Op de archiefbescheiden die in de periode vóór de privatisering zijn ontvangen of gevormd blijft de Archiefwet in elk geval gewoon van toepassing. Voor de nieuwe organisatie geldt, dat dit afhankelijk is van de vraag of de taak van die organisatie als publiekrechtelijk wordt beschouwd.
Indien een gehele beheerseenheid verzelfstandigd wordt dient het geheel aan archiefbescheiden afgesloten te worden. De permanent te bewaren archiefbescheiden worden conform de geldende wet- en regelgeving naar het BHIC overgebracht. Permanent te bewaren archiefbescheiden die voor de bedrijfsvoering van de verzelfstandigde organisatie nog van belang zijn kunnen tijdelijk ter beschikking worden gesteld aan die organisatie. Ook alle op termijn te vernietigen archiefbescheiden kunnen tot het tijdstip van vernietiging ter beschikking worden gesteld aan de verzelfstandigde organisatie. Dit om te voorkomen dat het BHIC op termijn te vernietigen archiefbescheiden van andere beheerseenheden in beheer krijgt. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld wanneer een verzelfstandigde organisatie deze bescheiden niet nodig heeft, kan een andere oplossing worden gezocht.
Indien een onderdeel van een beheerseenheid verzelfstandigd wordt geldt in principe dezelfde procedure, met dien verstande dat de te bewaren én de op termijn te vernietigen bescheiden in het semi-statisch archief van de desbetreffende beheerseenheid worden opgenomen. Uiteraard kunnen stukken die van belang zijn voor de bedrijfsvoering van de verzelfstandigde organisatie ter beschikking worden gesteld aan deze organisatie.
Het volgende stappenplan kan worden gevolgd:
- Plannen tot privatisering van een organisatie of organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan privaatrechtelijke organisatie wordt door de betrokkenen om advies voorgelegd aan de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris. Samen met het cluster Archiefinspectie / Relatiebeheer van het BHIC kan dan bepaald worden wat er met het archief moet gebeuren.
- In overleg met de ontvangende organisatie neemt de organisatie die archief moet afsluiten of overdragen (de aanbieder) het initiatief om een overeenkomst op te stellen waarin noodzakelijke voorzieningen voor het archief worden geregeld, zoals het afsluiten, overdragen en/of ter beschikking stellen, de verantwoordelijkheid voor het beheer, de gebruiksrechten van de betrokken partijen en voorwaarden waaronder de archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld. Hiervoor is een modelovereenkomst beschikbaar. De overeenkomst wordt in tweevoud opgemaakt en bewaard: een in het archief van de aanbieder, de andere in het archief van de ontvanger.
- Voor wat betreft artikel 8 van deze modelovereenkomst kunnen zowel de aanbieder als de ontvanger advies bij het cluster Archiefinspectie / Relatiebeheer inwinnen, zodat duidelijk wordt welke verdere afspraken nodig zijn. Denk hierbij aan afspraken over bewerking van het semi-statisch archief, huisvesting, automatisering, benodigde middelen voor personeel en materieel en dergelijke.
- Voor de overdracht van archiefbescheiden aan een privaatrechtelijke organisatie is advies nodig van de gemeentearchivaris of waterschapsarchivaris. Dit is geregeld in de Beheerregeling informatiebeheer van de organisatie die de taken of bevoegdheden afstoot.
- De aanbieder sluit het archief betreffende afgehandelde zaken af (administratief en fysiek). Dit onderdeel levert doorgaans het meeste werk op en raakt vaak ondergesneeuwd in het verandertraject. Als zo’n archief achteraf moet worden aangevuld, geschoond en verder bewerkt levert dat echter meer inspanning en hogere kosten op.
- De aanbieder registreert en beschrijft stukken die samenhangen met nog niet afgehandelde zaken in een dossierinventaris, die als bijlage bij de overeenkomst wordt gevoegd.
- Indien noodzakelijk voor de verdere taakuitoefening, wordt (een kopie van) het informatiesysteem meegeleverd.
Terug naar Herindeling en reorganisatie
