De provincie, meeste gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen bepalen in de Archiefverordening, dat het dagelijks bestuur of het college van burgemeester en wethouders eens per jaar of per twee jaar verslag over het archief doet aan het algemeen bestuur of de gemeenteraad.
Dat verslag gaat dan met name over hetgeen het college of het DB heeft verricht ten aanzien van de archieven van de organisatie. Verslagen van de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris worden daarbij mede overgelegd. Of zo'n verslag jaarlijks of om het jaar wordt opgemaakt is een keuze van Provinciale Staten, de gemeenteraad of het algemeen bestuur. Die stelt immers de archiefverordening op.
Interbestuurlijk toezicht
Wel is het zo, dat de provincie Noord-Brabant, als toezichthouder op de lokale overheden, op basis van de Wet revitalisering generiek toezicht uitgaat van jaarlijkse toezending van gegevens over het informatiebeheer bij de organisatie. Dit is vastgelegd in een verordening en beschreven in een beleidskader. De informatie die de provincie vraagt is dezelfde, die burgemeester en wethouders of DB zouden moeten voorleggen aan gemeenteraad of AB.
In 2013 heeft het BHIC een model opgesteld voor een jaarverslag over de archiefzorg. Dit kun je hier downloaden.
Ook worden wel Key Performance Indicators (of Kritische Prestatie Indicatoren, KPI's) toegepast voor deze verslaglegging. Download hier een invulformulier voor niet-overgebrachte archieven. Aan de hand van dit formulier en eenzelfde formulier dat voor overgebrachte archieven kan worden ingevuld door het BHIC, wordt een woordelijk verslag opgesteld.
