Terug
| 1. |
De toegang op de archiefbescheiden (inventaris) dient digitaal te worden aangeleverd. De software wordt in overleg tussen de overbrenger en overnemer vastgesteld. De voorkeur gaat hierbij uit naar Microsoft Access of Excel. Is de toegang aangemaakt in een databasepakket, dan dient deze convertibel te zijn naar het databasepakket dat het BHIC toepast voor de raadpleging van de toegangen. |
| 2. |
De toegang heeft een bestandsnaam die aanduidt: |
| |
* |
toegangsnummer (op te vragen bij het BHIC); |
| |
* |
naam van het archief; |
| |
* |
looptijd; |
| 3. |
De toegang heeft een korte inleiding, die in een tekstverwerkingsformaat mag worden aangeleverd. De inleiding vermeldt tenminste: |
| |
* |
Identiteit van de archiefvormer (bijv. gemeente, waterschap, rijksdienst; officiële en evt. niet-officiële naam), eventuele naamswijzigingen met jaar van optreden; |
| |
* |
Beschrijving van de archiefvormer: |
| |
|
- bestaansperiode van de archiefvormer
- ontstaan/oprichting, ontwikkeling en (waar nodig) beëindiging/opheffing van de archiefvormer
- plaats(en) van vestiging
- rechtsvorm
- functies, activiteiten
- gezagsbronnen (bijv. statuten e.d.)
- interne bestuurlijke en organisatorische structuur;
|
| |
* |
Relaties van de archiefvormer tot verwante archiefvormers, personen of organisaties die van belang zijn voor het begrip van de inhoud van het archief (bijv. rechtsvoorgangers en –opvolgers of de onderlinge relatie van vormers van deelarchieven). |
| |
* |
Geschiedenis van het archief. |
| |
|
- oorspronkelijke structuur/opbouw van het archief;
- beschrijving van de bewerking, die leidde tot de bij overbrenging bestaande toestand en inrichting van het archief, met name ingrepen in de oorspronkelijke of bestaande ordening, en de redenen daarvoor;
- de bij de bewerking toegepaste selectie, de grondslag van de selectie: titel selectielijst(en), met datum vaststelling en plaatsing in de Staatscourant;
- vermelding van de overbrenging en of daarbij beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld ingevolge artikel 15 van de Archiefwet 1995, dan wel mededeling van volledige openbaarheid. Wanneer er beperkingen gelden kan dat hier in algemene bewoordingen worden vermeld (bijvoorbeeld: “Deze toegang bevat een of meer stukken die tot 1 januari 2062 niet zonder meer openbaar zijn”). De precieze beperkingen worden aan de hand van de verklaring van overbrenging opgenomen in het archiefbeheersysteem van het BHIC. Deze hoeven dus niet in de toegang zelf te worden opgenomen.
|
| |
* |
Beheer van de beschrijving:
wanneer inventaris is gemaakt, aangepast e.d.
|
| |
* |
Aanwijzingen voor de gebruiker. |
| |
* |
Citeertitel.
Verwijzing naar archiefstukken uit dit archief geschiedt door (volledig): Brabants Historisch Informatie Centrum, archief van de [naam archiefvormer] [datering], inv.nr . . . , of (verkort): BHIC, [naam archiefvormer], inv.nr . . .
|
| 4. |
Voor de vastlegging van de beschrijvingen worden per record of regel afzonderlijke kolommen gebruikt voor het inventarisnummer, het hoofdstuk, de verzamelbeschrijving, de omschrijving, het beginjaar en het eindjaar, eventueel de classificatiecode en NB’s (opmerkingen). |
|
| 5. |
De beschrijvingen in de toegang dienen te voldoen aan de volgende criteria: |
|
| |
* |
Alle bestanddelen (d.w.z. omslagen, delen, banden e.d.) zijn voorzien van een uniek nummer. Hetzelfde inventarisnummer toekennen aan meerdere omslagen, dozen e.d. is dus niet toegestaan. |
| |
* |
Per bestanddeel (bij dossierinventarissen per dossieromslag) wordt een beknopte inhoudsomschrijving gegeven, die de gemeenschappelijke noemer van het bestanddeel weergeeft; bij series dienen de redactionele kenmerken te worden vermeld (bijvoorbeeld: agenda’s, jaarverslagen, notulen), bij dossiers/omslagen kan worden volstaan met een zaakomschrijving of onderwerpsomschrijving; |
| |
* |
Redactioneel in voor niet-ingewijden begrijpelijke taal gesteld; |
| |
* |
Per bestanddeel wordt de looptijd of datering gegeven in jaren; |
| |
* |
Classificatiecodes zijn “vertaald” naar voor leken begrijpelijke onderwerpen. De codegetallen zelf kunnen worden gehandhaafd in een afzonderlijke kolom “oude orde”. |
| 6. |
De ordening van de beschrijvingen : |
|
| |
* |
Series, reeksen en opvolgende dossiers zijn chronologisch opeenvolgend bijeengebracht; |
| |
* |
De regelgeving ten tijde van de dynamische periode vormt de basis voor de ordening. Met andere woorden: het Verbaalstelsel 1823 (met afgeleide stelsels), het KB K 425, het KB ASAR, of, in het geval van provinciale, gemeentelijke, waterschappelijke organen e.d., de regels voor dat orgaan vormen de grondslag; |
| |
* |
Bij het ontbreken van een registratuurplan of archiefcode kan de toegang op een andere wijze worden gesystematiseerd: alfabetisch, chronologisch, onderwerpsgewijs, naar gelang de aard van het archief; |
| |
* |
Is een archief gedeeltelijk wel en gedeeltelijk niet volgens relevante regelgeving gevormd, dan wordt het in de voorgaande twee punten gestelde overeenkomstig toegepast op de onderdelen, onder garantie van de overzichtelijkheid en inzichtelijkheid van de totale toegang.
|
Terug naar Hoe verloopt een overbrenging
