Het uitgangspunt is dat dossiers welke in de provinciale archiefbewaarplaats bij BHIC zijn geplaatst, openbaar zijn, dus voor iedereen te raadplegen. Zie hiervoor artikel 15 van de Archiefwet 1995. De Archiefwet biedt de mogelijkheid tot beperking van de openbaarheid voor een bepaalde termijn. De zorgdrager, in dit geval het college van Gedeputeerde Staten, kan voorafgaand aan de overbrenging, na advies van de provinciearchivaris, de openbaarheid beperken voor een bepaalde termijn. Dit kan op basis van de volgende redenen:
1.Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
2.Het belang van de staat of zijn bondgenoten
3.Het anderszins voorkomen van onevenredige
bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel derden.
Het college van Gedeputeerde Staten heeft op 27 februari 2018 middels een besluit een aantal dossiers beperkt van de openbaarheid. Zie Bijlage I voor een overzicht van de dossiers met een beperking op de openbaarheid.
De provinciearchivaris kan conform artikel 15, derde lid, van de Archiefwet 1995 de aan de openbaarheid gestelde beperkingen ten aanzien van een verzoeker opheffen dan wel buiten toepassing laten, indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden. Hiertoe dient de aanvrager de door BHIC vastgestelde procedure inzake verzoeken om ontheffingen van de openbaarheid te volgen.