- Plannen tot opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overname van één of meer taken worden door de betrokkenen om advies voorgelegd aan de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris. Samen met het cluster Archiefinspectie / Relatiebeheer van het BHIC kan dan bepaald worden welke vorm van organisatieverandering het betreft en wat er met het archief moet gebeuren. Wat er nodig is, is mede afhankelijk van de vraag of er meer beheerseenheden bij betrokken zijn. Veel organisaties in het BHIC-gebied vormen één beheerseenheid. Dit is vinden in de Beheerregeling informatiebeheer van de eigen organisatie.
- In overleg met de ontvangende organisatie neemt de organisatie die archief moet afsluiten of overdragen (de aanbieder) het initiatief om een overeenkomst op te stellen waarin noodzakelijke voorzieningen voor het archief worden geregeld, zoals het afsluiten, overdragen en/of ter beschikking stellen, de verantwoordelijkheid voor het beheer, de gebruiksrechten van de betrokken partijen en voorwaarden waaronder de archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld. Hiervoor is een modelovereenkomst beschikbaar. De overeenkomst wordt in tweevoud opgemaakt en bewaard: een in het archief van de aanbieder, de andere in het archief van de ontvanger.
- Voor wat betreft de invulling van deze modelovereenkomst kunnen zowel de aanbieder als de ontvanger advies bij het cluster Archiefinspectie / Relatiebeheer inwinnen, zodat duidelijk wordt welke verdere afspraken nodig zijn. Denk hierbij aan afspraken over bewerking van het semi-statisch archief, huisvesting, automatisering, benodigde middelen voor personeel en materieel en dergelijke.
- Voor de overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerseenheid is advies nodig van de provincie-, gemeentearchivaris of waterschapsarchivaris. Dit is geregeld in de Beheerregeling informatiebeheer.
- De aanbieder sluit het archief betreffende afgehandelde zaken af (administratief en fysiek). Dit onderdeel levert doorgaans het meeste werk op en raakt vaak ondergesneeuwd in het verandertraject. Als zo’n archief achteraf moet worden aangevuld, geschoond en verder bewerkt levert dat echter meer inspanning en hogere kosten op.
- De aanbieder registreert en beschrijft stukken die samenhangen met nog niet afgehandelde zaken in een dossierinventaris, die als bijlage bij de overeenkomst wordt gevoegd.
- Indien noodzakelijk voor de verdere taakuitoefening, wordt (een kopie van) het informatiesysteem meegeleverd.
Terug naar Herindeling en reorganisatie
