In 1979 werd herdacht dat in 1629 de eerste reformatorische kerkdienst in de Lambertuskerk was gehouden. Het gedenkboekje Rondom de Vughtse Lambertus dat toen uitkwam, was voornamelijk gebaseerd op de lokale, kerkelijke notulen vanaf 1778, op gegevens uit de toen juist geïnventariseerde archieven van de Duitse Orde te Vught en op enkele artikelen. Van een geordend kerkarchief waaruit geput had kunnen worden, was geen sprake. Vanaf ca. 1980 belastte ondergetekende zich op verzoek van de Kerkvoogdij met de inventarisatie van het archief en tevens met de dagelijkse beheerswerkzaamheden.
Met soms lange pauzes-vooral in verband met vele andere werkzaamheden op lokaal-historisch terrein-kon de inventaris dit jaar worden afgerond.

De meeste spoed hadden maatregelen inzake de archivalia die in de kluis van de Lambertuskerk lagen: het vochtigheidspercentage bleek daar 85%-en dus verontrustend hoog-te zijn. De burgerlijke Gemeente Vught bood begin 1981 de Hervormde Gemeente Vught "logeergelegenheid" voor de archivalia in de gemeentelijke archiefbewaarplaats aan. De archivalia werden op veel verschillende locaties, in grote wanorde en zonder enige materiële bescherming aangetroffen. In de kerkkluis stonden twee grote kisten ongeordend papier. Op de planken lagen onduidelijke pakjes die onder andere kerkrekeningen vanaf 1656 (de oudste stukken van deze inventaris) bleken te bevatten. Op open (!) planken in het "Noordkoor" *  lag een deel van het diakonaal archief, en ook bij (oud-)ambtsdragers en andere medewerkers lag thuis nog veel materiaal. De contacten over het centraliseren van die bescheiden zijn uiterst moeizaam -en over een lange reeks van jaren- verlopen.

In niet geringe mate heeft dat mede bijgedragen aan de lange duur van het inventarisatie-proces. Nadat ten slotte al het aanwezige en later ingeleverde materiaal was doorgewerkt, bleken er enkele betreurenswaardige hiaten te zijn.
Diverse archivalia waren in 1969 aan het Rijksarchief in Noord-Brabant tot weder-opzeggens in bewaring gegeven, waaronder vier notulenboeken vanaf 1778, cijnsboeken en charters van de Heerlijkheid Geffen, en doop- en trouwregisters. Bij onderzoek bleken die registers te zijn ondergebracht in de eigen DTB-collectie van het Rijksarchief *  en de Geffense archivalia in het archief van de Heerlijkheid Geffen. In 1988 werd de inbewaringgeving beëindigd met dien verstande dat de Geffense archivalia aan het Rijks-archief werden geschonken. De rest is terug in Vught en kreeg nummers in de archief-inventaris van de Hervormde Gemeente Vught.

Een oorspronkelijke ordening viel, zoals uit het voorgaande duidelijk mag zijn, niet te ontdekken. Daarom kon het archiefschema van meet af aan worden opgezet volgens de in 1980 uitgegeven Richtlijnen inzake de zorg voor de archieven der Nederlandse Hervormde Kerk. De landelijke archiefdienst is, wat de lokale archieven betreft, teruggekomen van een ordening via codering. Reden is dat het merendeel van deze statische en dynamische archieven geïnventariseerd en beheerd wordt door niet-vakkrachten, waarbij bovendien regelmatig sprake is van wisselen-van-de-wacht. Een zo eenvoudig mogelijk inventarisatiesysteem blijkt dan in de praktijk de voorkeur te verdienen.

Als naslagwerk was ook het boek Onderzoek in protestantse kerkelijke archieven in Nederland ('s-Gravenhage 1994) van J.G.J. van Booma waardevol. Van de in 1995 door de Commissie tot registratie van de protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke archieven (CPA) opgestelde vernietigingslijsten werd dankbaar gebruik gemaakt. *  Bewaard werden echter díe stukken die op het eerste gezicht onbelangrijk leken en weg zouden mogen, maar die interessante of curieuze gegevens bevatten. Zo stonden op een vervallen verzekeringspolis onbekende gegevens over het avondmaalszilver, en bevatten veel nota's een schat aan nergens anders te vinden gegevens. Bovendien veranderen de opvattingen over selectie nogal eens, zodat beter te veel dan te weinig kan worden bewaard.

Bij de gebruikte benamingen en beschrijvingen in deze archiefinventaris werd uitgegaan van de Lexicon van Nederlandse archieftermen. *  Dat betekent onder andere dat bij de beschrijving van de uiterlijke vorm de grens tussen een omslag en een pak werd gelegd bij 2 centimeter. Het woord "kerkeraad" wordt voor de eeuwen, die in deze inventaris worden behandeld, volgens de oude spelling-dus zonder n-geschreven. Het archief van de Protestantse Kerkengemeenschap zal een kerkenraad krijgen.

Dat de voltooiing van de inventaris zo lang op zich heeft laten wachten, bood achteraf het voordeel dat er een verantwoord punt van scheiding tussen de oude en de dynamische archieven kon worden gekozen. De cesuur werd zoveel mogelijk bepaald op 1 januari 1992. *  Dat was het tijdstip waarop Samen-op-Weg begon, een samenwerkingsverband op federatieve basis tussen de Hervormde Gemeente Vught en de Gereformeerde Kerk van 's-Hertogenbosch: de gereformeerde inwoners van Vught maken tegenwoordig deel uit van de Vughtse Samen-op-Weggemeente. Vanaf 1 januari 1992 werd gekozen voor de naam Protestantse Kerkengemeenschap Vught (PKV), met als "roepnaam" Lambertusgemeente.
Het vervolg op deze HGV-inventaris zal dus ooit de PKV-inventaris zijn.

Achteraf kan worden gesteld dat er in totaal ca. 27 meter rijp en groen materiaal is doorgenomen om te ordenen, te beschrijven, te repareren, te vernietigen of over te brengen naar de PKV-archieven. De omvang van de HGV-archieven kon uiteindelijk worden teruggebracht tot ca. 14 meter, met dien verstande dat onder andere de drie vigerende registers betreffende doop (vanaf 1835), lidmaten (vanaf 1890) en huwelijksbevestigingen (vanaf 1939) niet zijn meegerekend. Deze kregen in het Kerkeraadsarchief van de HGV-archieven "blinde" nummers en zijn vervolgens toegevoegd aan de archieven van de PKV. *  Ook zijn de fotocollectie, wat documentatiemateriaal en een bescheiden bibliotheek (bij elkaar ca. 2 meter) niet meegerekend, maar in het dynamische archief ondergebracht.

Het merendeel van de archivalia zit in standaardformaat archiefdozen. Voorts zijn er acht extra grote platte dozen aangeschaft voor de inventarisnummers 691, 723-740, 947-1051, 1154-1266 en 1504-1516. De inventarisnummers 229, 854, 879 en 905 zitten in een rol.
De ingekomen en uitgegane bescheiden van de drie archieven (Kerkeraad, Diakonie en Kerkvoogdij) lagen vanaf ca. 1860 grotendeels los en door elkaar. Er was weinig tot niets geordend, lang niet alles was gedateerd en evenmin waren afzenders of geadresseerden altijd duidelijk. De gewoonte van de laatste decennia om achternamen en functies weg te laten, maakte het werk er niet gemakkelijker op. Kortom: het vinden van een goede plaats voor de correspondentie heeft erg veel tijd en hoofdbrekens gekost.

In een enkel geval werden verwante onderwerpen samengevoegd in verzamelnummers. Zo ontstond een duidelijker overzicht en werd bovendien een nodeloze hoeveelheid inventarisnummers vermeden. Twee voorbeelden: in het Kerkvoogdij-archief werden stukken over contacten met gebruikers van kerkelijk terrein in één nummer-maar met een index-ondergebracht; in het Diakonie-archief werden veel stukken betreffende sociale zorg (in de breedste zin van het woord) samengevoegd. Dat laatste had als bijkomend voordeel dat privacy beter is gewaarborgd.

De grenzen tussen de drie archieven zijn vaak moeilijk te trekken. Het onderhoud van het Martinigraf aan de Martinilaan bijvoorbeeld werd indertijd opgedragen aan de Diakonie, maar de Kerkvoogdij behartigde de zaken altijd. Vaak bleken adressanten ook niet te weten tot welk van de drie colleges zij zich met bepaalde kwesties moesten richten, zodat stukken in het "verkeerde" archief terecht kwamen. Of de post ging gewoon naar de dominee!

Om in deze warwinkel de weg te kunnen vinden werd daarom over het algemeen gekozen voor het praktische uitgangspunt: "Waar kan ik het beste zoeken?" Maar het blíjft lastig! Zo heeft de diakonie in het begin van de negentiende eeuw veel kerkvoogdijkosten, zoals betalingen voor beroepingswerk, het salaris voor de predikant en de vergoedingen aan de organist, op zich genomen. Het ligt niet voor de hand daarnaar in het diakonie-archief te zoeken. Ook in de rekeningen van het "Kerkefonds" van de Kerkeraad (1805-1826) staan inkomsten en uitgaven die men niet daar, maar in het archief van de Kerkvoogdij zou verwachten.

Bij gecombineerde stukken zoals stukken betreffende reparatie aan zowel de kerk als aan de pastorie, wordt óf verwezen, óf er is een kopie gemaakt. Ook was het soms puzzelen waar stukken betreffende subsidie-aanvragen (bijvoorbeeld voor kerkrestauratie) het beste konden worden opgeborgen. Enerzijds is de rubriek "Kapitaal" een goede plaats, anderzijds moet correspondentie daarover in de rubriek "Onderhoud en restauraties" niet uit elkaar gehaald worden. De onderzoeker zal af en toe moeten "pendelen"!
De materiële verzorging van de archivalia vroeg veel aandacht.

Kleine reparaties aan gekreukelde en gescheurde archivalia konden ter plekke door de archiefbeheerder worden hersteld, waarbij onder andere gebruik werd gemaakt van Filmoplast P. Zorg vroegen ook veel stukken uit de twintigste eeuw (met name de jaren zestig en zeventig) waarbij gebruik gemaakt was van thermisch papier: dat heeft als eigenschap dat de tekst in de loop van de jaren wegvloeit. Voor zover nog aanwezig werden deze teksten gekopieerd en vrijwel onleesbare teksten bijgewerkt.

Tussen 1987 en 1990 zijn de belangrijkste archivalia uit de zeventiende en achttiende eeuw- met name de kerkrekeningen en notulenboeken- door het restauratie-atelier "De Tiendschuur" te Tilburg gerestaureerd. Ook een grote Statenbijbel uit 1729, aanwezig in de kerk, werd toen behandeld. In 1995 en 1996 volgde een aantal antieke bijbels en psalmboeken, die in de bibliotheek bij de archieven is opgeborgen. Ten slotte werd in 1998 het vigerende Huwelijksregister (een gewoon schoolschrift!) gerestaureerd en ten dele van een witte, leren band voorzien.

Bibliotheek, documentatie-, foto- en diacollectie zijn, zoals eerder gezegd, buiten deze inventaris gehouden en aan het vigerende archief van de Protestantse Kerkengemeenschap toegevoegd. Toch enkele opmerkingen daarover.
De bibliotheek met documentatiecollectie beslaat momenteel één meter in acht archiefdozen, waarvan vijf dozen met oude Statenbijbels (1696-1848), al dan niet met Psalmen geheel op Musijck-Noten, Evangelische Gezangen, gebeden en formulieren. Twee bijbels behoorden toe aan het protestantse kerkje van het Fort Isabella, twee aan de familie Van Beresteijn en drie aan de "kostersdynastie" Dannis. De boeken werden in 1996 alle gerestaureerd.

In de overige dozen zitten onder andere psalm- en gezangboeken uit de twintigste eeuw, de kerkorde 1949/1951, synodale uitgaven over uiteenlopende onderwerpen, enkele delen van de Vughtse Historische Reeks, een boek over kerkzegels (1996), Onvoltooid Verleden, Honderd jaar landelijk kerkenwerk, Zoetermeer 1999, en studiemateriaal en -boeken ten behoeve van de inventarisatie. Voorts bevatten de dozen veel artikelen over de Lambertuskerk die in boeken of tijdschriften zijn verschenen.

De foto- en diacollectie beslaat eveneens één meter. Er zijn foto's van onder andere in- en exterieur van de kerk, luchtfoto's, predikanten en pastorien, kosters en kosterijen, momenten uit het gemeenteleven, de grote kerkrestauratie 1956-1958, een apart album over de afbraak van het S.E.G.O.B.A.-huis (1979), speciale evenementen als het 350-jarig bestaan van de Hervormde Gemeente (1979) en Kerkepad (1982), grafzerken en begraafplaatsen, en foto's van het avondmaalszilver.

Met name foto's kunnen als aanvulling op geschreven bronnen zeer verhelderend en onderbouwend werken. Hoe zag het oude orgel eruit? Op welke manier werd avondmaal gevierd? Wat moet men zich bij het (afgebroken) S.E.G.O.B.A.-huis voorstellen?

In 1979 werd in verband met de tentoonstelling "Rondom de Vughtse Lambertus" (ter gelegenheid van het 350-jarig bestaan van de Hervormde Gemeente) een begin gemaakt met het opzetten van een fotocollectie: er bleek namelijk slechts een enkele foto aanwezig te zijn. Onder anderen werd contact opgenomen met (al dan niet verhuisde) oudere Vughtenaren, onder wie uiteraard veel gemeenteleden. Op die manier werd bijvoorbeeld een album met schitterende foto's van de grote kerkrestauratie 1956-1958 verkregen. Ook nazaten van oud-predikanten werden benaderd. Een dergelijk contact leverde waardevolle opnamen op van Ds. Wissing (predikant 1917-1929) en van de in 1924 afgebroken pastorie. Ook via bezoekers aan het archief werden de afgelopen jaren unieke opnamen verkregen. Voorts zijn sinds 1979 gebeurtenissen, voorwerpen en situaties zoveel mogelijk gefotografeerd. Het verdient echter aanbeveling als fotografische vastlegging van de geschiedenis-meer dan tot nu toe het geval is geweest-systematische aandacht van de bestuurlijke organen van de kerkelijke gemeente zou krijgen. Bovendien is het archief vervolgens de centrale plaats waar de foto's thuis horen: zoektochten achteraf zijn tijdrovend, áls het al lukt om opnamen nog te pakken te krijgen.
Ten slotte is dit ook de plaats voor hartelijke dank aan diverse instanties en personen.

Zoals al eerder vermeld, bood de burgerlijke Gemeente Vught voor de archivalia "logeergelegenheid" aan in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het beheer over de archieven berust bij de archiefbeheerder van de Hervormde Gemeente Vught, die vlakbij de kluis de beschikking kreeg over werkruimte en tevens van allerlei faciliteiten gebruik mocht maken. Speciale dank ook aan de gemeentelijke systeembeheerders voor alle malen dat zij de warboel op mijn computerscherm wisten te ontrafelen!

Zeer veel dank ben ik verschuldigd aan Jan van Haastrecht en Arjan van 't Riet, archivarissen aanvankelijk in dienst van de Nederlandse Hervormde Kerk te 's-Gravenhage/Leidschendam, tegenwoordig van de Samen-op-Wegkerken te Utrecht.
Zonder hun adviezen en bemoedigende aandacht had deze inventaris niet tot stand kunnen komen.
Hanneke Das-Horsmeier Archiefbeheerder van de Protestantse Kerkengemeenschap Vught Vught, september 2002