Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Voor de aanvang van de inventarisatie-werkzaamheden bestond het te inventariseren archief uit 39 ml. Na doorlopen van dit archief met daarbij het splitsen in een te vernietigen- en te bewaren bestand, was de verdeling als volgt; - te bewaren: 18 ml - te vernietigen: 21 ml
De aangetroffen orde was het Dossierstelsel, geordend via de Basisarchiefcode. De aanwezige dossiers bevonden zich-op enkele na-allen op de plaats waar ze volgens de Basisarchiefcode ook thuishoorden.
Echter... vooral bij oudere dossiers kwamen de inhoud en de dossieromschrijving nauwelijks overeen. Vaak bevatten de omslagen veel meer dan de omschrijving deed vermoeden. Vele dossiers, welke te dik waren en/of een te algemene omschrijving hadden, moesten dan ook gesplitst worden en de omschrijvingen aangepast. Daardoor nam het aantal dossiers met 40% toe, doch buiten verbetering van de toegankelijkheid, verbeterde ook het overzicht van wat nu wel en wat niet aanwezig was. Dit laatste gebeurde ook door het aanleggen van een losbladige dossierinventaris.
De vernietiging
Bescheiden van voor 1939
De indeling van de inventaris
Beperkende bepalingen
Afkortingen en beperkende mogelijkheden van de computer
Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2056 niet zonder meer openbaar zijn. Het precieze jaar van openbaarheid kun je per inventarisnummer vinden.