Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Tijdens de inventarisatie is gebleken dat meer dan eens archiefstukken uit een zaak ontbreken, dat een zaak in zijn geheel niet is aangetroffen, of dat een dossiermap is zoekgeraakt. Bij het ontbreken van archiefstukken is daar waar mogelijk voor het completeren van de dossiers gebruik gemaakt van rapporten uit de bibliotheek van de provincie of van afschriften uit werkarchieven van medewerkers. Indien de situatie aanleiding gaf, zijn dossiers uit andere (te vernietigen) series geraadpleegd en indien nodig toegevoegd. De vermelding in de “nota bene” van het ontbreken van de stukken is zoveel als mogelijk toegepast.
2.6. Vernietiging
2.7. Materiele verzorging van de dossiers
2.8. Omvang van het bewerkte archief
2.9. Beperking van de openbaarheid
3. Aanwijzingen voor de gebruiker
Overzicht van de geraadpleegde literatuur en bronnen
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2075 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.