2 jaar in meerdere werkgroepen en stafbesprekingen van de Dienst als uitgangspunt werd gehanteerd bij het zoeken naar een adequate organisatiestructuur.
In april 1977 kwam een concreet voorstel tot stand. De raadscommissie voor Welzijnszaken en Sport ging hiermee akkoord. Deze nieuwe organisatiestructuur werd op 21 april 1977 officieel ingevoerd .

Belangrijk voor de verdere ontwikkeling van de Dienst is in het bijzonder het door de gemeenteraad van Oss op 18 december 1986 genomen besluit tot integratie van delen van de Dienst Publieke Werken en van de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie.
Tot het begin van de jaren 80 heeft zich de stormachtige ontwikkeling van de eerste 10 jaren nog voortgezet. Absolute cijfers, kengetallen en grafieken tonen dat aan.
Daarna werd op het algehele overheidsniveau (rijk-provincie en gemeenten) de noodklok geluid en moest allerwegen worden bezuinigd.

Inmiddels gaf de gemeenteraad op 31 augustus 1984 opdracht om te komen tot voorstellen voor een nieuwe organisatie van het gemeentelijk apparaat nl. opheffing van de gemeentelijke diensten en het invoeren van het zogenaamde sectorenmodel, waarbij alle afdelingen onder één dak zouden komen. Het ligt in het voornemen van het gemeentebestuur van Oss om de nieuwe organisatie per 01-01-1989 operationeel te doen zijn.

In het boekwerk “20 jaar in beeld Dienst Sport Jeugdzaken en recreatie” krijgt de inhoud van dit "beeld" een werkelijk historisch karakter, want de Dienst S.J.R. is met ingang van 1 januari 1989 daadwerkelijk opgeheven.


Geschiedenis van het archief van de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie

Bij de instelling van de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie in 1967 ontstond er ook een nieuw archief.
Deze inventaris omvat de beschrijving van het archief van genoemde dienst, gevormd onder het beheer van het secretariaat. Het personeel dat in de loop der jaren dit archief heeft bijgehouden, had geen specifieke opleiding op archiefgebied genoten. Het betrof steeds een gecombineerde functie administratief medewerkster / dossiervormster.

Bewaring geschiedde op verschillende plaatsen. De vele verhuizingen hebben hun invloed op het archief gehad. Archiefbescheiden zijn hierdoor zoekgeraakt en dat is volledigheid van het archief niet ten goede gekomen.

Het college van burgemeester en wethouders bepaalde dat financiële bescheiden niet in het archief van deze dienst opgenomen moesten worden en hanteerde de volgende richtlijn: Begrotingen en rekeningen opnemen in het archief van de secretarie. In de loop der jaren zijn diverse archiefbescheiden door de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie vernietigd. Men heeft hierbij geen gebruik gemaakt van vernietigingslijsten, maar naar eigen inzicht bepaalde
archiefbescheiden weggegooid.

Volgens informatie van de chef secretariaat van de Dienst Sport, Jeugdzaken en Recreatie betrof het o.a. de volgende bescheiden:
-roosters gebruik sportaccommodaties
- verhuur accommodaties aan diverse verenigingen
- dagrapporten / werkbriefjes
- bonopdrachten
- niet meer van belang zijnde stukken voor de dienst

Verklaringen van vernietiging zijn niet aangetroffen. Het archief dat bewaard is gebleven, is in hoofdzaak rubrieksgewijze geordend volgens een door de betreffende ambtenaar naar eigen opvatting gemaakte indeling. Daarbij was een groot gedeelte van de archiefbescheiden ondergebracht bij de rubriek algemene zaken.

De omvang van het archief, aanwezig in het gemeentehuis, bedroeg tijdens deze rapportage ongeveer 38 strekkende meter.

De archiefstukken bevonden zich in archiefdozen of waren los in een archiefstelling gelegd. De indeling van dossiers was in het algemeen vrij slecht en slordig . De tabstroken waren vaak geschreven en de uiterlijke vorm liet te wensen over.

Als neveningang werd een rubriekenindeling gebruikt, die nogal veel rubrieken "algemeen" kende.

Uit het bovenstaande blijkt wel dat de verzorging van het archief op diverse plaatsen te wensen overliet.

Verantwoording van de inventarisatie.

Alvorens met de eigenlijke inventarisatie kon worden begonnen, diende het nodige voorwerk te worden verricht. Het archief van de Dienst Sport en Jeugdzaken en Recreatie over het tijdvak 1967 tot 1988 vormde één geheel en had een omvang van ongeveer 60 m1. Alle bescheiden waren zaaksgewijs geordend , ingedeeld volgens een zelf ontworpen rubriekensysteem. Er werd geen toepassing gegeven aan de code V.N.G. Tevens "zweefden" talrijke archiefbescheiden
op allerlei afdelingen en in diverse ruimten. Deze zijn voor het begin van de inventarisatie bijeengebracht in één centrale ruimte, onderdeel van het archiefdepot van de gemeente Oss.

In 1980 vond er een interne reorganisatie plaats en besloten werd om dat jaar als start van een nieuwe archiefopzet volgens de code V.N.G. te nemen. Het archief over de periode 1967-1988
bleek qua omvang ong. 60 m1 te bedragen. Het bestand omvatte een grote hoeveelheid tekeningen, welke soms in veelvoud aanwezig waren, alsmede vrij veel dubbele exemplaren van brieven, nota's en rapporten. Door inconsequente toepassing van het rubriekensysteem - vooral veroorzaakt door het vele wisselen van "archief"-personeel - waren veel stukken over eenzelfde onderwerp c.q. zaak, verspreid in het archief opgeborgen. Een extra handicap vormde het feit, dat de stukken soms los in dozen waren gedeponeerd, waarbij een rubrieksaanduiding als enig criterium voor de opberging had gegolden.
Bij de ordening / beschrijving traden nog eens twee "storende elementen" naar voren:
- de stukken bleken omgekeerd chronologisch te zijn opgeborgen
- vaak behangen met allerhand (roestig) ijzerwerk in de vorm van nietjes, paperclips e.d.
De materiële verzorging van de bescheiden was zeer matig.

Het archief bevatte weinig financiële bescheiden. De oorzaak hiervan is dat de Dienst Centrale Administratie zorg draagt voor de totale financiële administratie van de gemeente Oss, inclusief de diensten en bedrijven. Bovendien worden in het archief van de gemeentesecretarie de goedgekeurde c .q. vastgestelde exemplaren van begroting en rekening bewaard, ook weer inclusief de diensten en bedrijven ex artikel 252 van de Gemeentewet.

Bij de inventarisatie is - voor zover mogelijk - het inventarisatie-schema gevolgd, dat vermeld staat in de bijlage van de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken van 28 december
1949, nr. 31327: "Algemene regels voor de verzorging van de
gemeentearchieven van na 1813".
Verder is de inventaris opgesteld met behulp van de basis archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De secundaire ordening binnen een rubriek is in principe chronologisch. Op sommige punten is daarvan afgeweken. Zo is bijvoorbeeld de rubriek "Sportverenigingen" alfabetisch gerangschikt.

Bij onderdeel B van deze inventaris (taakuitvoering) treft u de volgende indeling aan
a. sport algemeen
b. bemoeienissen met sportvereniging en stichtingen
c. accommodaties
Aan de hand van enkele voorbeelden kunt u zien waarom deze keuze qua indeling is gemaakt .

Ad.a. De inventarisnummers 28 en 29 zijn onder taakuitvoering bij sport algemeen geplaatst omdat de Sportraad een instantie is die veelvuldig met de Dienst Sport en Jeugdzaken en Recreatie overlegt over allerlei sportactiviteiten binnen de gemeente Oss. Uit de historische ontwikkeling van de dienst Sport en Jeugdzaken en Recreatie blijkt o.a. dat het onderhouden van contacten met diverse instellingen een taak is van de eerste orde voor deze dienst en om die reden zelfs opgenomen is in de instructie van de directeur.

Ad.b. De indeling hier is gebaseerd op een duidelijke keuze van de huidige gebruiker van het archief van de dienst Jeugdzaken en Recreatie. In de dossiers vallende onder deze rubriek treft men alleen correspondentie aan over die betreffende vereniging / stichting zoals bijvoorbeeld statuten, subsidieverlening, ledenlijsten, jubilea , verslag en besprekingen e.d. Vandaar dat de "kop" van deze rubriek is "Bemoeienissen met sportverenigingen en stichtingen".
Ad. c. In deze rubriek gaat het zuiver om correspondentie over accommodaties - eigendom van de gemeente, in gebruik bij verenigingen/ stichtingen - zoals aanleg, bouw, verbouw, verbetering, onderhoud.

Na bewerking van het onderhavige archief is dit van 60 m1 teruggebracht naar een omvang van ongeveer 10 strekkende meter. Het archief is na de bewerking geplaatst in de archiefruimte van de gemeentesecretarie van de gemeente Oss en eind 2016 overgebracht naar de archiefbewaarplaats.