Bewaring en ordening van het archief

In het verleden werden de archieven vermoedelijk bij de secretaris thuis bewaard, doch na 1848, toen de parochiekerken in handen van de protestanten kwamen, heeft men in vele gemeenten het priesterkoor met een muur van het schip afgescheiden, waardoor een vertrek ontstond, dat als raadkamer werd gebruikt. Ook te Helvoirt is dit geschied. In dit vertrek, (dat voor de verbouwing in 1968 nog bestond) werd ook het archief bewaard. De bewaring was verre van veilig, hetgeen o.m. blijkt uit het feit, dat in 1710 onbekenden in het vertrek doordrongen en alle papieren door elkaar gooiden 48). Tevens was het archief een prooi van vocht en ongedierte. Een verklaring van 1749 zegt, dat de raadkamer "altoos gehouden is in het choor der parochiekerke alhier, dog alsoo hetselve vogtig is tot merckelyck nadeel deser gemeynte gebleecken is, dat meest alle protocollen, boecken, chartres en papieren deser gemeynte concernerende, welcke daaerin bewaert werden, tot stof verroth en vergaen syn 49)".

De secretaris verklaarde niet langer verantwoordiijk te kunnen zijn voor het archief, temeer iedereen het vertrek in en uit kon lopen. De regenten stelden voor een raadhuis te bouwen, doch door verschil van inzicht werd dit een ware dorpsruzie, die zich voortsleepte van 1749 tot 1792. Uiteraard kwam dit het archief niet ten goede. Uit de inventaris van 1753 blijkt, dat ook nadien nog stukken verdwenen zijn, o.a. in de Franse tijd, toen het archief uit veiligheidsoverwegingen in Den Bosch lag opgeslagen, zijn archiefstukken door de Fransen verscheurd. Doch ook vóór 1753 zijn belangrijke stukken zoekgeraakt. Zo ontbreken alle belangrijke privileges, waarvan Helvoirt er verscheidene bezeten heeft.
Sedert 1792 had Helvoirt een raadhuis, doch hoe het archief bewaard werd is niet bekend. In de jaren voor de verbouwing van 1923 was het geborgen in kasten, die in de raadzaal stonden. Het archief lag daar vochtig, aangezien regen en sneeuw door het onbeschoten pannendak toegang hadden tot de zolder, zodat het water op de archiefkasten viel en de raadsleden soms in de drup zaten.

In 1923 werd door timmerman Drijvers een aanbouw gemaakt aan het raadhuis, waar het archief een plaats vond, en in 1939/1940 verbouwde de architect Kropholler het gemeentehuis opnieuw, waardoor voor het eerst een archiefruimte, die geheel aan de toenmalige wettelijke eisen voldeed, ontstond en zeer gerieflijk was. Bij de bouw van de nieuwe vleugels van het raadhuis in 1976 tenslotte ontstond de huidige nieuwe, aan alle eisen beantwoordende, archiefbewaarplaats.
Wat de ordening betreft, in 1753 werd ingevolge de resolutie van de Raad van State van 25 april van dat jaar bovenvermelde inventaris gemaakt, doch deze is niet meer dan een summiere lijst van stukken. Ook in 1801 en 1811 zijn dergelijke lijsten gemaakt. De eerste ordening vond plaats rond 1959 door pater E. van Gulik, die in opleiding was voor archivaris, doch die zijn stage voortijdig beëindigde wegens het aanvaarden van een andere werkkring. Hij leverde een getypte inventaris in, die helaas de sporen draagt van zijn overhaast vertrek. Mede daardoor was de nummering in het ongerede geraakt, waardoor het terugvinden van de stukken een moeilijke zaak was. aangezien ik tevens een hoeveelheid archivalia vond, die kennelijk niet beschreven was, heb ik bedoelde inventaris gelaten voor wat zij was en ben opnieuw begonnen met het ordenen en beschrijven der stukken. Het bleek mij, dat in de bijlagen der rekeningen en in de serie ingekomen brieven talrijke stukken berustten, welke bestaande dossiers completeerden of waarvan nieuwe te formeren waren, reden waarom bedoelde archiefbestanddelen systematisch werden uitgeschift, waardoor vele nieuwe archiefnummers ontstonden. Ten behoeve van de historici werd tevens een regestenlijst van de belangrijkste stukken in het archief gemaakt.

Brabants Historisch Informatie Centrum