Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
2.6.2. Vernietiging van archiefbescheiden uit de dossiers
Tijdens de inventarisatiewerkzaamheden voorafgaand aan de overbrenging van de dossiers naar het BHIC zijn alle dossiers opgeschoond. De dossiers zijn ontdaan van niet-archiefwaardige en voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voor de selectie van de archiefbescheiden is gebruik gemaakt van de Selectielijst voor archiefbescheiden van provinciale organen 2005. De te vernietigen archiefbescheiden zijn verzameld in 457 archiefdozen en bestaat uit ongeveer 57 strekkende meter. Het college van GS heeft in de periode 2014 – 2018 vier besluiten genomen om dozen met archiefbescheiden te vernietigen. De besluitvorming betreffende de vernietiging en de daarbij behorende verklaringen inclusief overzichten zijn gearchiveerd.
2.7. Materiele verzorging van de dossiers
2.8. Omvang van het bewerkte archief
2.9. Beperking van de openbaarheid
3. Aanwijzingen voor de gebruiker
Overzicht van de geraadpleegde literatuur en bronnen
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2075 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.