Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
3.1. Volgorde van de beschrijvingen in de inventaris
De beschrijvingen van de archiefbestanddelen in de inventaris zijn binnen het hoofdonderwerp waar mogelijk chronologisch geordend. De chronologie kan zijn onderbroken indien er meerdere beschrijvingen zijn met hetzelfde subonderwerp. Deze beschrijvingen zijn zoveel mogelijk bij elkaar geplaatst. Bij het begin van het volgende subonderwerp wordt de chronologie verder voortgezet. Wanneer een dossier bestaat uit meerdere mappen, is het aantal mappen vermeld. Bijvoorbeeld map 1 van 3.
3.2. Datering dossiermappen
3.3. Commissies, raden, stuurgroepen, werkgroepen, projectgroepen en dergelijke
3.4. Plaats- en gemeentenamen
Overzicht van de geraadpleegde literatuur en bronnen
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2075 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.