Rijksorganen
Voor organen van de rijksoverheid adviseert het Nationaal Archief over de beperkingen van de openbaarheid. Deze organisaties kunnen voor de overbrenging de modellen van het Nationaal Archief gebruiken, uiteraard aangepast aan overbrenging aan de rijksarchivaris in de provincie Noord-Brabant.
De definitieve verklaring wordt in tweevoud opgemaakt en ondertekend.
Regionale en lokale overheden
Voor regonale en lokale overheidsorganen is dit gedeelte van de procedure van overbrenging van archiefbescheiden toegelicht in de Handreiking voor het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van openbaarheid van overheidsinformatie bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats voor de Archiefwet 1995 “Beperkt waar het moet” van de VNG Adviescommissie Archieven d.d. juli 2019. Deze handreiking kan ook door andere lokale en regionale overheden naar analogie worden aangehouden.
Stap 1. Verzoek van de gemeente / de provincie / het waterschap
Het orgaan dat archief gaat overbrengen stelt als eerste zelf een concept op van een besluit tot beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.
Daarnaast wordt een verzoek gericht aan de beheerder van de archiefbewaarplaats (de provinciale / gemeente- / waterschapsarchivaris) om advies openbaarheidsbeperkingen ex artikel 15, 1e lid van de Archiefwet voor over te brengen archiefbescheiden.
Klik hier voor een model van een Verzoek om advies van de gemeentearchivaris
Als bijlagen horen hierbij:
1. concept verklaring van overbrenging
Klik hier voor een model van de verklaring van overbrenging voor een gemeente.
Klik hier voor een model van de verklaring van overbrenging voor een waterschap
2. concept besluit beperking openbaarheid. De toelichting bevat een of meer van de volgende uitzonderingsgronden:
- de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
- het belang van de Staat en zijn bondgenoten;
- het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.
Klik hier voor een model van een concept-besluit beperking openbaarheid voor een gemeente
Stap 2. Advies van de provinciale / gemeente- / waterschapsarchivaris van het Brabants Historisch Informatie Centrum
zoals bedoeld in artikel 15, 1e lid Archiefwet 1995 tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden. Het heeft betrekking op de overbrenging ex artikel 12 van de Archiefwet 1995 van de blokken (…..omschrijving en periode).
Stap 3. Formeel besluit van de zorgdrager
Als zorgdrager voor de archieven neemt het College van Gedeputeerde Staten / College van Burgemeester en Wethouders / het Dageljks Bestuur een formeel Besluit Beperking Openbaarheid met een termijn van ter inzage legging van 6 weken.
Stap 4. Ondertekening Verklaring van Overbrenging
Na de termijn van 6 weken kan de definitieve Verklaring van Overbrenging (VvO) in tweevoud getekend worden. Vanaf dat moment zijn de archiefbescheiden formeel overgebracht.
Terug naar Hoe verloopt een overbrenging
