| |
Hoofdstuknummer |
Eis |
| |
1.1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden |
|
| |
a. Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces |
- Het belang van de inhoud van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven
- Het belang van de structuur van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven
- Het belang van de vorm van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven
|
| |
b. Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt |
- De periode waarin de archiefbescheiden zijn of worden ontvangen of opgemaakt is duidelijk afgebakend
- De taken, handelingen of werkprocessen op grond waarvan de archiefbescheiden zijn of worden opgemaakt zijn beschreven
|
| |
c. De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden |
De relatie met andere (eventueel niet vervangen) archiefbescheiden is duidelijk beschreven |
| |
d. Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed |
- De intrinsieke waarde van de analoge archiefbescheiden is beschreven
- De intrinsieke waarde is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft
|
| |
e. Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek |
- Het belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek is beschreven
- Het belang is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek
|
| |
2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces |
|
| |
2.1. Selectieproces |
- De procedure die gehanteerd wordt bij het vaststellen of documenten archiefbescheiden zijn in de zin van de Archiefwet 1995 is beschreven
- De criteria op grond waarvan gekozen wordt voor scanning in zwart-wit, grayscale of kleur zijn beschreven, waarbij is aangegeven welke functionaris deze afweging maakt
|
| |
2.2. Voorbereiding documenten / dossiers |
De procedure die gehanteerd wordt bij het voorbereiden van de archiefbescheiden is beschreven |
| |
2.3. Scanproces |
De procedure die gehanteerd wordt bij het digitaliseren van de archiefbescheiden is beschreven |
| |
2.4. Registratieprocedure |
De procedure die gehanteerd wordt bij het registreren van de archiefbescheiden is beschreven |
| |
2.5. Opname in beheerssysteem |
De procedure die gehanteerd wordt bij het opnemen van de metadata en archiefbescheiden in het beheersysteem is beschreven |
| |
2.6. Kwaliteitsprocedures |
|
| |
a. Juistheid |
De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op juistheid van de reproducties is beschreven |
| |
b. Volledigheid |
De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op volledigheid van de reproducties is beschreven |
| |
c. Leesbaarheid |
De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op leesbaarheid van de reproducties is beschreven |
| |
d. Terugvindbaarheid |
- De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op terugvindbaarheid van de reproducties is beschreven
- De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op de kwaliteit van de metadata is beschreven
|
| |
2.7. Vernietigingsprocedure van vervangen analoge ‘originelen’ |
De procedure die gehanteerd wordt bij het vernietigen van de originelen is beschreven, inclusief de vernietigingsfrequentie |
| |
3. Technische inrichting |
|
| |
3.1. Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat |
- Het gebruikte bestandsformaat is afdoende beschreven
- De manier waarop de reproducties uiteindelijk tot stand komen is afdoende beschreven
|
| |
3.2. Kwaliteit van de reproducties |
Er is beschreven welke eisen aan de kwaliteit van de reproducties zijn gesteld en hoe de kwaliteit wordt gehandhaafd. Het gaat dan bijvoorbeeld om pixeldichtheid. |
