De oude orde

De bouwtekeningen en de dossiers van de projecten heeft Roffelsen op zijn bureau gescheiden gehouden. Blijkens mededelingen van de heer L. Bekker, een oud-medewerker van het bureau, liet Roffelsen de bouwtekeningen op de tekenkamer in kasten bewaren. De kasten waren hiervoor in vakken verdeeld, die ieder een letter in de volgorde van het alfabet droegen. De bouwtekeningen van een project konden daarin op de eerste letter van de plaatsnaam waarin het werd gebouwd, worden opgeborgen. Binnen een vak kregen de bouwtekeningen een nummer in volgorde van aanname van het project, in feite dus chronologisch. De bouwtekeningen werden bovendien van een wikkel voorzien, met daarop de betreffende letters en nummers. Als toegang op de bouwtekeningen werd een archiefschrift aangelegd, dat de medewerkers echter niet altijd nauwkeurig hebben bijgehouden. * 

De losse stukken van een project werden in een dossier bewaard. Roffelsen borg de dossiers in zijn kantoor op in afgesloten kasten, zodat alleen hij er bij kon. Op de dossiers werd een romeinse nummering aangetroffen, waaruit geen oude ordening gereconstrueerd kon worden. Niet duidelijk is geworden op welke wijze de dossiers en bouwtekeningen naar elkaar verwezen hebben.

De inventarisatie

Voordat de dossiers werden beschreven, werden de losse stukken van eenzelfde project bijeen gevoegd en in het juiste dossier opgeborgen. Binnen de dossiers werden de stukken op datum gelegd, zodat de jongste stukken bovenop kwamen te liggen. De ongedateerde stukken werden onderop gelegd. De opgevouwen bouwtekeningen in een dossier, zijn als bijlage bij de brieven gebleven, ook als het slechts een begeleidend schrijven betrof. Dit gold met name voor tekeningen die door welstandscommissies en gemeenten waren teruggestuurd.

In het archief Roffelsen zijn de dossiers en bouwtekeningen gescheiden aangetroffen, omdat het technisch moeilijk is losse stukken en tekeningen van één project bij elkaar te bewaren. Daarom worden de losse stukken in omslagen bewaard en de tekeningen in rollen opgeborgen, en dus gescheiden bewaard. In de beschrijving in de inventaris zijn de tekeningen echter niet van de dossiers gescheiden, omdat de tekening een deel van het dossier is en ze inhoudelijk bij elkaar horen. Bovendien kunnen de bouwtekeningen en de losse stukken in de dossiers alleen op hun betekenis worden begrepen, door ze beide te raadplegen.

Een duidelijke term om de materiële vorm van een bouwtekening aan te geven ontbreekt in de archiefterminologie. De termen blad en kaart die voor andere topografisch-historische afbeeldingen worden gebezigd, zijn voor bouwtekeningen niet te gebruiken. *  Daarom wordt de materiële vorm van een bouwtekening omschreven met de term stuk, nl. een archiefbestanddeel dat materieel een eenheid vormt. *  Bij drie of meer tekeningen worden de termen omslag of pak niet gebruikt. Wanneer een project wit een dossier en bouwtekening is samengesteld, dan wordt met omslag of pak het dossier aangegeven.

De nieuwbouw van een project wordt met de term bouwtekening aangegeven. Betreft het een verbouwing, restauratie of wederopbouw dan wordt dat expliciet vermeld.
Als de woonplaats van de opdrachtgever dezelfde is als de plaats van het project, dan is de plaats een keer vermeld. Zijn er wel twee verschillende plaatsen, dan worden ze beide genoemd.
De plaats van het project is zo duidelijk mogelijk aangegeven. Daarom zijn de straatnamen in de beschrijvingen opgenomen. In vele gevallen werd gebruik gemaakt van de kadasternummers, omdat het vaak nieuwbouwprojecten betrof op locaties zonder een straatnaamaanduiding. De kadasternummers zijn achter de datering in de beschrijving vermeld. In een aantal beschrijvingen konden de gegevens betreffende de plaats, het soort project en de opdrachtgevers niet vermeld worden, omdat de informatie hierover op de bouwtekeningen onvoldoende was.

R.M. Haubourdin

In het tweede gedeelte van de inventaris zijn onder andersoortige stukken een aantal archiefbescheiden op-genomen, zoals plattegronden en kadasterkaarten, omdat ze niet tot de dossiers en bouwtekeningen behoren. Ze maken wel deel uit van het archief Roffelsen. Ook zijn in dit gedeelte enkele dossiers opgenomen, die Roffelsen als taxateur heeft gevormd. Deze bescheiden zijn afgezonderd, omdat ze naar aard en inhoud duidelijk verschillen van de andere stukken.
In de beschrijvingen zijn termen gebruikt die enige toelichting behoeven. Onder de term bestek wordt begrepen: "een geschrift houdende een beschrijving van een uit te voeren werk, de daarbij te gebruiken materialen en de regeling der werkzaamheden". *  Het bestek is veelal op kalkpapier geschreven en bij de bouwtekeningen gevoegd, zodat over bestek en bouwtekening wordt gesproken. Ook in de dossiers kunnen zich bestekken bevinden, die dan in katernen zijn uitgevoerd.

Voor de ordening van de dossiers en de bijbehorende bouwtekeningen is gekozen voor een thematisch-georgrafische ordening. Van de oude orde van de bouwtekeningen, zoals die in het archiefschrift werd aangetroffen, werd afgeweken, omdat:
1. De functie van een gebouw belangrijker is dan de tijd en plaats waarin het gebouwd is; * 
2. De ordening van de dossiers onduidelijk is;
3. De ontwerpen van projecten die nooit zijn uitgevoerd, opgenomen kunnen worden.
4. De ordening in het archiefschrift niet consequent is aangehouden.

De thematisch-geografische ordening heeft geleid tot de vorming van een aantal rubrieken, waarover het volgende kan worden opgemerkt:
• De rubriek woningen is niet onderverdeeld, omdat bij een indeling in categorieën subjectieve overwegingen een rol spelen. Wat voor de een een herenhuis is, wordt door de ander als een middenstandswoning beschouwd. Daarom zijn de op de bouwtekeningen en in de stukken gebezigde termen aangehouden en in de beschrijvingen opgenomen.
• De boerderijen, winkels en cafés zijn in de rubriek bedrijfsgebouwen met woningen opgenomen.
• De werkplaatsen zijn in de rubriek fabrieken ondergebracht.
• De pastorieën zijn in dezelfde rubriek opgenomen als de kerken, omdat ze meestal samen in een project worden gebouwd. Ook de patronaatsgebouwen zijn hier vermeld, omdat ze nauw bij het kerkelijk leven zijn betrokken.