Een door een notaris opgemaakte uiterste wil (testament) wordt opgenomen in zijn protocol. Het beheer van het protocol maakt deel uit van de notariële ambtsuitoefening. De notaris heeft een geheimhoudingsplicht.
Alleen de bij een akte betrokken partijen, daaronder begrepen de rechtverkrijgenden onder algemene titel, en degenen die aan de inhoud van de akte een recht ontlenen, zoals een erfgenaam bij een testament hebben recht op een afschrift of kopie.
Of testamenten kunnen worden opgevraagd bij de notaris die de akte passeerde, zoals op dit forum wordt gesuggereerd, is zeer de vraag. Een dergelijk verzoek heeft alleen kans van slagen als de aanvrager kan aantonen dat hij een belanghebbende is. Zo niet, dan zal zijn verzoek zeker worden afgewezen en moet hij wachten tot het testament is overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats.
Een nieuw benoemde notaris moet het protocol van zijn voorganger dat ouder is dan dertig jaar overbrengen naar de algemene bewaarplaats. De notaris is te allen tijde bevoegd om de akten die ouder zijn dan 20 jaar over te brengen.
Onder de oude thans vervallen Wet op het notarisambt van 1842, die van kracht was tot 1 oktober 1999, was er bij elk van de toen nog negentien (nu elf) arrondissementsrechtbanken een algemene bewaarplaats. Na vijfenzeventig jaar konden de notariële archiefbescheiden op grond van artikel 69a van de notariswet van 1842 van de algemene bewaarplaats worden overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats. Er werd in de oude wet geen verschil gemaakt tussen testamenten en overige akten en de termijn was voor alle akten vijfenzeventig jaar.
Bij de nieuwe Wet op het notarisambt (Wna) van 3 april 1999, in werking getreden op 1 oktober 1999 is de bewaartermijn voor testamenten gewijzigd in honderd jaar (artikel 59 lid 1 Wna). Voor alle overige akten bleef de termijn van vijfenzeventig jaar gelden. In artikel 59 lid 1 is ook bepaald dat die akten daarna binnen een tijdvak van tien jaar naar de bij of krachtens die wet voor de bewaring daarvan aangewezen rijksarchiefbewaarplaats worden overgebracht. In de praktijk vindt overbrenging in perioden (tranches) van tien jaar plaats, zodra voor de oudste jaargang in die tranche de termijn van tien jaar is verstreken.
Een gevolg van die langere bewaartermijn was dat testamenten in de algemene bewaarplaats moesten worden afgesplitst van de andere akten. Een arbeidsintensieve klus, die nog niet klaar is. Nog steeds zijn niet alle testamenten afgescheiden van de overige akten.
Bij de overbrenging van akten naar een rijksarchiefbewaarplaats hebben we in het jongste verleden te maken gehad met beide wetten. De tranche van 1906 t/m 1915 is nog overgebracht onder de wet van 1842, toen voor alle akten de termijn nog vijfenzeventig jaar was. Daardoor zijn alle akten uit die tranche, waaronder dus ook de testamenten en repertoria, al enige jaren voor eenieder raadpleegbaar. Op de tranche van 1916 t/m 1925 is de nieuwe wet van toepassing. Dat betekent dat de nieuwe termijn van honderd + tien jaar voor de testamenten in die tranche nog niet verstreken is. Dat is pas het geval in 2026 (1916 + 110). In dat jaar moeten die testamenten beschikbaar komen, maar omdat de overbrenging niet NA tien jaar maar BINNEN tien jaar moet plaatsvinden, hadden de testamenten van 1916 al in 2016 beschikbaar kunnen komen, die van 1917 in 2017 enz. Het werken met tranches van tien jaar staat echter de eerdere vrijgave in de weg. Voor de overige akten waarvoor de termijn van vijfenzeventig + tien geldt, zijn de tranche 1916 t/m 1925 (1916 +85 = 2001) en de tranche 1926-1935 (1926 +85 = 2011) al wel openbaar. De volgende tranche 1936 t/m 1945 komt voor wat betreft de overige akten beschikbaar in dit jaar, in 2021. De testamenten van deze tranche blijven nog tot 2046 verborgen.
In een van de reacties op het forum staat dat er inmiddels openbaar geworden testamenten zijn, die aan het BHIC overgedragen zouden moeten worden, maar dat daarvoor nog geen concrete plannen bestaan. Welke testamenten worden daarmee bedoeld? Alle tranches die tot nu toe moesten worden overgedragen, zijn ook daadwerkelijk overgedragen.
Per 3 december 2008 zijn alle akten uit de oude bewaarplaatsen bij de rechtbanken overgebracht naar de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in Winschoten. Het bewaren bij de rechtbanken was onhoudbaar geworden. De bewaarplaatsen, meestal verstopt in kelders onder de rechtbank, puilden uit en akten waren soms met schimmel bedekt.
De CAS is in 2011 opgegaan in Doc-Direkt, de archiefspecialist van de rijksoverheid. Door overbrenging worden de notariële protocollen toevertrouwd aan de staat en gaat de zorg over op de Minister voor rechtsbescherming. Hij is, zoals de wet het noemt (zie hierna), “de zorgdrager”.
Via een aparte applicatie kunnen notarissen hun oude akten opvragen bij Doc-Direkt, bijvoorbeeld voor het afgeven van kopieën of afschriften aan belanghebbenden of voor het afgeven van een kopie van een testament aan de inspectie van de registratie en successie. Die kan dan zien wie recht hebben op de nalatenschap en mogelijk successiebelasting moeten betalen.
NB: Een notaris kan niet alleen zijn eigen akten digitaal opvragen bij Doc-Direkt, maar via de applicatie kan hij alle notariële akten opvragen die in de algemene bewaarplaats liggen opgeslagen.
Voorheen was er voor elke bewaarplaats bij een rechtbank een notaris aangesteld als bewaarder en een tweede notaris als plaatsvervangend bewaarder. Voor de notariële protocollen bij Doc-Direkt is er nog maar één notaris als bewaarder aangesteld en een tweede als plaatsvervanger. Zij worden door het bestuur van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) in die functie benoemd. Artikel 57 lid 3 van de Wet op het Notarisambt (Wna) omschrijft hun bevoegdheid als volgt: “De bewaarder en de plaatsvervangend bewaarder hebben ten aanzien van de zich in de algemene bewaarplaats bevindende protocollen dezelfde bevoegdheden en verplichtingen als een notaris.”
De bewaarder van de notariële protocollen bij Doc-Direkt is dan ook degene die afschriften, uittreksels en grossen uitgeeft van alle akten die daar zijn ondergebracht.
Bij de parlementaire behandeling van de thans geldende Wet op het Notarisambt is gewikt en gewogen of de termijn voor testamenten vijfenzeventig of honderd zou moeten worden. Er is daarbij opgemerkt dat voor testamenten een bewaartermijn van honderd jaar de voorkeur verdient, ook al zou het op grond van de Archiefwet 1995 mogelijk zijn om bij de keuze voor vijfenzeventig jaar de openbaarheid van de naar een rijksarchiefbewaarplaats overgebrachte stukken te beperken. In Kamerstuk 23706 nr. 12 dd 10-09-1997 staat: “Om te voorkomen dat deze testamenten op grond van de Archiefwet 1995 openbaar en raadpleegbaar worden, bestaat dan wel de mogelijkheid om bij de overbrenging beperkingen aan de openbaarheid te stellen, het is evenwel praktischer om die akten van de rest van het protocol af te zonderen en op een later tijdstip – na honderd jaar – over te brengen naar de rijksarchiefbewaarplaats”.
Indien er wel voor een vijfenzeventigjarige termijn met beperkte openbaarheid was gekozen, dan was artikel 15 lid 3 van de Archiefwet 1995 van toepassing geweest. Dat artikel luidt: “De zorgdrager ten aanzien van de in de rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, kan, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten, indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.” Artikel 57 lid 4 Wna bepaalt dat de Minister voor Rechtsbescherming de “zorgdrager” is van de zich in de algemene bewaarplaats bevindende Notariële archiefbescheiden. De overbrenging geschiedt op last en voor rekening van zijn collega-minister, de Minister van Justitie.
Ik vraag mij af of naar analogie van artikel 15 lid 3 van de Archiefwet 1995, lettend op de overweging die bij de hiervoor vermelde parlementaire behandeling is gemaakt, een verzoek aan de Minister voor Rechtsbescherming om inzage van een testament dat ouder is dan vijfenzeventig jaar en zich bij Doc-Direkt bevindt in bepaalde gevallen, in een met goede redenen omkleed verzoek (niemand wordt benadeeld of in zijn privacy aangetast), zou kunnen slagen. Als de Minister het verzoek zou honoreren, is die inzage ook zonder kosten. Als het om een testament van honderd jaar of ouder gaat, waarvan de tranche nog ligt te wachten op vrijgave, lijkt het me redelijk als aan dat verzoek wordt voldaan.
Er wordt op het forum ook gesproken over notariële repertoria. Dat zijn de registers, waarin de notaris dagelijks de akten optekent die hij heeft gepasseerd. Van dat repertorium bestaat een dubbel. Het dubbel van het repertorium werd door de notaris jaarlijks vóór 1 maart over het afgelopen jaar bij de rechtbank ingeleverd. Als een repertorium nog niet door Doc-Direkt is vrijgegeven, kan gekeken worden of wellicht het dubbel al wel door de rechtbank is overgebracht.
In de nieuwe digitale wereld bestaat het repertorium niet meer in papieren vorm en er wordt ook geen dubbel meer bijgehouden. In artikel 7 van de gewijzigde Registratiewet 1970 staat nu: “De notaris is verplicht de door hem opgemaakte akten dagelijks langs elektronische weg in te schrijven in een door de KNB, per notaris, gehouden repertorium.” De wijze waarop, wordt geregeld door de minister van Financiën.
Ten slotte nog de successieaangifte, vaak “Memorie van Successie” genoemd. Die aangifte bevat een overzicht van de bezittingen en de schulden van de erflater en ook wie de erfgenaam is/erfgenamen zijn en hoe de vererving plaats heeft gevonden, krachtens de wet (abintestaat) of krachtens testament. In geval van een testamentaire vererving wordt in de aangifte soms een gedeelte van het testament woordelijk opgenomen en kan men langs die weg al eerder dan pas na honderd jaar (gedeeltelijke) inzage van het testament krijgen. Bij de schulden vindt men daar vaak ook de kosten van de begrafenis en de rekening van de kerk waar de begrafenisdienst plaats vond. Met enig geluk staat daar dan ook de naam van de kerk en de begraafplaats.
Ook akten van boedelscheiding en boedelbeschrijving bevatten evenals de successieaangiften een schat aan informatie, zoals de vererving en de vermelding van gedeelten van het testament. Verder, indien aanwezig, het onroerend goed en alle overige bezittingen en schulden.
Die akten zijn evenals de successiememories al vijfentwintig jaar eerder beschikbaar voor raadpleging dan de testamenten.
De akte van boedelscheiding kan, als daarbij onroerend goed betrokken is, ook gevonden worden bij het kadaster, zij het in verkorte vorm (uittreksel). Als de kadastrale kenmerken van een perceel (kadastrale gemeente, sectie en perceelsnummer) bekend zijn, kan gezocht worden in de kadasteradministratie, waarvan het archief tot ongeveer 1974 toegankelijk en raadpleegbaar is bij de rijksarchiefbewaarplaatsen. In de kadastrale leggers vindt men vaak allerlei verwijzingen, die soms cryptisch zijn, maar voor een goed verstaander veel informatie bevatten. Zo vindt men op de legger een verwijzing naar de titel, in het notariële jargon de “titel van aankomst” genoemd. Dat is de akte waaraan de op de legger vermelde rechthebbende(n) zijn/hun recht ontleent/ontlenen. Met het op de kadastrale legger vermelde “deel” en “nummer” kan die akte worden gevonden. Zo kan bijvoorbeeld met deel en nummer “9999/10”, in deel 9999 onder volgnummer 10 de akte gevonden worden, waarbij de op de legger staande persoon/personen de eigendom heeft/hebben verkregen.
Door de notaris werd in het nog niet zo verre verleden per post of koerier een afschrift of uittreksel van elke door hem gepasseerde akte waarbij onroerend goed betrokken was, bij het kadaster, ook wel het Hypotheekkantoor genoemd, ter inschrijving aangeboden. Tegelijk met het afschrift of uittreksel van de akte op notarispapier (tot 1 januari 1972 met het oranje belastingzegel in de linker bovenhoek en vanaf die datum met een rood notarieel vignet) leverde de notaris speciale kadasterformulieren (nr 4A) aan waarop door hem de letterlijke tekst van het aangeboden afschrift of uittreksel was overgetypt of gekopieerd en voor eensluidend was verklaard. Tot 1947 werden de door de notaris aangeleverde afschriften en uittreksels door klerken van het kadaster nog met de pen overgeschreven. De formulieren 4A (en de vervolgformulieren 4B) werden na verwerking in de kadastrale administratie, met een volgnummer opgenomen in een boekwerk, het hiervoor bedoelde “deel”. Het afschrift of het uittreksel ging voorzien van het stempel en de handtekening van de Hypotheekbewaarder en met vermelding van datum, deel en nummer van de inschrijving (in het verleden door het klerkenwerk “overschrijving” genoemd) terug naar de notaris, die het vervolgens als eigendomsbewijs afgaf aan de nieuwe eigenaar/eigenaren. Tegenwoordig gaat de aanlevering door de notaris van stukken aan het kadaster voornamelijk langs elektronische weg. De oude werkwijze bestaat echter ook nog.
Of door de notaris een afschrift (de volledige akte) of uittreksel (een deel van de akte) wordt aangeleverd hangt af van de aard van de akte. Bij akten van levering is het meestal een afschrift en bij boedelscheidingen, vanwege de privacy, een uittreksel met alleen de van belang zijnde elementen, zoals de namen van de deelgenoten, de vererving en de omschrijving van het onroerend goed, maar met weglating van bedragen, effectenbezit, banktegoeden enz. Het kadaster is immers openbaar en akten kunnen meteen na inschrijving door iedereen worden ingezien.
Behalve de al genoemde akten zijn ook een schenking en een proces-verbaal van veiling titels die van belang kunnen zijn. Als de veiling verband houdt met een overlijden kan die akte ook testamentaire bepalingen bevatten.
