Verantwoording van de inventarisatie

Op verzoek van IZA Nederland d.d. 24 november 2010 heeft VHIC na een persoonlijk gesprek een offerte uitgebracht voor de bewerking van de archiefbescheiden die het IZA na de liquidatie in 1996 heeft overgehouden. Het doel van IZA Nederland was om te komen tot een beschrijvende inventaris van de te bewaren archiefbescheiden, waarbij dossiers geschoond zijn op tab-niveau en niet op stukniveau. Deze keuze was financieel gezien goedkoper. Daarnaast moest een vernietigingslijst worden vervaardigd, welke door de ambtelijk secretaris van IZA, de heer de Klerk, geaccordeerd zou worden. De selectie vond plaats aan de hand van de eisen als gesteld in de Archiefwet 1995, Archiefregeling 2010 en de volgens de normen goede, geordende en toegankelijke staat. De voorkeur voor één inventaris werd door IZA uitgesproken bij het opmaken van de offerte. Dit echter in navolging op het advies van de archiefinspecteur van Utrecht uit 2006. Tijdens de bewerking door VHIC maart jongstleden werd contact gelegd met het Nationaal Archief ter voorbereiding op de overbrenging.

Na dit contact is na overleg met dhr. De Klerk van IZA besloten om de 9 regionale archieven onder te brengen bij provinciale archieven waaronder zij ressorteren. Ook werd besloten om de reeds gemaakte beschrijvingen in Excel alsnog over te brengen naar Word, alles conform de richtlijnen van het Nationaal Archief.
Het archief bestaat voornamelijk uit banden waarin vergaderstukken zijn opgenomen. Deze zijn geborgen in zuurvrije omslagen en met een handbreedte vrije ruimte geplaatst in zuurvrije archiefdozen, Amsterdams model. Namens het Nationaal Archief heeft een controle op de materiële staat plaatsgevonden, tevens is een schimmelonderzoek gedaan. Op de dozen en mappen zijn zuurvrije etiketten aangebracht. De inventaris van IZA Nederland zal pas in 2011-2012 worden afgerond als de laatste beroepszaken zijn afgehandeld. Bij het restant stukken bevinden zich geen stukken meer die aan de regionale archieven moeten worden toegevoegd.
Het archiefschema is vanwege de beperkte hoeveelheid aan beschrijvingen en onderwerp zeer algemeen.

De cesuur van het archief is bepaald door oprichting en opheffing van de organisatie. Op 1 juli 1953 is het IZA Noord-Brabant opgericht. Zij werd in 1993 opgeheven, wegens de opheffing van de provinciale IZA regeling en het aangaan van de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling IZA Nederland. Vanaf 1993 werd het ‘IZA regiokantoor ’s-Hertogenbosch’.
De omvang van het complete IZA-bestand bedroeg voor bewerking 46m1. De dozen waren niet op een logische volgorde geplaatst, ook stonden de verschillende bestanden door elkaar. Na inventarisatie bedroeg de omvang voor wat betreft het gedeelte Noord-Brabant 3,5m1 vertaald in 57 archiefnummers. Alle vergaderdossiers waren in tweevoud aangetroffen, echter dan in losse vorm, omdat ze uit ordners waren gehaald en in dozen gestopt. Deze dubbele serie is vernietigd.
Na bewerking is het archief overgebracht naar het Brabants Historisch Informatie Centrum. De opdracht is uitgevoerd door medewerkers van VHIC. Het archiefbestand van IZA Noord-Brabant is beschreven door Mw. E.M. Bloemendal. Dhr. D. Müldner heeft de vergaderdossiers gespiegeld met de ingebonden vergaderstukken, waarna bleek dat er een dubbele serie aanwezig was. Deze heeft ook de materiële bewerking gedaan. De opdracht is verstrekt door de heer J. de Klerk, ambtelijk secretaris van IZA Nederland. Contacten bij het Nationaal Archief zijn geweest met dhr. Drs. N.P. van Egmond, welke coördineert voor de afwerking van de regionale archieven. Bij het Brabants Historisch Informatie Centrum is de heer drs. P.J.G. Huismans contactpersoon.
Gorinchem, mei 2011
VHIC BV
Mw. E.M. Bloemendal
Dhr. D. Müldner