Deze taken en bevoegdheden betreffen het benoemen en ontslaan van de gemeente- of waterschapsarchivaris, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbescheiden in die archiefbewaarplaats en het toezicht op de niet overgebrachte archieven van een deelnemende organisatie.
Gemeenschappelijke regelingen zijn doorgaans niet zelfstandig deelnemer aan het BHIC. Zij voeren echter taken uit voor de aangesloten gemeenten of waterschappen. Daarom beschouwt het BHIC deze organisaties als deelnemer, althans wanneer de plaats van vestiging in een van de aangesloten gemeenten ligt, of een aangesloten gemeente of waterschap als centrumorganisatie fungeert.
Het BHIC heeft modellen ontwikkeld voor de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer van aangesloten en verwante organisaties. Deze sluiten aan op wat er in de gemeenschappelijke regeling BHIC en in de Archiefverordening van het BHIC is vastgelegd.
Model Archiefverordening
De Archiefwet wijst het college van burgemeester en wethouders, het dagelijks bestuur van een waterschap of gemeenschappelijke regeling aan als zorgdrager voor de archieven van huin organisatie. In de Archiefverordening legt de gemeenteraad, het algemeen bestuur van het waterschap of het (algemeen) bestuur van de gemeenschappelijke regeling vast onder welke regels het college of het dagelijks bestuur die zorgtaken uitvoert.
Uiteraard kan het BHIC u adviseren over een uitwerking van de archiefverordening voor uw organisatie, alvorens u de vaststelling in procedure brengt. Neem daarvoor contact op met het cluster Archiefinspectie / Relatiebeheer. Na vaststelling dient u een exemplaar toe te sturen aan Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant en aan de gemeente- of waterschapsarchivaris.
Download hier:
Model Archiefverordening voor gemeenten in het werkgebied van het BHIC (2018, versie 3.0)
Model Archiefverordening voor waterschappen in het werkgebied van het BHIC (2018, versie 3.0)
Model Archiefverordening voor gemeenschappelijke regelingen in het werkgebied van het BHIC (2018, versie 3.0)
Model beheerregeling informatiebeheer
De taken en bevoegdheden die het dagelijks bestuur of het college van burgemeester en wethouders op grond van de Archiefverordening uitoefent worden doorgaans uitgewerkt in een beheerregeling informatiebeheer. Dit is een besluit van het college van burgemeester en wethouders, c.q. van het dagelijks bestuur. Is het vaststellen van een archiefverordening verplicht, voor een beheerregeling informatiebeheer geldt dat niet. Niettemin is het goed om intern de taken en verantwoordelijkheden vast te leggen.
Procedureel is het van belang om de beheerregeling informatiebeheer vast te stellen na de archiefverordening. De regeling stoelt immers op de verordening en is niet rechtsgeldig indien het eerder dan de verordening wordt vastgesteld.
Uiteraard kan het BHIC u adviseren over een uitwerking van de beheerregeling voor uw organisatie, alvorens u de vaststelling in procedure brengt. Neem daarvoor contact op met het cluster Archiefinspectie / Relatiebeheer. Na vaststelling dient u een exemplaar toe te sturen aan de gemeente- of waterschapsarchivaris.
Download hier:
Model Beheerregeling informatiebeheer voor gemeentenin het werkgebied van het BHIC (2018, versie 2.0)
Model Beheerregeling informatiebeheer voor waterschappen in het werkgebied van het BHIC (2018, versie 2.0)
Model Beheerregeling informatiebeheer voor gemeenschappelijke regelingen in het werkgebied van het BHIC (2018, versie 2.0)
Terug naar pagina Toezicht
