Bij alle typen externe organisatieverandering (uitgezonderd privatisering), gaat de taakoverdracht gepaard met de overdracht van bevoegdheden en dus met overdracht van de archiefwettelijke zorg. In dat geval wordt het archief vervreemd en zijn meerdere stappen vereist, zoals het aanvragen van een machtiging voor de vervreemding van archiefbescheiden aan de minister van OC&W. Dit laatste is weer niet nodig, indien de vervreemding plaatsvindt in het kader van een wettelijk voorschrift. Een voorbeeld van dit laatste is de overdracht van dossiers door waterschappen aan gemeenten en de provincie in het kader van de invoering van de Waterwet in 2010.
Bij reorganisaties waarbij meerdere gemeenten, waterschappen en/of gemeenschappelijke regelingen betrokken zijn kan het volgende stappenplan worden gevolgd:
- Plannen tot opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatie of organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan of door een andere organisatie worden door de betrokkenen om advies voorgelegd aan de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris. Samen met het cluster Archiefinspectie / Relatiebeheer van het BHIC kan dan bepaald worden welke vorm van organisatieverandering het betreft en wat er met het archief moet gebeuren.
- In overleg met de ontvangende organisatie neemt de organisatie die archief moet afsluiten of overdragen (de aanbieder) het initiatief om een overeenkomst op te stellen waarin noodzakelijke voorzieningen voor het archief worden geregeld, zoals het afsluiten, overdragen en/of ter beschikking stellen, de verantwoordelijkheid voor het beheer, de gebruiksrechten van de betrokken partijen en voorwaarden waaronder de archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld. Hiervoor is een modelovereenkomst beschikbaar. De overeenkomst wordt in tweevoud opgemaakt en bewaard: een in het archief van de aanbieder, de andere in het archief van de ontvanger.
- Voor wat betreft artikel 8 van deze modelovereenkomst kunnen zowel de aanbieder als de ontvanger advies bij het cluster Archiefinspectie / Relatiebeheer inwinnen, zodat duidelijk wordt welke verdere afspraken nodig zijn. Denk hierbij aan afspraken over bewerking van het semi-statisch archief, huisvesting, automatisering, benodigde middelen voor personeel en materieel en dergelijke.
- Voor de overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerseenheid is advies nodig van de gemeentearchivaris of waterschapsarchivaris. Dit is geregeld in de Beheerregeling informatiebeheer.
- De aanbieder sluit het archief betreffende afgehandelde zaken af (administratief en fysiek). Dit onderdeel levert doorgaans het meeste werk op en raakt vaak ondergesneeuwd in het verandertraject. Als zo’n archief achteraf moet worden aangevuld, geschoond en verder bewerkt levert dat echter meer inspanning en hogere kosten op.
- De aanbieder registreert en beschrijft stukken die samenhangen met nog niet afgehandelde zaken in een dossierinventaris, die als bijlage bij de overeenkomst wordt gevoegd. Indien noodzakelijk voor de verdere taakuitoefening, wordt (een kopie van) het informatiesysteem meegeleverd.
Herindeling van gemeenten of waterschappen
Net als het geval is bij binnengemeentelijke reorganisatie of taakoverdracht dient ook bij herindeling zowel het administratief belang van de betrokken gemeenten in het oog te worden gehouden (taakuitoefening) als de eisen die moeten leiden tot een goede archiefvorming en -beheer.
Op grond van de Wet algemene regels herindeling kunnen er twee ten aanzien van het archiefbeheer relevante vormen van herindeling plaatsvinden:
Een gemeente wordt geheel opgeheven
- Op grond van artikel 70, eerste lid, van genoemde wet, gaat het archief over naar de gemeente waaraan de oude gemeente is toegevoegd. Wordt het gebied van de gemeente aan meer dan één gemeente toegevoegd, dan gaat het archief naar de in de herindelingsregeling aan te wijzen gemeente.
- Slechts een deel van het grondgebied van een gemeente wordt toegevoegd aan dat van een andere gemeente. De archiefbescheiden, die betrekking hebben op dat gebied worden aan de nieuwe gemeente tijdelijk ter beschikking gesteld (Wet algemene regels herindeling, artikel 70, tweede lid). Van de tijdelijke ter beschikking stelling van die archiefbescheiden wordt een verklaring opgemaakt, die tenminste een specificatie van die archiefbescheiden inhoudt. Deze archiefbescheiden dienen conform de regels van de Archiefwet 1995 na uiterlijk 20 jaar weer aan de ter beschikking stellende gemeente te worden overgedragen. De nieuwe gemeente heeft het recht overige archiefbescheiden bij de oorspronkelijke gemeente te raadplegen, die op het overgegane gebied betrekking hebben.
De Wet algemene regels herindeling bevat in artikel 71 nog enkele specifieke bepalingen ten aanzien van het bevolkingsregister en het woningregister. De delen van deze registers, die op personen en gebouwen in overgaand gebied betrekking hebben dienen op de dag van herindeling aan de nieuwe gemeente te worden overgedragen.
Stappenplan bij volledige opheffing van een gemeente of waterschap:
- Er dient overleg plaats te vinden tussen de op te heffen en de uit te breiden organisatie(s) over afsluiting van dossiers en overdracht van het archief. De gemeente- of waterschapsarchivaris wordt hierbij betrokken.
- Indien het grondgebied van de gemeente of het waterschap over meerdere organisaties wordt verdeeld dient een lijst te worden opgesteld, waarmee al deze organisaties de verblijfplaats van archiefbescheiden kunnen achterhalen.
- Het dynamisch archief van de op te heffen gemeente dient te worden afgesloten op de datum van de herindeling. Alleen de dossiers betreffende lopende zaken worden aan de nieuwe organisatie overgedragen. Als criterium kan worden aangehouden of op de datum van herindeling al of niet een bestuursbeslissing is genomen.
- Het afgesloten dynamisch archief wordt toegevoegd aan het semi-statisch archief van de op te heffen gemeente.
- Vóór de feitelijke overdracht aan de secretaris van de nieuwe gemeente dient dit archief te zijn ontdaan van de bescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen en moet het zijn geïnventariseerd en materieel verzorgd door de op te heffen gemeente.
- Het afgesloten en geïnventariseerde semi-statische archief dient zo spoedig mogelijk te worden geplaatst in de archiefruimte van de nieuwe gemeente.
- De series van op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de op te heffen gemeente moeten, voor zover de vernietigingstermijn ligt na de datum van herindeling, worden overgebracht naar de archiefruimte van de nieuwe gemeente.
- De tot het afgesloten archief behorende dossiers die voor een goed functioneren van de nieuwe gemeente noodzakelijk zijn, kunnen tijdelijk ter beschikking worden gesteld aan de rechtsopvolger. Van deze terbeschikkingstelling dient een verklaring te worden opgemaakt waarin de stukken zijn gespecificeerd en hun tijdelijke verblijfplaats staat vermeld.
- De terbeschikkingstelling geschiedt voor een periode van 5 jaar, maximaal te verlengen tot 20 jaar. Na het verstrijken van deze termijn, of zoveel eerder als mogelijk is, moeten de stukken worden teruggeplaatst in het archief waartoe zij behoren.
- Het statisch archief (20 jaar en ouder) moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats en komt onder beheer van de archivaris. Van de overbrenging moet een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9, 3e lid van het Archiefbesluit 1995 worden opgemaakt, waarin eventueel beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid van delen van het archief moeten worden vermeld.
- Het dynamisch archief van een gemeente of waterschap die / dat niet wordt opgeheven maar uitgebreid wordt met het grondgebied van een op te heffen gemeente of waterschap hoeft niet te worden afgesloten. De dossiers betreffende nog niet afgedane zaken van de opgeheven organisatie worden aan het bestaande dynamische archief toegevoegd.
- Om adequaat archiefbeheer bij de nieuwe organisatie te garanderen moeten zo spoedig mogelijk een Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer worden vastgesteld. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de modellen die het BHIC heeft ontwikkeld voor de aangesloten organisaties.
Grenswijziging van een gemeente of waterschap:
- Ook hier dient overleg plaats te vinden tussen de hierbij betrokken organisaties.
- Er moet een lijst opgesteld worden van archiefbescheiden, die betrekking hebben op het overgaande grondgebied. Hiervan wordt een exemplaar bewaard in de eigen administratie. De ontvangende organisatie(s) bewaart / bewaren eveneens een exemplaar in hun eigen administratie. Het BHIC ontvangt een kopie.
- Over afsluiting van dossiers en overdracht van het archief dient met de ontvangende organisatie overleg gepleegd te worden.
- Alle gemeentelijke archiefbescheiden die uitsluitend betrekking hebben op het overgaand gebied worden ter beschikking gesteld aan de gemeente waaraan dat gebied wordt toegevoegd. Later vindt overbrenging echter plaats alsof er geen herindeling is geweest.
Terug naar Herindeling en reorganisatie
