skip naar content skip naar hoofdnavigatie spring naar service navigatie
sluit
Hulp nodig?

Chat is online op maandag t/m vrijdag van 10.00 - 16.00 uur en van 19.00 - 22.00 uur.

Op dit moment zijn we offline. Je kunt je vraag stellen via e-mail of WhatsApp: 06-12887717 (alleen berichtjes)

Meer informatie over de chat-service? Klik hier

Online op dit moment

Stel je vraag

Marte Stoffers
Marte Stoffers Bhic
Menu
sluit
Hulp nodig?

Chat is online op maandag t/m vrijdag van 10.00 - 16.00 uur en van 19.00 - 22.00 uur.

Op dit moment zijn we offline. Je kunt je vraag stellen via e-mail of WhatsApp: 06-12887717 (alleen berichtjes)

Meer informatie over de chat-service? Klik hier

Online op dit moment

Stel je vraag

Marte Stoffers
Marte Stoffers Bhic

Insturen vernietigingslijsten (klassieke methode)

Als jouw organisatie archiefbescheiden wil vernietigen volgens de klassieke methode, ga je als volgt te werk:

  • Opstellen concept-vernietigingslijst

De beheerder van de niet-overgebrachte archiefbescheiden van jouw organisatie stelt een vernietigingslijst (voordracht tot vernietiging) op waarin alle te vernietigen archiefbescheiden staan vermeld. Hiervoor gebruik je het volgende formulier:

Model vernietingslijst BHIC

De concept-vernietigingslijst is duidelijk omschreven en die zaken gaan over: uitvoering, niet over beleid, afgehandelde vervallen zaken, niet meer in gebruik zijnde materieel, bezwaarschriften zonder precedentwerking of nieuw beleid teweeg brengend en voor de administratie niet meer van belang zijnde. De betrokken afdelingen en de gemeentesecretaris/directeur worden in kennis gesteld van de voorgenomen vernietiging. Deze lijst circuleert over de afdelingen. Inhoudelijk vindt er een goed overleg plaats met de managers of vakinhoudelijke collega’s over de concept-lijst. Bij nieuwe ontwikkelingen of gewijzigde omstandigheden wordt de concept-vernietigingslijst overeenkomstig aangepast. Vervolgens wordt deze ter akkoord geparafeerd.

Plan je deze onderdelen in jouw interne procedure voor het samenstellen van de vernietigingslijst?  

  • Insturen vernietigingslijst

Hierna stuur je deze concept-vernietigingslijst  naar het BHIC via mylene.rutten@bhic.nl t.a.v. de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris.

  • Procedure advies archivaris

De adviseur archiefinspectie controleert de lijst. Over de eventuele opmerkingen wordt overlegd. Na het verwerken van de wijzigingen en de eventueel te verplaatsen dossiers geeft de archivaris een positief advies/goedkeuring over de vernietiging van de in de definitieve vernietigingslijst genoemde archiefbescheiden. Vervolgens wordt deze naar de aanvrager toegezonden.

  • Uitvoeren vernietiging

Op basis van het advies vernietig je de archiefbescheiden op álle plekken (vakapplicaties, netwerkschijven en e-mailboxen) waar deze voorkomen. De Handreiking Digitale Vernietiging is in dit verband een aanrader: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-digitaal-vernietigen

Vervolgens stel je van de vernietiging een verklaring op. Een ondertekend exemplaar stuur je naar het BHIC t.a.v. de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris via mylene.rutten@bhic.nl

Model verklaring van vernietiging voor een gemeente

Model verklaring van vernietiging voor een waterschap

Terug naar pagina Vernietiging van archiefbescheiden