In 1973 zijn de archieven van dienstkring I-V opgeschoond en grotendeels overgebracht naar het hoofdkantoor. De dienstkringen VI-VII waren al in eerder stadium bewerkt.
Het archief van de PWS vormde vanaf 1876 tot 1979 één geheel. * Ten behoeve van de inventarisatie van het bestand 1876-1949 is het archief gesplitst. Het onderhavige archiefbestand 1950-1979 had oorspronkelijk een omvang van circa 530 m'. De bescheiden waren grotendeels zaaksgewijs geordend. Voor de systematische indeling van de onderwerpen, heeft de basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten tot leidraad gediend. Helaas ontbrak een dossierinventaris of een andersoortig overzicht waaruit de structuur van het archief kon worden gedistilleerd. Derhalve werd eerst begonnen met het samenstellen van een magazijninventaris van het archiefbestand 1950-1980. Daarna is begonnen met de inventarisatie van de serie bestekken, ongeveer 100 m'. Deze stukken werden verwerkt in een concept-deelinventaris.
De vorming en beschrijving nam 1 jaar in beslag. Daarna is een deelinventaris gemaakt van het onderdeel provinciale wegen, inclusief de grondtransacties. Beide deelinventarissen zijn in deze definitieve versie opgenomen. Door een inconsequente toepassing van de code VNG waren veel stukken die betrekking hadden op hetzelfde onderwerp of een zaak, verspreid in het archief opgeborgen. Een extra handicap vormde het feit dat de stukken los in dozen waren gedeponeerd, waarbij het classificatiecodenummer vaak als enig criterium voor de opberging had gegolden.
In principe zijn geen stukken van vóór 1950 en na 1979 in de inventaris opgenomen. Uitzondering is de serie bestekken. Veel bestekken zijn afgewerkt in de jaren '80. Bij deze serie is echter het dienstjaar van het bestek als norm genomen.
Na inventarisatie van de stukken die waren opgeborgen in het centrale archief, het statisch c.q. semi-statisch bestand is onderzoek gepleegd naar eventueel elders opgeborgen stukken. Bij de behandelende ambtenaren c.q. bureaus en afdelingen is nog een hoeveelheid archiefstukken aangetroffen (ca 25 m'). Ook in de archieven van de Griffie en Planologische Dienst zijn stukken aangetroffen (ca 5 m'). Het totale bestand betrof circa 560 m'. De vergunningen op grond van het Provinciaal Wegenreglement zijn niet opgenomen daar deze stukken afschriften zijn van besluiten genomen door het college van Gedeputeerde Staten.
In deze inventaris is geen vermelding gemaakt van archiefeenheden. Alle stukken zijn gehecht in dossiers. Elk inventarisnummer staat voor één omslag. Er komen geen uitzonderingen voor.
Vernietiging van archivalia
Bij het afzonderen van het te bewaren bestand van de voor vernietiging in aanmerking komende archivalia, heeft tot voorbeeld gediend de 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van Provinciale Waterstaatsdiensten', oktober 1981.
Veel stukken zijn met machtiging reeds vernietigd omdat vernietigingstermijn al verlopen was. De overige voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden zijn geplaatst in de vernietigingsblokken van de huidige archieven.
Wel is de nodige terughoudendheid betracht bij de vernietiging omdat niet alle stukken, thuishorend in het Griffie-archief, konden worden opgespoord. Derhalve zijn enkele 'dubbelen' van vernietiging uitgezonderd en opgenomen in het PWS-archief.
Het oorspronkelijke bestand van circa 560 m' is hiermee teruggebracht tot ongeveer 90 m' ; derhalve een opschoningpercentage van ongeveer 80 %.
Gaarne wil ik allen, die aan het tot stand komen van deze inventaris hebben meegewerkt bedanken voor hun inbreng.
Met name gaat mijn dank uit naar mevrouw M.H.L. Elemans- Van Heesch die gedurende ruim drie van de vier jaren dat ik met deze inventaris bezig ben geweest, assistentie heeft verleend. Haar taken waren voornamelijk het vormen van de dossiers en het omvangrijke typewerk.
Tevens gaat mijn dank uit naar de heer R.J.W. de Mug die gedurende een jaar assistentie heeft verleend met het hechten van de stukken.
Ik hoop dat deze inventaris, als vervolg op de eerder uitgebrachte inventaris over de periode 1876-1949, een duidelijk beeld geeft van de PWS en de werkzaamheden van de dienst.
J.P.H.M. van den Bogaert m.m.v. M.H.L. Elemans- Van Heesch en R.W.J. de Mug, 1988