Deze aanwijzingen gelden niet voor alle kaarten, prenten, affiches, tekeningen. Normale bouw- of bestekstekeningen vallen er bijvoorbeeld niet onder.
Wanneer gelden de aanwijzingen dan wel?
voor kaarten, prenten, affiches, tekeningen die, bijvoorbeeld om hun artistieke waarde of in verband met verwachte veelvuldige raadpleging (mechanische schade door uit- en opvouwen), voor bijzondere behandeling in aanmerking komen;
voor kaarten, prenten, affiches, tekeningen die in de dynamische of semi-statische fase reeds afzonderlijk en ongevouwen zijn geborgen.
Bij overbrenging geldt het volgende:
De kaarten en tekeningen worden bij het BHIC zonder verdere verpakking in afzonderlijke legkasten geborgen;
Ze kunnen daarom ook onverpakt, maar uiteraard wel gesorteerd worden aangeleverd. Zorg voor een goede bescherming tijdens het transport;
De tekeningen behoren te zijn beschreven in de inventaris. Wanneer zij behoren bij een dossier dient in de beschrijving van dat dossier vermeld te worden dat er tekeningen bij het dossier horen en hoeveel;
Tekeningen die volgens de inventaris bij elkaar horen worden bij elkaar aangeleverd, ongeacht of het formaat van de tekeningen in de serie onderling verschilt;
Op elke tekening dient met potlood het nummer van het archiefblok, het inventarisnummer en het volgnummer binnen het inventarisnummer te worden aangebracht op de rugzijde in de rechteronderhoek. Voorbeeld: archiefblok 233, inventarisnummer 241, tekening 12 wordt op de tekening genoteerd als: 233/241.12.
Neem bij vragen of onduidelijkheden contact op met Archiefinspectie / Relatiebeheer van het BHIC.
