De structuur van het archief
De oudste oorkonden, stammend uit de Heesbeense periode en handelende over de uitvoering van het testament van vrouwe van Riede, onderscheiden zich uiterlijk niet van de andere 14e eeuwse, maar jongere stukken van Mariënkroon.

Langs de handen van Daniël de Buscoducis, rector van het Utrechtse Mariëndaal en gemachtigde van de abt van Altencamp, en langs die van de executeurs-testamentair zijn deze stukken als natuurlijke inbreng opgenomen in het Heusdense kloosterarchief. Zowel deze als gene charters dragen alle in dorso een summiere beschrijving in uiterst kleine, gotische boekminuskels en met vele contracties en abbreviaturen. Nagenoeg alle stukken zijn in het Latijn gesteld.

Dat bij de afscheiding van Mariëndonk (1443) charters uit het archief van Mariënkroon zijn gelicht, volgt zonder meer uit de toen gemaakte boedelscheiding. Het wordt echter ook duidelijk vermeld in het Cartularium van Mariëndonk, waarin behalve de akten van de na de stichting verworven goederen ook de meegekregen stukken werden afgeschreven: "Litteras seu processus privilegiorum seu hereditatum nostrarum, quas ad presens habemus, tam ex iure translationis quam aliter, per copias duxi presentibus apponenda". * 

Er zijn dus gedurende het zelfstandig bestaan van Mariëndonk twee separate archieven geweest. Ter illustratie hiervan vermelden we de gang van zaken omtrent de akten van afscheiding. Het voornaamste charter bleef in Heusden en Mariëndonk moest genoegen nemen met een vidimus van 1456, zoals het Cartularium op pagina 14 bovenaan vermeldt: "Copia (te verstaan: akte) confirmationis domini abbatis Cisterciensis ex parte totius ordinis, cuius eices in hoc gerebat, ... in suo originali in monasterio in Huesden reservatur, et nos habemus eam apud nos excopiatam per vidimus sub sigillo domini Ghysberti prioris in Huesden". De bedoelde stukken zijn nog aanwezig: inv. nos. 27 en 33.

Een dergelijk geval deed zich voor bij de akten van fusie (1588). Mariënkroon kreeg van de vicaris-generaal van de orde een charter; Mariëndonk een akte op papier met zegel onder papieren ruit (inv. nos. 28 en 37). En in de tussenliggende periode van 150 jaren is een enkel geval bekend van officiële overdracht van goederen van het ene klooster aan het andere en vice-versa (reg. nos. 1251 en 1265). Tenslotte en ten overvloede wordt gewezen op de aanwezigheid van een 16e eeuwse inventaris van het archief van Mariëndonk, getiteld: "Cathalogus omnium literarum domus nostre de Doncka Marie prope Huesden". * 

Waarom in deze inventaris de archivalia van de beide kloosters toch niet als zelfstandige eenheden, niet geheel gesepareerd zijn beschreven, is in de voorgaande historische aantekeningen toegelicht: als basis voor de indeling van de inventaris golden de juridische status van de kloosters na 1588 en het feitelijk gezamenlijk beheren der goederen en bewaren der archivalia, zoals dit geschiedde sinds de hereniging in 1588 en vóór de confiscatie van goederen en de hierop volgende overdracht der betreffende akten aan de Staten in 1611. Deze inventaris draagt dan ook in zijn titel, indeling en beschrijving de sporen van deze merkwaardige twee-eenheid. * 

De ordening van de vele eigendomsbewijzen was, zoals gebruikelijk, gebaseerd op de geografische ligging der goederen. Dit blijkt zowel uit de steeds aanwezige aantekening van de plaatsnamen op de rug van het charter, als uit de opzet van meerdere cartularia, maar nog het meest uit het systeem van de oude catalogus van Mariëndonk, die naast een tiental trefwoorden 56 alfabetisch gerangschikte plaatsnamen als uitgangspunt neemt voor de beschrijving althans aanduiding der voorhanden stukken. Bij de huidige inventaris kon ook deze structuur worden gehandhaafd.
Daarentegen kon het oude trefwoordensysteem in zijn geheel niet worden toegepast, om de eenvoudige reden, dat de verdeling niet adeaquaat is geschied: het ene trefwoord benadrukt de vorm van redactie (instrumentum, testamentum), het andere betreft de inhoud (resignatio, feudum).

De Delftse stukken
De oude ordening werd ingrijpend verstoord, toen in 1611 de voornaamste geldige bewijsstukken van eigendom aan landerijen, huizen, renten en pachten werden ingeleverd bij de ontvanger-generaal van de Staten van Holland, die ze toevertrouwde aan het Kantoor te Delft, dat de Geestelijke Goederen voortaan zou beheren. Bij deze gelegenheid werden de gelichte stukken opnieuw geïnventariseerd en samengevoegd, blijkens de dorsale letterreeksen en de hechtingen met perkamenten touwtjes, die slechts bij deze stukken voorkomen. Het is dit archiefbestand, dat door mr. A.P. van Schilfgaarde en mej. G.H.C. Breesnee werd geïnventariseerd en waarvan de inventaris met regesten in 1927 is gepubliceerd. * 

Dit gedeelte van het archief berustte bij hun inventarisatie in het Depot van het Algemeen Rijksarchief te 's-Gravenhage en berust sinds 1953 in dat van het Rijksarchief in Noord-Brabant te 's-Hertogenbosch. Alle Delftse charters werden hier opnieuw geordend en in deze inventaris verwerkt. De 17e eeuwse aanhechting van deze charters is echter door mij bij de herordening niet verstoord en is steeds bij het regest vermeld.
Een concordantie van inventarisnummers maakt vergelijking mogelijk (Bijlage XII), terwijl de regesten vergeleken kunnen worden langs de data, als men tenminste rekening houdt met enige data-wijzigingen, gegeven in Bijlage XIII.

De Gentse stukken
Het in 1611 afgeroomde archief bevatte hoofdzakelijk stukken betreffende stichting, scheiding en hereniging, stukken van meer interne aard, diverse delen, honderden verlopen eigendomsbewijzen en natuurlijk menig losstaand charter, dat bij deze inventarisatie een oudere akte bleek te zijn vaneen in 1611 ingeleverd bewijsstuk. Dit archief kreeg in de volgende decennia enige aanwas van bescheiden over goederen in 's-Hertogenbosch en Brabant en van correspondentie van de laatst benoemde prior en de drie latere titulairprioren, Het jongste in regest gebrachte stuk dateert van 1631 en bevat een bevel aan rentmeester Van Zoerendonk, om zich te onthouden van het beheer en de ontvangst van enkele goederen, die bij de dood van de laatste conventuaal in 1624 in rechte waren vervallen aan de Staten, maar die in feite ten goede kwamen aan de in Vlaanderen verblijvende titulair-prior.

Wanneer en langs welke weg zijn deze archivalia in België, met name in Gent in de archieven van de cistercïënzerabdij Baudeloo terecht gekomen? De contacten met de Zuidelijke Nederlanden waren op het einde van de 16e en in het begin van de 17e eeuw veelvuldig. Prior Smeyers was afkomstig van Mechelen. Prior Rosne was oorspronkelijk religieus van Cambron. De laatste echte prior Curtïus, eveneens van Cambron, was voor zijn keuze kapelaan of "tweede pater" van de monialenabdij Nonnenbosch te Gent en woonde toen in het klooster Baudeloo, dat, oorspronkelijk gesticht te Sint Niklaas, in die jaren in Gent was gevestigd.

Het ligt voor de hand te veronderstellen, dat Hendrik van Zoerendonk de Bossche bescheiden heeft gestuurd naar de titulair-prior Roland Schotte, biechtvader-rector van de nonnenpriorij Muysen te Mechelen, ówel meteen na de dood van de laatste conventuaal in 1624, ófwel na de val van Den Bosch in 1629, toen alle hoop op herstel vervlogen was, ówel na het bovenvermelde beheerverbod van landswege in 1631. Over de titulair-prior Schotte (1624-1654) meldt de "Chronycke van Muysen", dat hij zich zeer bekommerd heeft om de temporalia van de twee opgeheven kloosters, wat toch de aanwezigheid van de archivalia te Mechelen doet veronderstellen. Van Mechelen naar Gent is het dan een kleine stap. Schotte's opvolger Gabriël Page was immers rector van het monialenklooster Oost-Eeckloo te Gent, dat na 1667 onder de vlakbij gelegen abdij Baudeloo ressorteerde. Dat een der vicarissen-generaal van de orde in de Zuidelijke Nederlanden - enigen van hen waren tevens abt van Baudeloo -bemoeienis heeft gehad met het in veiligheid stellen van de archievenvan de opgeheven kloosters, moeten we wel aannemen. * 

In feite is er in de geschiedenis van het kloosterarchief een hiaat van twee eeuwen, want pas in 1839 maakt het tijdschrift "Le messager des sciences et des arts" in een artikel "Abbaye de Baudeloo", noot 8, gewag van enkele honderden documenten op perkament betreffende onze Heusdense kloosters en berustende in het Depôt des Archives de l'Etat te Gent onder het Fonds Baudeloo. In de oude inventaris van dit fonds, no. 26 de dato 1863, staan deze stukken zeer summier beschreven: 670 à 680 charters, enigszins chronologisch, d.w.z. per meerdere decennia geordend en in dozen, later in 9 pakken gesorteerd; 17 delen en deeltjes, waaronder 5 grote cartularia en registers; en 6 omslagen met honderden losse stukken, voornamelijk correspondentie.

De aanwezigheid van deze stukken in het Gentse Staatsarchief was wel bekend. De Bossche kerkhistoricus Louis Schutjes zag de charters bij zijn bezoek aan Gent in de jaren zeventig van de vorige eeuw. *  De Brabantkenner Prosper Cuypers van Velthoven ontving vanuit Gent inlichtingen dienaangaande in een brief van 14 februari 1872. *  En archivaris Willibrord Hoevenaars 0. Praem, kreeg door bemiddeling van prof. dr. W. de Vreese gedaan, dat hij in 1905 enige registers en liassen in de abdij van Berne ter inzage ontving, waaruit hij afschriften en uitgebreide aantekeningen maakte. *  Maar onvoldoende beschreven als de stukken waren, konden zij tot op heden niet benut worden bij de geschiedschrijving.

De meeste Gentse charters zijn in dorso voorzien van een, vaak foutief jaartal met inkt geschreven en op de tekstzijde van een ovaal inktstempel luidend: "Archives de l'Etat à Gand". Naar het letter- en cijfertype te oordelen, is dit gebeurd in het midden van de vorige eeuw.

Hereniging van het archief
Alle Gentse archivalia, vermeerderd met een enkel van elders afkomstig stuk, *  werden in 1953 in het kader van de ruil met België overgedragen aan de Nederlandse Staat en belandden in de bewaarplaats van het Rijksarchief in Noord-Brabant te 's-Hertogenbosch, aangezien de kloosters Mariënkroon en Mariëndonk gelegen waren op het huidige territoir van genoemde provincie. *  Zij werden in hetzelfde jaar verenigd met de Delftse stukken uit Den Haag.

Tijdens het vervaardigen van deze inventaris werd ons door de Belgische rijksarchivaris dr. G. Asaert, die bezig was met het ordenen van het Fonds Baudeloo, meegedeeld, dat hij in dit omvangrijk archief meerdere stukken had aangetroffen, die zouden behoren tot Mariënkroon en Mariëndonk. Bij mijn bezoeken aan Gent in 1966 en Beveren-Waas in 1968 zijn de stukken bekeken en voorlopig beschreven. Het waren voornamelijk gehele of gedeeltelijke jaarrekeningen, kleine registers aangaande het beheer, een vijfhonderd kwitanties en een enkel charter. Met bereidwilligheid werden deze stukken, zijnde sequelen van die van 1953, in 1970 overgedragen aan het Rijksarchief in Noord-Brabant te 's-Hertogenbosch. * 

In 1971 vond de overdracht plaats van 2 charters dd. 1481 en 1628, betreffende resp. de incorporatie van de Heusdense parochiekerk en de benoeming van prior Schotte. De stukken zijn afkomstig van het archief van het cisterciënzerklooster St. Bernard te Bornem (B.). * 
Het geheel bevat thans 1214 charters, 25 delen en 880 stukken, waarbij mag worden opgemerkt, dat de bescheiden doorgaans in goede staat verkeren, met name de charters die slechts bij hoge uitzondering van vocht geleden hebben, door de muizen zijn beschadigd of hun zegels verloren hebben. Het is een gaaf, laat middeleeuws charterarchief, met slechts enkele opmerkelijke hiaten b.v. betreffende de rekeningen.

Inventarisatie
Het inventariseren nam in 1963 een aanvang tijdens mijn stage als voluntair aan het Rijksarchief te 's-Hertogenbosch. Het verliep bij tijden en gedeelten. Omvatte het werkstuk alleen de Gentse charters van meer interne aard, nadien kwamen de honderden eigendomsbewijzen en andere stukken van beheer aan de beurt. Daarna werden vijf cartularia en registers, bevattende 1188 akten- 74 gevidimeerde akten inclusief- geëxcerpeerd. Vervolgens werden de Delftse charters opnieuw bewerkt. De inventarisatie werd afgesloten met het verwerken van de ter elfder ure verworven stukken uit Beveren-Waas en Bornem.
Bij de beschrijving van de archiefbestanddelen in de inventaris en de redactie der regesten heb ik mij zoveel mogelijk bij de door Van Schilfgaarde en Breesnee gehanteerde methode en gebruikte terminologie aangesloten, omdat bij de aanvang van dit werk een supplement-inventaris en -regestenlijst in de bedoeling lag. Toen nadien, steunend op nieuw verworven inzicht in de structuur van het archief van de kloosters Mariënkroon en Mariëndonk, tot het vervaardigen van een geheel nieuwe inventaris werd besloten, is om begrijpelijke redenen de misschien op sommige punten wat verouderde terminologie door mij gehandhaafd.