Men kon zo’n formulier slechts eenmaal per maand gebruiken voor dezelfde personen.
Men kon een bericht van ten hoogste 25 woorden zenden uitsluitend persoonlijke en familieaangelegenheden betreffende.
De ingevulde formulieren werden door tussenkomst van het Nederlandse en Duitse Rode kruis toegezonden aan een bureau van het Internationale Comité van het Rode Kruis te Geneve dat voor doorzending zorgde aan de Rode kruis vereniging van het desbetreffende land waar geadresseerde woonde. Geen gebruik kon worden gemaakt voor schriftelijk verkeer met militairen, ook niet als deze krijgsgevangen of geïnterneerd waren.
Het antwoord op het bericht dat op hetzelfde formulier werd getypt liet meestal geruime tijd op zich wachten.