Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Reeds op 20 juli 1807, toen in ons land de burgerlijke stand nog slechts zeer plaatselijk bekend was, bepaalde een keizerlijk decreet dat jaarlijkse en tienjaarlijkse 'tafels' op de registers van de burgerlijke stand moesten worden gemaakt. In werkelijkheid waren het alfabetische indices of kortweg klappers. Deze maatregel ging bij de inlijving in 1811 voor het hele land gelden.
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2051 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.