Archieven moeten goed materieel verzorgd en verpakt zijn voordat ze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het BHIC hanteert daarbij de volgende normen.
Alle archiefbescheiden, losse stukken, dossiers, registers, delen en banden, zijn verpakt in dozen van zuurvrij karton, waarin geen metalen delen, nietjes en/of klemmetjes zijn verwerkt, die de stukken kunnen beschadigen. Verder gelden hier de bepalingen zoals geformuleerd in de Archiefregeling (artikel 10).
Tussen de zijwand van de (staande) dozen en de zich daarin bevindende archiefbescheiden zit niet meer en niet minder van een handbreedte ruimte; bij liggende dozen steekt dit minder nauw.
Indien een doos niet geheel gevuld is met de archiefbescheiden wordt om de inhoud een verzamelomslag gevouwen, die is voorzien van een sluitlint.
De dozen en archiefbescheiden zijn vrij van stof en vuil.
In de dozen zijn alle archiefbescheiden gewikkeld in zuurvrije omslagen of zijn de dossieromslagen zuurvrij; alle omslagen zijn voorzien van een sluitlint, behalve moderne dossiermappen waarin de stukken reeds van een goed hechtmechaniek zijn voorzien. Hier gelden tevens de bepalingen zoals geformuleerd in de Archiefregeling (artikel 9).
Registers, banden en delen zijn behoorlijk ge- of herbonden. Kaartsystemen verkeren in raadpleegbare en transportabele toestand.
Opgevouwen kaarten, affiches, prenten en dergelijke zijn gevlakt en afzonderlijk geborgen.
De archiefbescheiden zijn vrij van metalen voorwerpen (nietjes, paperclips, spelden, en andere schadelijke hechtmechanieken), hechtmechanieken van kunststof die schadelijke of instabiele bestanddelen bevatten (zoals weekmakers), dossieromslagen met metalen nietjes die in aanraking komen met de stukken, elastiekjes, plastic mappen van schadelijke kunststoffen zoals PVC, zelfklevende memoblaadjes, plakband en niet-archiefbescheiden.
Foto’s, lichtdrukken en andere materialen die aan sterkere chemische reacties dan goed papier onderhevig zijn (bijvoorbeeld thermisch faxpapier of kopieën met zinkoxide), zijn zoveel mogelijk apart opgeborgen of voorzien van afzonderlijke omslagen of ander daartoe geschikt papier of kunststof. In een dossier met goede kleefstof op goed papier geplakte zwart-wit foto’s kunnen daar blijven zitten.
Bij signalering van schimmel zijn adequate maatregelen genomen.
Bij sporen van insecten en/of ongedierte zijn adequate maatregelen genomen.
De omslagen, mappen en hechtmechanieken voor papier voldoen aanICN kwaliteitseisen nummers 1, 2, en 12. Voor zover etiketten direct op archiefstukken worden geplakt voldoen deze aan de ICN-kwaliteitsnorm nummer 15, dan wel aan de eisen die de Archiefregeling (artikel 9 en 11) daaraan stelt.
Voor overige materialen (waaronder bijvoorbeeld plastic insteekhoezen) gelden de bepalingen zoals die zijn neergelegd in de Archiefregeling (artikel 12).
Alle omslagen en dozen zijn geëtiketteerd, de etiketten vermelden BHIC + (archief)bloknummer, de naam van het archief en de volgnummers van de archiefbestanddelen, conform de bij het archief behorende toegang. Het al of niet opnemen van de datering van het archiefblok op de etiketten wordt in onderling overleg geregeld. Wordt een datering aangegeven, dan wordt op het etiket alleen de periode aangegeven, niet de exacte datering. Dus bijvoorbeeld niet (1651) 1760-1820 (1850), maar alleen 1760-1820. Het BHIC kan u de etiketten tegen betaling leveren.
Doosetiketten worden aan de voet van de doos geplakt. Daarbij wordt de klep van de doos links gehouden, de “scharnier” rechts. Plaats van het etiket op de archiefdoos
Het etiketformaat van het doosetiket is BxH 99,1 x 67,7 mm. (8 etiketten op een A4-vel). Lettertypen voor het doosetiket:
Opmaak van het doosetiket
BHIC + bloknummer in lettertype Times New Roman, vet, lettergrootte 16
volledige titel archiefblok met datering in lettertype Times New Roman, normaal (niet vet), lettergrootte 18
begin- en eindnummer in lettertype Times New Roman, vet, lettergrootte 18. Begin- en eindnummer mogen eventueel met een goede pen in een duidelijk handschrift worden aangebracht op het etiket.
Omslagetiketten worden linksboven op de voorkant van de omslag geplakt.Plaats van het etiket op de omslag
Het etiketformaat van het omslagetiket is BxH 99,1 x 33,9 mm. (16 op een A4-vel) Lettertypen voor het omslagetiket: Opmaak van het omslagetiket
BHIC + bloknummer in lettertype Times New Roman, vet, lettergrootte 12
titel archiefblok in lettertype Times New Roman, normaal (niet vet), lettergrootte 14
inventarisnummer in lettertype Times New Roman, normaal (niet vet), lettergrootte 14.
