Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
In de Osse situatie hebben in het verleden besloten commissie- c.q. raadsvergaderingen plaatsgevonden. Deze beslotenheid is nog niet opgeheven. Volgens onze griffie behoeven deze besloten vergaderingen bij overdracht naar het BHIC niet uitgezonderd te worden van de openbaarheid! Zie onderaan dit document het processchema besloten vergaderingen van raad en commissies. Het gedeelte op de laatste blz. onder C is van toepassing.
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2069 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.