Tot de inspectie op de niet-overgebrachte archieven behoort ook de advisering van de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris over de vernietiging van archiefbescheiden.
Selectielijsten
De vernietiging dient gebaseerd te zijn op een selectielijst die voor de betreffende overheid van toepassing is. De meest recente selectielijsten zijn:
Hoe vraagt u advies over de vernietiging van archiefbescheiden?
Voordat u archiefmateriaal mag vernietigen, heeft u hiervoor een positief advies van uw archivaris nodig. Het BHIC voorziet in twee verschillende procedures om dit advies aan te vragen.
De 'klassieke methode'. U maakt de vernietigingslijsten op zoals gebruikelijk waarop u alle te vernietigen archiefbescheiden vermeldt. Als u een positief advies van ons ontvangt, mag u de archiefbescheiden vernietigen.
De doorlopende machtiging vernietiging. Op basis van de door uw aangeleverde informatie krijgt u een machtiging om alle te vernietigen archiefbescheiden die gekoppeld zijn aan een bepaald zaaktype in uw zaaksysteem en/of vakapplicatie te vernietigen. U hoeft dan dus niet voor alle afzonderlijke archiefbescheiden advies te vragen.
Hoe stelt u hotspots vast?
Sommige gebeurtenissen zorgen voor zoveel beroering in de samenleving en binnen de overheidsorganisatie, dat het verstandig is om hierover meer informatie te bewaren dan de selectielijst toestaat. Dit is mogelijk door het vaststellen van hotspots. Het BHIC helpt bij de vaststelling van hotspots.
