Gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen zijn dynamische organisaties, waarbinnen voortdurend vernieuwd wordt. Organisaties of onderdelen daarvan integreren, splitsen of krijgen een ander takenpakket. Lokale overheden gaan op steeds meer terreinen samenwerken. Daardoor is er behoefte aan praktische richtlijnen voor de handelwijze met betrekking tot de archiefbescheiden bij organisatieveranderingen. Die proberen we in deze handreiking te geven.
Wat is organisatieverandering?
We spreken van organisatieverandering, wanneer er een wijziging is in de organisatie van een overheidsorgaan, waarbij taken en bevoegdheden van het ene onderdeel aan een ander onderdeel (interne organisatieverandering) of van het ene overheidsorgaan aan een ander overheidsorgaan worden overgedragen (externe organisatieverandering). Ook een gemeentelijke herindeling is te beschouwen als een reorganisatie, waarbij dan meerdere gemeenten betrokken zijn. Tot slot kunnen taken overgaan van een overheidsorgaan naar een privaatrechtelijke rechtspersoon. We spreken dan van privatisering.
Wat gebeurt er met het archief?
Veranderingen in de organisatiestructuur leiden tot verschuivingen in de taakuitvoering. Een archief is de neerslag van de taakuitvoering van een organisatie. Elke verandering heeft daarom gevolgen voor het archiefbeheer. De Archiefwet 1995 geeft in artikel 4 regels voor de gang van zaken.
Algemeen geldt de regel, dat het archief van de oude organisatie wordt afgesloten en de nieuwe organisatie begint met het opnieuw vormen van een archief. Dossiers van lopende zaken gaan daarbij over naar de nieuwe organisatie. Afgesloten dossiers uit de oude organisatie worden niet overgedragen, maar kunnen wel worden uitgeleend aan de nieuwe organisatie voor zover zij kunnen dienen tot ondersteuning bij het uitvoeren van de taak.
Digitale bestanden die door de organisatie zijn ontvangen of gevormd maken evenzeer deel uit van het archief of vormen een apart archiefbestand. Ze dienen op gelijke voet behandeld te worden als de traditionele, analoge archiefbescheiden. Ook deze bestanden moeten worden afgesloten en indien nodig ter beschikking worden gesteld van de nieuwe organisatie.
