Wat is vervanging?
De Archiefwet geeft in artikel 7 de zorgdrager de bevoegdheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, waarna de vervangen stukken worden vernietigd. In artikel 6 en artikel 8 van het Archiefbesluit en in de Archiefregeling wordt dit verder uitgewerkt.
Vaak wordt naast vervanging de term substitutie gebruikt, maar dat zijn synoniemen en in de wet- en regelgeving is enkel sprake van vervanging. Meestal zal het gaan om vervanging van papieren documenten door scans, maar ook vervanging door microverfilming is mogelijk. En zelfs wanneer je digitale documenten uitdraait om ze op papier of microfilm te bewaren en de digitale versie te vernietigen ben je in feite aan het vervangen! Dit gebeurt nog weleens met e-mails.
Routinematige en backlog-scanning
Grofweg valt de vervanging met behulp van scans uiteen in twee soorten:
- Onder routinematige vervanging verstaan we de scanning van de dagelijkse aanwas aan ingekomen stukken e.d. Afhankelijk van de mate waarin een organisatie digitaal werkt kan het nodig zijn om ook interne en uitgaande stukken te scannen. Deze archiefbescheiden verkeren nog in hun dynamische fase en zullen dus op korte termijn door de behandelende ambtenaar worden gebruikt. Je kunt er daarom van uitgaan dat iedere scan wordt bekeken en gebruikt. En daarmee, dat fouten of te lage kwaliteit ook wordt gemeld. De papieren documenten blijven nog een vastgesteld aantal weken beschikbaar voor herscanning, alvorens te worden vernietigd. De kwaliteitscontrole kan daarom lichter worden uitgevoerd dan bij backlog-scanning, al is daarmee niet gezegd dat zij achterwege kan blijven.
- Met backlog-scanning wordt aangeduid, dat een bestaand, afgedaan deel van een archief wordt gescand in het kader van vervanging. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de vervanging van een serie bouwvergunningen 1904-1990. De kans is natuurlijk groot, dat de archiefbescheiden pas veel later nog eens worden gebruikt. Daarom moet de controleprocedure op de juistheid, bruikbaarheid en volledigheid van de scans zwaarder worden uitgevoerd. Op het papier kan immers niet meer worden teruggevallen...
Wat is er nodig om tot vervanging over te gaan?
- De procedure van vervanging (selecteren, gereedmaken, scannen, registreren, opnemen in het DMS) en de specificaties waar de scans aan (moeten) voldoen zijn beschreven. Dit is wat doorgaans het Handboek wordt genoemd.
- De Beheerregeling informatiebeheer van de aan het BHIC deelnemende organisaties verplicht tot het vragen van een advies van de gemeente- of waterschapsarchivaris. Bij het geven van dit advies wordt het handboek getoetst aan de wet- en regelgeving. Er wordt gelet op diverse aspecten van het vervangingsproces.
- De Archiefwet legt de bevoegdheid voor een vervangingsbesluit bij de zorgdrager. Daarom is een besluit nodig van het college van burgemeester en wethouders of van het dagelijks bestuur. Het is mogelijk om een ambtenaar te mandateren tot het nemen van vervangingsbesluiten.
- Een vervangingsbesluit moet op grond van de Algemene wet bestuursrecht worden bekendgemaakt.
- Elke keer dat papieren archiefbescheiden worden vervangen moet daarvan een verklaring van vervanging worden opgemaakt. Deze beschrijft welke (categorieën van) archiefbescheiden zijn vernietigd, om in digitale vorm de rest van de bewaartermijn voort te bestaan.
Terug naar pagina Toezicht
