Fase 1: Aanmelding
Er wordt een archief door een overheidsinstantie aangemeld bij Archiefinspectie/Relatiebeheer van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Het BHIC geeft ter identificatie van het betreffende archief een archiefbloknummer uit.
Fase 2: Vooronderzoek
Overheidsarchieven moeten volgens de Archiefwet na 20 jaar worden overgedragen. In principe wordt vervroegde overbrenging niet toegestaan. In voorkomende gevallen kan een huurprijs per meter worden berekend voor het vervroegd overgebrachte (deel van het) archief.
Fase 3: Controle goede, geordende en toegankelijke staat
Alleen archiefbescheiden die voldoen aan de door het BHIC gehanteerde normen goede, geordende en toegankelijke staat komen in aanmerking voor overdracht. Daarnaast dienen de archieven te voldoen aan de Archiefregeling.
• Controle goede staat
Door een medewerker van het BHIC wordt een archief op locatie gecontroleerd op de normen goede staat.
• Controle geordende en toegankelijke staat
Door een medewerker van het BHIC moet tevens worden gecontroleerd of een archief een zodanige toegang heeft dat het voldoet aan de normen geordende en toegankelijke staat.
Fase 4: Vaststellen beperkingen van de openbaarheid en opstellen verklaring van overbrenging
Met een verklaring van overbrenging wordt een overdracht van overheidsarchieven formeel bezegeld. Waar nodig bevat deze een opsomming van de archiefbestanddelen waarvan de openbaarheid is beperkt, onder opgave van de reden en de einddatum daarvan.De procedure is verschillend voor rijksorganen in de provincie en voor de provinciale, gemeentelijke en waterschapsorganen.
Klik hier voor een meer uitgebreide beschrijving van dit gedeelte van de procedure
De definitieve Verklaring van overbrenging wordt in tweevoud opgemaakt en ondertekend.
Fase 5: Transport en beschikbaarstelling
Het transport wordt geregeld door of voor rekening van de overdragende instantie. Het archief wordt door de overbrengende instantie of de transporteur in de juiste volgorde geplaatst in de daartoe door de depotbeheerder van het BHIC aangewezen stellingen. Na plaatsing in een depot wordt het archief geregistreerd in het archiefbeheersysteem. Na ontvangst van het archief wordt ook de verklaring van overbrenging getekend. Wanneer de toegangs- en plaatsregistratie van het archief is voltooid, kan het door het iedereen geraadpleegd worden. Uiteraard voor zover in de verklaring van overbrenging geen beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld.
Terug naar pagina Overbrenging van analoge archieven
