Mijn Studiezaal (inloggen)
7036
Gemeentebestuur Sambeek, 1811-1942
Inleiding
Historisch overzicht
Het archief en verantwoording van de inventarisatie 
7036 Gemeentebestuur Sambeek, 1811-1942
Inleiding
Het archief en verantwoording van de inventarisatie
In het verslag over de toestand van de gemeente in 1851 is over het archief het volgende te lezen: "In de raadkamer is voldoende localiteit voor de bewaring van het Archief. Het is daar, voor zoo verre de stukken op de secretarie voor den dagelijkschen gang van zaken niet benoodigd zijn, berustende en bevindt zich in goede orde. De inventaris is niet bijgehouden, echter zal daarin worden voorzien". Hieruit is te concluderen dat de secretarie ergens anders gevestigd was en het is niet ondenkbaar dat de secretaris de actuele archiefstukken mee naar huis nam.
Gedurende een groot aantal jaren wordt er in de verslagen over de toestand van de gemeente met betrekking tot het archief het volgende gemeld: "Het archief dat in redelijk goeden staat is, bevat vóór 1811 hoofdzakelijk de Gemeenterekeningen, de doop- trouw en overlijdensregisters. Naar wij vermeenen moeten er nog vele stukken tot het administratief gedeelte behoorende berusten bij de Arrondissements Regtbank te Nijmegen alsook te 's Heerenberg. Van het Archief bestaat geene volledige beschrijving" * . Oude inventarislijsten van 1815 en 1837 geven een opsomming van stukken die aanwezig zijn in het archief * .
In 1878 wordt het raadhuis in gebruik genomen en wordt het archief hier ondergebracht. Bij de verbouwing van het raadhuis in 1930 werd aan de inrichting van een archiefkluis gedacht. De correspondentie daarover tussen de burgemeester, de rijksarchivaris in Noord-Brabant en enige firma's is bewaard gebleven. Het gaat daarin met name over de aanschaf van een brandwerende stalen kluisdeur en de aankoop van houten stellingen * .
Het archief van de gemeente Sambeek is -na de opheffing van die gemeente in 1942- tot begin jaren 60 bewaard gebleven in de bovengenoemde archiefkluis van het voormalige raadhuis van Sambeek. Zelfs toen het raadhuis was omgevormd tot woning bleef het archief van Sambeek daar liggen. Er moest -wilde men het archief raadplegen- wel een grote kast in de woonkamer opzij worden geschoven om toegang te krijgen tot de archiefkluis.
Waarschijnlijk begin jaren 50 heeft secretaris Verbruggen van de gemeente Boxmeer de notulenboeken van de voormalige gemeente Sambeek vanuit praktische overwegingen naar Boxmeer gebracht.
Streekarchivaris Henk Essink heeft -enige tijd na de opening van het nieuwe gemeentehuis van Boxmeer in 1960- het gehele archief van de voormalige gemeente Sambeek naar de archiefruimte van het gemeentehuis van Boxmeer overgebracht. Omstreeks 1984 is het archief overgebracht naar het archiefdepot van de Archiefdienst Land van Cuijk te Grave.
Destijds heeft de heer P. Schoonhoven, de toenmalige streekregistrator, met hulp van drs. H. Douma, de toenmalige Cuijklandse streekarchivaris, een plaatsingslijst van het archief gemaakt.
In de jaren 90 heeft de heer T. Swinkels, medewerker archiefbeheer van het Streekarchief Brabant-Noordoost, een begin gemaakt met de inventarisatie van het archief. Vanaf 2000 heeft ondergetekende de inventarisatie voortgezet en tot een goed einde gebracht.
In de inventaris zijn de gevolgen van de inwerkingtreding van het "nader reglement op het bestuur ten plattelande" van 23 juli 1825 zichtbaar. Dit reglement verplichtte het toenmalige dagelijkse bestuur (burgemeester en assessoren) tot het bijhouden van een aantal registers. Het verklaart de aanwezigheid van series afzonderlijk gevormde registers van processen-verbaal en openbare bekendmakingen alsmede correspondentieregisters in de inventaris * .
Van een oude ordening in het archief van de gemeente was weinig sprake. Uitzondering hierop vormden enige chronologisch gevormde series archiefstukken.
Waarschijnlijk rond 1918 is er een begin gemaakt met een geclassificeerde ordening naar onderwerp. Met behulp van letters en cijfers werden een aantal onderwerpsgewijze mappen aangelegd. Bijvoorbeeld: A.1 stond voor Algemeene Zaken, A.2 voor Arbeidswet en Arbeidsbemiddeling etc. tot Z.1 voor Ziektewet. In de jaren 30 van de 20e eeuw is uiteindelijk de zaaksgewijze ordening ingevoerd met behulp van het decimaal classificatiesysteem.
De series ingekomen en minuten van uitgaande stukken zijn ter wille van de gebruiker omgevormd tot onderwerpsgerichte beschrijvingen, beginnend met de aanhef "stukken betreffende".
De agenda van ingekomen en minuten van uitgaande stukken over 1937-1938 is terug te vinden in het register van ingekomen en minuten van uitgaande stukken over de periode augustus 1942 tot mei 1947 van het gemeentearchief van Boxmeer, tijdvak 1942-1970. Aangezien het maar 2 jaren betreft en ondanks het feit dat het register zijn beginpunt in de gemeente Sambeek heeft, was ondergetekende van mening dat het praktischer was om dit archiefstuk op te nemen in het genoemde archief van de gemeente Boxmeer. Immers: het archiefstuk is voor een periode van 5 jaren voor de gemeente Boxmeer van belang, waarbij ook nog meegewogen mag worden dat het de belangrijke oorlogsjaren betreft.
In het opschrift van inv. nrs. 1356-1357 wordt de term "dienstdoende" schutterij. gebruikt. Dit is echter onjuist omdat wettelijk bepaald is dat een dorp met minder dan 2500 inwoners geen "dienstdoende" maar een "rustende" schutterij heeft * . Dit is de reden dat in de beschrijving de term "rustende" schutterij wordt gebruikt.
Extra toegangen zijn gemaakt op de bouw- en hinderwetvergunningen. Deze zijn op jaar geordend. Men kan ze in de bijlagen achterin de inventaris vinden.
Het archief omvatte bij de aanvang van de inventarisatie ca. 35 m¹. Daarvan kon ca.10 meter door middel van selectie voor vernietiging worden afgezonderd. Bij de selectie van de archiefbescheiden is de ministeriële beschikking "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven" geldend vanaf 1 december 1983 gevolgd. Meer in het bijzonder is de "Leidraad voor de selektie op vernietiging van archiefbescheiden van (inter) gemeentelijke organen van de Brabantse Archief Selektie Commissie" van 1996 gebruikt, een nadere uitwerking van de hiervoor genoemde lijst.
Archiefstukken die beantwoorden aan de criteria voor vernietiging, maar toch enigszins bijzondere informatie konden verschaffen, zijn van vernietiging uitgezonderd. Uiteraard zijn archiefstukken van vóór 1850 ook van vernietiging uitgezonderd. De omvang van het archief bedraagt na opschoning en ompakken bijna 25 m¹.
Het archief is redelijk compleet te noemen. De materiële toestand van het archief is redelijk. Een aantal stukken, met name los aangetroffen grote formaten, zullen de komende jaren worden gerestaureerd.
De archieven van de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand, het Burgerlijk Armbestuur en het Kadaster zijn als gedeponeerde archieven opgenomen in deze inventaris.
Slotwoord
Bijlage: bronnenpublicaties en literatuur
1.931 beschreven archiefstukken
112 gedigitaliseerd
totaal 6.481 bestanden
Inventaris
1.931 beschreven archiefstukken
112 gedigitaliseerd
totaal 6.481 bestanden
Kenmerken
Datering:
1811-1942
Vindplaats origineel:
BHIC 's-Hertogenbosch
Categorie:
1.931 beschreven archiefstukken
112 gedigitaliseerd
totaal 6.481 bestanden